PAGE物業(yè)檔案移交歸檔制度一、總則（一）目的為了加強公司物業(yè)檔案的管理，確保物業(yè)檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，便于檔案的查閱、利用和維護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所管理的各類物業(yè)項目，包括住宅小區(qū)、商業(yè)寫字樓、工業(yè)園區(qū)等。（三）定義1.物業(yè)檔案：指公司在物業(yè)管理活動中形成的，具有保存價值的各種文件、資料、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。2.移交：指物業(yè)項目在承接查驗、終止服務、產(chǎn)權轉(zhuǎn)移等過程中，將相關檔案資料移交給公司指定部門或其他相關方的行為。3.歸檔：指將物業(yè)檔案按照一定的分類標準和編號規(guī)則，進行整理、編目、裝訂，并移交至檔案管理部門集中保存的過程。（四）管理職責1.公司檔案管理部門負責制定和完善物業(yè)檔案移交歸檔制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。指導、監(jiān)督各物業(yè)項目檔案的收集、整理、移交和歸檔工作。集中保管物業(yè)項目移交的各類檔案，建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查閱和利用。定期對物業(yè)檔案進行鑒定、銷毀等處置工作。2.各物業(yè)項目管理處負責本物業(yè)項目檔案的日常收集、整理和保管工作，確保檔案資料的完整和安全。在規(guī)定時間內(nèi)，按照要求將物業(yè)項目的相關檔案移交給公司檔案管理部門。配合公司檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。二、物業(yè)檔案的分類與編號（一）分類原則物業(yè)檔案按照其來源、形成時間、內(nèi)容和形式等因素進行分類，遵循科學性、實用性和系統(tǒng)性的原則，便于檔案的管理和查找。（二）分類方法1.綜合管理類包括公司關于物業(yè)項目的各類規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)報告、會議紀要、合同協(xié)議等文件。按文件的性質(zhì)和時間順序進行分類，如制度類、計劃總結(jié)類、合同類等。2.客戶服務類涵蓋業(yè)主/租戶檔案、客戶投訴處理記錄、物業(yè)服務需求調(diào)查、社區(qū)文化活動資料等。以業(yè)主/租戶為單位進行分類，每個業(yè)主/租戶的相關資料單獨成冊，再按照時間順序排列。3.工程管理類包含物業(yè)項目的規(guī)劃設計圖紙、工程竣工驗收資料、設備設施檔案、維修保養(yǎng)記錄、工程改造資料等。按照工程項目的類別進行分類，如建筑工程、電氣工程、給排水工程、消防工程等，每個類別下再細分具體的檔案內(nèi)容。4.安全管理類涉及安全管理制度、安全檢查記錄、應急預案、安全事故處理報告、監(jiān)控錄像資料等。按安全管理的不同方面進行分類，如安全制度類、安全檢查類、應急管理類等。5.環(huán)境管理類：包括環(huán)境衛(wèi)生管理制度、綠化養(yǎng)護記錄、垃圾處理記錄、環(huán)境污染防治資料等。按照環(huán)境管理的工作內(nèi)容進行分類，如環(huán)境衛(wèi)生類、綠化管理類等。（三）編號規(guī)則1.檔案編號采用“項目代碼分類代碼流水號”的形式。2.項目代碼：由物業(yè)項目名稱的首字母大寫組成，如“XX小區(qū)”表示為“XX”。3.分類代碼：按照上述分類方法，分別用兩位數(shù)字表示，如“綜合管理類”為“01”，“客戶服務類”為“02”等。4.流水號：根據(jù)檔案的形成時間和順序，從“001”開始依次編號。例如：XX小區(qū)的一份關于2023年1月的工作計劃，其編號為“XX01001”。三、物業(yè)檔案的收集與整理（一）收集要求1.各物業(yè)項目管理處應明確檔案收集的責任人，確保檔案資料及時、準確地收集。2.檔案收集范圍應涵蓋物業(yè)項目管理活動的全過程，包括但不限于各類文件、合同、協(xié)議、記錄、報表、圖紙、照片、錄像等。3.對于重要文件和資料，應實行原件收集；對于無法收集原件的，可收集復印件，并注明原件保存處。4.檔案收集過程中，應注意保持文件的完整性，不得擅自涂改、損毀或丟失。（二）整理要求1.收集后的檔案資料應按照分類標準進行整理，確保同一類別的檔案集中存放。2.每份檔案應進行編號，并編制目錄，目錄內(nèi)容應包括檔案編號、題名、日期、頁數(shù)等信息。3.對于紙張破損、字跡模糊的檔案，應進行修復或復制，確保檔案的可讀性。4.照片、錄像等聲像資料應注明拍攝時間、地點、內(nèi)容等信息，并進行分類整理。四、物業(yè)檔案的移交（一）移交范圍1.物業(yè)項目承接查驗時，原建設單位應向公司移交的各類工程檔案資料，包括規(guī)劃設計圖紙、竣工驗收資料、設備設施清單等。2.物業(yè)項目日常管理過程中形成的各類檔案資料，如綜合管理類、客戶服務類、工程管理類、安全管理類、環(huán)境管理類等檔案。3.物業(yè)項目終止服務時，應向公司移交的所有檔案資料，包括業(yè)主/租戶檔案、物業(yè)服務記錄、財務資料等。4.物業(yè)項目產(chǎn)權轉(zhuǎn)移時，應向新的產(chǎn)權單位或管理方移交的相關檔案資料。（二）移交時間1.物業(yè)項目承接查驗時，原建設單位應在承接查驗前[X]個工作日內(nèi)，將相關工程檔案資料移交給公司。2.物業(yè)項目日常管理過程中，各物業(yè)項目管理處應每月定期將整理好的檔案資料移交給公司檔案管理部門，具體時間為每月的[X]日。3.物業(yè)項目終止服務時，應在終止服務前[X]個工作日內(nèi)，將所有檔案資料移交給公司檔案管理部門。4.物業(yè)項目產(chǎn)權轉(zhuǎn)移時，應在產(chǎn)權轉(zhuǎn)移手續(xù)辦理完畢后[X]個工作日內(nèi)，將相關檔案資料移交給新的產(chǎn)權單位或管理方，并抄送公司檔案管理部門。（三）移交程序1.準備階段各物業(yè)項目管理處按照移交要求，對檔案資料進行全面整理，編制檔案移交清單，清單內(nèi)容應包括檔案編號、題名、日期、頁數(shù)等詳細信息。檔案管理部門收到移交清單后，應進行審核，確保清單內(nèi)容準確無誤。2.移交階段各物業(yè)項目管理處與檔案管理部門按照審核后的移交清單，進行檔案資料的現(xiàn)場移交。移交過程中，雙方應認真核對檔案資料的數(shù)量、內(nèi)容等，確保移交的準確性。對于重要檔案資料，應進行簽字確認，并注明移交日期。3.接收階段檔案管理部門接收檔案資料后，應按照編號順序進行重新整理和編目，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。如發(fā)現(xiàn)移交的檔案資料存在問題，應及時與物業(yè)項目管理處溝通，要求其進行補充或更正。五、物業(yè)檔案的歸檔（一）歸檔要求1.檔案管理部門應按照檔案分類標準和編號規(guī)則，對接收的物業(yè)檔案進行歸檔。2.歸檔的檔案應裝訂整齊，編目清晰，便于查閱和保管。3.在歸檔過程中，應建立檔案索引，包括紙質(zhì)索引和電子索引，方便快速查找檔案。（二）歸檔程序1.分類存放將歸檔的檔案按照分類標準，分別存放在不同的檔案柜或存儲設備中，并在檔案柜上標明類別和編號范圍。2.編目上架對歸檔的檔案進行編目，編制檔案目錄冊，目錄冊應包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。將編目后的檔案按照編號順序上架存放，確保檔案排列有序。3.電子歸檔同時，將物業(yè)檔案的電子版本進行歸檔，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。電子檔案應與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照電子檔案管理規(guī)定進行分類存儲和備份。六、物業(yè)檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱物業(yè)檔案的，應填寫《物業(yè)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱和編號等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，方可到檔案管理部門查閱。2.外部單位或個人因特殊原因需要查閱物業(yè)檔案的，應持單位介紹信或相關證明文件，填寫《物業(yè)檔案查閱申請表》，經(jīng)公司分管領導審批后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。查閱過程中，不得擅自摘抄、復制、拍照或損毀檔案資料。（二）查閱程序1.申請：查閱人填寫《物業(yè)檔案查閱申請表》，提交所在部門負責人或公司分管領導審批。2.審批：審批人根據(jù)查閱目的和檔案性質(zhì)，對申請表進行審核，簽署審批意見。3.查閱：查閱人持審批通過的申請表到檔案管理部門，檔案管理人員按照申請表要求提供檔案資料，并做好查閱記錄。查閱記錄應包括查閱日期、查閱人姓名、檔案名稱和編號、查閱目的等信息。4.歸還：查閱完畢后，查閱人應及時將檔案資料歸還檔案管理部門，檔案管理人員核對無誤后，在查閱記錄上注明歸還日期。（三）利用規(guī)定1.物業(yè)檔案的利用應遵循合法、合理、保密的原則，不得將檔案資料用于與工作無關的目的。2.如需對檔案資料進行復制、摘抄等，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定進行登記。復制件應加蓋檔案管理部門印章，注明出處。3.對于涉及公司商業(yè)秘密、業(yè)主隱私等敏感信息的檔案資料，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，限制查閱和利用范圍。七、物業(yè)檔案的保管與維護（一）保管期限物業(yè)檔案的保管期限根據(jù)檔案的重要性和使用價值分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：涉及物業(yè)項目產(chǎn)權、重大決策、重要合同協(xié)議等具有長期保存價值的檔案。2.長期保管：一般為[X]年，包括物業(yè)項目的主要管理文件、工程資料、業(yè)主/租戶檔案等。3.短期保管：一般為[X]年，如臨時性的通知、報表等檔案。（二）保管環(huán)境檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，確保庫房環(huán)境符合檔案保管要求。庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。（三）定期檢查檔案管理部門應定期對物業(yè)檔案進行檢查，確保檔案的安全和完整。檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管環(huán)境等。1.每月進行一次日常檢查，檢查檔案是否有損壞、丟失等情況。2.每年進行一次全面檢查，對檔案的保管期限進行鑒定，對超過保管期限的檔案進行清理。（四）維護措施1.對于破損、褪色的檔案，應及時進行修復或復制。2.對電子檔案應定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份存儲設備應異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。3.加強檔案庫房的安全管理，配備必要的消防、防盜等設備，確保檔案庫房的安全。八、物業(yè)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則物業(yè)檔案的鑒定應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學性和準確性。（二）鑒定組織成立物業(yè)檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成。鑒定小組負責對物業(yè)檔案的保管期限、價值等進行鑒定。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，列出擬銷毀檔案清單，清單內(nèi)容包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。2.鑒定小組對擬銷毀檔案進行逐一審查，根據(jù)檔案的重要性、使用價值等因素，確定檔案的銷毀意見。3.對鑒