PAGE社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案制度一、總則（一）目的為加強社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作，提高社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)質(zhì)量和管理水平，保障居民健康權(quán)益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心及下屬各服務(wù)站點在開展醫(yī)療、預(yù)防、保健、康復(fù)、健康教育、計劃生育技術(shù)服務(wù)等工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)工作實際情況。2.完整性原則：全面收集與社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)相關(guān)的各類文件、資料，確保檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照國家和行業(yè)規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范進(jìn)行檔案管理操作。4.保密性原則：對涉及居民個人隱私的檔案信息予以嚴(yán)格保密。5.便利性原則：便于檔案的查閱、利用和管理，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以中心主任為組長，各科室負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。負(fù)責(zé)全面領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理工作，制定檔案管理工作方針、政策和發(fā)展規(guī)劃，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題。（二）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理科室或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。其職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本制度，制定檔案管理工作細(xì)則和流程。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，定期檢查檔案保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失和泄密。5.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.對各科室檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和考核，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作。（三）各科室職責(zé)1.負(fù)責(zé)本科室在社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)工作中形成的各類文件、資料的收集、整理和初步分類，并定期移交檔案管理部門。2.明確本科室兼職檔案員，負(fù)責(zé)協(xié)助檔案管理部門開展本科室檔案管理相關(guān)工作，確保檔案資料的及時、完整和準(zhǔn)確。3.按照檔案管理部門的要求，配合做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的信息和支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案：包括居民健康檔案、門診病歷、住院病歷、檢查檢驗報告、醫(yī)療統(tǒng)計報表等。2.預(yù)防保健檔案：如預(yù)防接種記錄、傳染病報告與管理資料、兒童保健檔案、婦女保健檔案、老年人健康管理檔案等。3.康復(fù)檔案：康復(fù)治療記錄、康復(fù)評估報告等。4.健康教育檔案：健康教育計劃、宣傳資料、講座記錄等。5.計劃生育技術(shù)服務(wù)檔案：計劃生育手術(shù)記錄、藥具發(fā)放記錄等。6.行政管理檔案：中心及各科室的工作計劃、總結(jié)、會議記錄、文件收發(fā)、人事檔案、財務(wù)檔案等。7.其他與社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)相關(guān)的檔案資料。（二）收集要求1.各科室兼職檔案員應(yīng)及時收集本科室在工作中形成的各類檔案資料，確保檔案的完整性和時效性。2.檔案資料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，簽字蓋章手續(xù)齊全，書寫規(guī)范，字跡清晰。3.對于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、內(nèi)容、形式等進(jìn)行分類。一般可分為醫(yī)療業(yè)務(wù)類、預(yù)防保健類、康復(fù)類、健康教育類、計劃生育技術(shù)服務(wù)類、行政管理類等一級類目，在一級類目下再根據(jù)具體情況設(shè)置二級及以下類目。2.編號：為便于檔案的管理和查詢，對每一份檔案進(jìn)行編號。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，可采用流水號或分類編號等方式。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。目錄應(yīng)打印成冊，并建立電子目錄，方便查詢和利用。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備，如電腦、打印機、復(fù)印機、檔案裝具等，方便檔案管理工作的開展。（二）檔案裝具1.采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放有序，便于查找和利用。2.檔案裝具應(yīng)標(biāo)注清晰的類目標(biāo)識，便于檔案的分類存放和管理。（三）檔案保管期限1.永久保管：凡是反映本社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心主要職能活動和基本歷史面貌的，對本中心、國家和社會具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。如中心成立以來的重要文件、重大事件記錄、長期保存的居民健康檔案等。2.定期保管：定期保管的檔案期限分為30年、10年。對于在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，應(yīng)根據(jù)其重要程度和保存價值確定保管期限。如一般的醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案、行政管理檔案等可根據(jù)實際情況確定為30年或10年保管期限。（四）檔案清查1.定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況準(zhǔn)確無誤。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、種類、保管期限、存放位置等，發(fā)現(xiàn)問題及時進(jìn)行記錄和處理。3.對清查中發(fā)現(xiàn)的檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時查明原因，采取補救措施，并向上級主管部門報告。五、檔案的利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和保密制度，確保檔案信息的安全和保密。2.檔案利用應(yīng)遵循方便、快捷、高效的原則，滿足社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)工作需要和居民的合理需求。3.檔案利用應(yīng)按照規(guī)定的程序和手續(xù)進(jìn)行，確保檔案利用的合法性和規(guī)范性。（二）利用范圍1.本社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心內(nèi)部各科室在開展醫(yī)療、預(yù)防、保健、康復(fù)、健康教育、計劃生育技術(shù)服務(wù)等工作中查閱相關(guān)檔案資料。2.上級主管部門、衛(wèi)生行政部門等因工作需要查閱本社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案。3.司法機關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門等依法查閱與案件相關(guān)的檔案資料。4.居民本人或其授權(quán)代理人查閱本人的健康檔案等相關(guān)資料。（三）利用程序1.內(nèi)部查閱：本社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心內(nèi)部各科室因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外部查閱：上級主管部門、衛(wèi)生行政部門等因工作需要查閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱內(nèi)容和目的，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核同意后，方可查閱。司法機關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門等依法查閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書，按照規(guī)定程序辦理查閱手續(xù)。3.居民查閱：居民本人或其授權(quán)代理人查閱本人的健康檔案等相關(guān)資料，應(yīng)攜帶有效身份證件，填寫《居民健康檔案查閱申請表》，經(jīng)檔案管理部門核實身份后，方可查閱。查閱時應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。（四）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括利用日期、利用部門或個人、查閱檔案名稱和編號、查閱目的、歸還日期等。2.檔案利用登記應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式，確保登記信息的準(zhǔn)確、完整和可追溯性。（五）檔案復(fù)制1.因工作需要復(fù)制檔案資料，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、目的、份數(shù)等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核同意后，方可復(fù)制。2.檔案復(fù)制應(yīng)采用復(fù)印、掃描、拍照等合法方式進(jìn)行，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明復(fù)制日期和出處。3.嚴(yán)格控制檔案復(fù)制份數(shù)，不得隨意擴大復(fù)制范圍。對于涉及居民個人隱私的檔案資料，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行復(fù)制和管理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案銷毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對到期檔案進(jìn)行鑒定，確定是否仍具有保存價值。對已失去保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀。對仍具有一定保存價值，但保管期限已滿的檔案，可根據(jù)實際情況延長保管期限或進(jìn)行數(shù)字化處理后繼續(xù)保存。2.對涉及國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私等重要檔案，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行單獨保管，不得隨意銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對到期檔案進(jìn)行鑒定后，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》，報檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批。2.經(jīng)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實施檔案銷毀工作。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1逐步建立完善的社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化收集、整理、存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.實現(xiàn)檔案信息資源的共享和交換，為社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)工作提供更加便捷、高效的信息支持。（二）信息化管理要求1.按照國家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，建立檔案信息化管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性和兼容性。2.對檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)字化處理應(yīng)保證檔案內(nèi)容的完整、準(zhǔn)確和清晰，符合長期保存要求。3.建立檔案信息安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，保障檔案信息的安全。加強對檔案信息化管理系統(tǒng)的維護(hù)和管理，定期進(jìn)行系統(tǒng)檢查和升級，確保系統(tǒng)正常運行。（三）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)按照檔案分類方案進(jìn)行分類存儲，建立電子檔