PAGE物業(yè)學(xué)校檔案管理制度一、總則（一）目的為加強物業(yè)學(xué)校檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于物業(yè)學(xué)校各部門及全體教職員工在工作中形成的各類檔案。（三）檔案定義物業(yè)學(xué)校檔案是指學(xué)校在教學(xué)、管理、科研等活動中直接形成的，對學(xué)校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門不得自行分散保存。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映學(xué)校各項工作的實際情況。3.完整性原則：確保檔案的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：對涉及學(xué)校機密和個人隱私的檔案，嚴格保密，防止泄露。5.方便利用原則：在確保檔案安全的前提下，最大限度地為學(xué)校各項工作提供便利的查閱和利用服務(wù)。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）綜合檔案室1.負責制定和完善學(xué)校檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理學(xué)校各類檔案，進行分類、編號、整理、裝訂、上架等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等，方便檔案的查詢和利用。4.負責檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的安全與完整。5.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進行鑒定和銷毀。6.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理。7.對各部門檔案工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。（二）各部門檔案工作小組1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的及時、準確和完整。2.明確一名檔案工作兼職人員，負責本部門檔案工作的日常管理，并接受綜合檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.嚴格執(zhí)行學(xué)校檔案管理制度，按照規(guī)定的時間和要求向綜合檔案室移交檔案。4.積極配合綜合檔案室開展檔案的查閱、利用等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.黨群工作類：包括學(xué)校黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作等方面形成的文件材料。2.行政管理類：學(xué)校行政事務(wù)管理、人事管理、財務(wù)管理、后勤管理等方面的文件材料。3.教學(xué)管理類：教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、教案、教材、學(xué)生成績、教學(xué)評估等方面的文件材料。4.學(xué)生管理類：學(xué)生招生、學(xué)籍管理、獎懲、就業(yè)等方面的文件材料。5.科研管理類：科研項目申報、研究成果、學(xué)術(shù)交流等方面的文件材料。6.基建管理類：學(xué)?；窘ㄔO(shè)項目的規(guī)劃、設(shè)計、施工、驗收等方面的文件材料。7.設(shè)備管理類：教學(xué)設(shè)備、辦公設(shè)備采購、使用、維護等方面的文件材料。8.聲像檔案類：學(xué)校重大活動、教學(xué)實踐、校園風貌等方面的照片、錄像、錄音等聲像資料。9.實物檔案類：學(xué)校獲得的榮譽證書、獎牌、獎杯等實物。（二）收集要求1.各部門應(yīng)建立健全檔案收集制度，明確檔案收集的責任人，確保檔案及時收集。2.檔案形成部門或個人應(yīng)在工作結(jié)束后，及時將辦理完畢、具有保存價值的文件材料整理歸檔，不得積壓或散失。3.收集的檔案應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于管理和利用。3.便于保管和查閱，符合規(guī)范化、標準化要求。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等進行分類，一般分為黨群工作、行政管理、教學(xué)管理、學(xué)生管理、科研管理、基建管理、設(shè)備管理、聲像檔案、實物檔案等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)科學(xué)、規(guī)范、便于記憶和查找。3.裝訂：對紙張較小、零散的文件材料進行裝訂，確保整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內(nèi)容，以便查閱。四、檔案的歸檔與移交（一）歸檔時間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年歸檔完畢。2.教學(xué)檔案、學(xué)生檔案等應(yīng)在每學(xué)期結(jié)束后及時歸檔。3.科研檔案應(yīng)在項目結(jié)題后三個月內(nèi)歸檔。4.基建檔案、設(shè)備檔案等應(yīng)在項目竣工驗收后一個月內(nèi)歸檔。（二）歸檔要求1.各部門應(yīng)按照檔案整理要求，將整理好的檔案編制移交清單，一式兩份，一份留存本部門，一份隨檔案移交綜合檔案室。2.移交的檔案應(yīng)符合質(zhì)量要求，做到分類準確、編號清晰、目錄完整、裝訂整齊。3.綜合檔案室接收檔案時，應(yīng)認真核對移交清單，對不符合要求的檔案，應(yīng)退回原部門重新整理。（三）移交程序1.各部門檔案工作兼職人員填寫檔案移交清單，經(jīng)部門負責人審核簽字后，將檔案移交綜合檔案室。2.綜合檔案室接收人員對移交的檔案進行清點、核對，確認無誤后，在移交清單上簽字，并將一份移交清單退還移交部門。3.綜合檔案室對接收的檔案進行登記、上架，納入學(xué)校檔案管理系統(tǒng)。五、檔案的保管（一）保管條件1.綜合檔案室應(yīng)具備專門的檔案庫房，庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機、防蟲藥、防盜門、窗簾、吸塵器等。3.檔案架應(yīng)堅固耐用，排列整齊，便于檔案的存放和查找。檔案應(yīng)分類存放，不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放。（二）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映學(xué)校主要職能活動和歷史面貌的，對學(xué)校和社會具有長遠利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是在相當長的時期內(nèi)學(xué)校需要查考利用的檔案，應(yīng)列為長期保管，保管期限一般為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是在較短時間內(nèi)學(xué)校需要查考利用的檔案，應(yīng)列為短期保管，保管期限一般為5年以下。（三）檔案清查1.綜合檔案室應(yīng)定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況清楚。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、種類、保管期限、存放位置等，對清查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時進行處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)填寫檔案清查登記表，對檔案清查情況進行詳細記錄。六、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍1.校內(nèi)人員因工作需要，可查閱與其工作相關(guān)的檔案。2.校外單位因工作需要查閱學(xué)校檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.校內(nèi)人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.校外單位查閱檔案，應(yīng)提前向綜合檔案室提交查閱申請函，說明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱。查閱申請函應(yīng)加蓋單位公章。3.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換、損壞檔案。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)綜合檔案室同意，并登記備案。（三）利用方式1.檔案利用方式包括查閱、借閱、復(fù)印、摘錄等。2.借閱檔案應(yīng)嚴格履行借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.查閱、借閱檔案時，綜合檔案室應(yīng)提供必要的場所和設(shè)備，方便查閱人員利用。（四）保密規(guī)定1.查閱檔案人員應(yīng)對檔案內(nèi)容嚴格保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.對涉及學(xué)校機密和個人隱私的檔案，查閱人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)學(xué)校批準，不得擅自公開或傳播。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織學(xué)校成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室負責人、各部門檔案工作負責人及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負責檔案鑒定工作的組織和實施。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限和利用價值，對檔案進行鑒定。2.對保管期滿且確無保存價值的檔案，可予以銷毀；對仍有保存價值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保管。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對檔案進行鑒定，逐卷逐件地審查檔案的內(nèi)容和價值。2.對擬銷毀的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀鑒定表，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限、銷毀原因等，經(jīng)檔案鑒定工作小組組長簽字同意后，報學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可進行檔案銷毀。（四）銷毀方法1.檔案銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進行，一般采用焚燒或粉碎等方法。2.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并將檔案銷毀清冊存檔。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立完善的物業(yè)學(xué)校檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化檔案采集1.對已有的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于300dpi，圖像格式應(yīng)為清晰、完整的PDF格式。2.對新形成的電子文件，應(yīng)按照檔案管理要求進行整理和歸檔，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。（三）檔案信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內(nèi)容。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、日期、保管期限等進行檢索，方便快捷地查找所需檔案。3.借閱管理：記錄檔案借閱情況，包括借閱人、借閱時間、歸還時間等，實現(xiàn)借閱流程的信息化管理。4.統(tǒng)計分析：對檔案的數(shù)量、種類、保管期限等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.