PAGE檔案保管安全管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案保管安全管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和保密性，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的安全管理活動(dòng)。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案安全放在首位，采取有效措施防止檔案的損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。2.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理活動(dòng)合法合規(guī)。3.科學(xué)管理原則：運(yùn)用科學(xué)的方法和技術(shù)手段，對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、保管和利用，提高檔案管理效率和質(zhì)量。4.服務(wù)利用原則：在確保檔案安全的前提下，充分發(fā)揮檔案的服務(wù)功能，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案保管安全職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案保管安全管理制度，并組織實(shí)施。2.對(duì)公司各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，確保檔案管理工作符合制度要求。3.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一保管，建立健全檔案保管設(shè)施設(shè)備，保障檔案保管環(huán)境安全。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管過程中的問題。5.組織開展檔案安全培訓(xùn)和宣傳教育活動(dòng)，提高員工的檔案安全意識(shí)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.按照公司檔案保管安全管理制度的要求，對(duì)本部門檔案進(jìn)行妥善保管，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，并確保檔案管理人員相對(duì)穩(wěn)定。3.配合檔案管理部門做好檔案的清查、核對(duì)等工作，及時(shí)向檔案管理部門移交應(yīng)歸檔的檔案資料。4.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自查閱、借閱檔案，不得泄露檔案內(nèi)容。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案保管安全管理制度，確保檔案保管安全。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架等，保證檔案排列有序，便于查找和利用。3.做好檔案保管環(huán)境的清潔、通風(fēng)、防潮、防蟲、防火、防盜等工作，定期檢查檔案保管設(shè)施設(shè)備，確保其正常運(yùn)行。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱登記制度，對(duì)查閱、借閱檔案的人員進(jìn)行詳細(xì)登記，及時(shí)催還借出的檔案。5.發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)報(bào)告，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。三、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確檔案收集范圍，按照規(guī)定及時(shí)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各種文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等。2.檔案收集應(yīng)遵循全面、系統(tǒng)、及時(shí)的原則，確保檔案資料的完整性。對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)跟蹤收集。3.電子文件的收集應(yīng)確保其原始性、真實(shí)性和完整性，按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行保存。聲像資料的收集應(yīng)保證其內(nèi)容清晰、圖像完整，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物等信息。（二）檔案整理1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類方案，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理。分類應(yīng)科學(xué)合理，便于管理和利用。2.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。3.紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂、編頁，去除金屬物，破損的檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)。電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并建立相應(yīng)的目錄結(jié)構(gòu)，便于檢索。4.檔案整理過程中應(yīng)編制檔案目錄索引，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，以便快速查找和利用檔案。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備良好的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光等條件。檔案庫房應(yīng)遠(yuǎn)離易燃、易爆物品倉庫，與其他建筑物保持一定的安全距離。2.檔案庫房應(yīng)安裝防火門、防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備、消防器材等設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案存儲(chǔ)1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，排列整齊，便于查找和管理。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案架或檔案柜中，不得直接接觸地面和墻壁。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放。3.聲像檔案應(yīng)根據(jù)其載體形式進(jìn)行分類存儲(chǔ)，如照片檔案應(yīng)存放在相冊(cè)或檔案盒中，錄音錄像檔案應(yīng)存儲(chǔ)在光盤或磁帶等存儲(chǔ)介質(zhì)上，并注明相關(guān)信息。（三）檔案保管期限1.公司檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案是指反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案是指在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年；短期保管的檔案是指在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。2.各部門應(yīng)根據(jù)檔案的重要程度、形成時(shí)間、保存價(jià)值等因素，合理確定檔案的保管期限，并在檔案整理過程中進(jìn)行標(biāo)注。檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案保管期限進(jìn)行審核，對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定和處置。（四）檔案清查與盤點(diǎn)1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，每季度進(jìn)行一次局部清查。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。2.清查過程中應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的清查情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)進(jìn)行處理。對(duì)于檔案的損壞、丟失等情況，應(yīng)查明原因，追究相關(guān)人員的責(zé)任，并采取措施進(jìn)行補(bǔ)救。3.檔案盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查盤點(diǎn)報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括清查盤點(diǎn)的基本情況、發(fā)現(xiàn)的問題及處理結(jié)果等，并將報(bào)告報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。五、檔案利用（一）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損等。3.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，追究借閱人員的責(zé)任。（二）檔案利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）目的、查閱（借閱）檔案名稱及數(shù)量、歸還日期等。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢和統(tǒng)計(jì)分析。檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案利用規(guī)律和趨勢(shì)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。（三）檔案信息公開1.公司檔案信息公開應(yīng)遵循合法、真實(shí)、及時(shí)、便民的原則，按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定進(jìn)行。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)公司工作需要和社會(huì)公眾需求，確定檔案信息公開的范圍和方式。對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案信息，不得公開。3.檔案信息公開前，應(yīng)進(jìn)行保密審查，確保公開的檔案信息不涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私。檔案信息公開后，應(yīng)及時(shí)更新檔案利用登記記錄。六、檔案安全保密（一）保密制度1.公司應(yīng)建立健全檔案安全保密制度，明確檔案管理人員和利用人員的保密職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)檔案安全保密工作的管理。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。在檔案管理工作中，應(yīng)采取必要的保密措施，如對(duì)檔案庫房進(jìn)行加密管理、對(duì)檔案信息進(jìn)行加密存儲(chǔ)等。3.利用檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自傳播、公布檔案內(nèi)容。對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的檔案，應(yīng)按照公司保密制度進(jìn)行管理和利用。（二）保密教育與培訓(xùn)1.檔案管理部門應(yīng)定期組織檔案管理人員和利用人員進(jìn)行保密教育與培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)和保密技能。保密教育與培訓(xùn)內(nèi)容包括國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)、公司保密制度、檔案安全保密知識(shí)等。2.新入職員工應(yīng)進(jìn)行檔案安全保密知識(shí)培訓(xùn)，經(jīng)考試合格后方可上崗。檔案管理人員和利用人員應(yīng)每年參加不少于[X]次的保密教育與培訓(xùn)。（三）保密監(jiān)督與檢查1.公司應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案安全保密工作的監(jiān)督與檢查，定期對(duì)檔案管理部門和各部門的檔案安全保密情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.對(duì)于違反檔案安全保密制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。對(duì)因違反保密制度導(dǎo)致檔案泄露的，應(yīng)視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的紀(jì)律處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)規(guī)劃1.公司應(yīng)制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)、步驟和措施，推動(dòng)檔案管理工作的信息化、現(xiàn)代化。2.檔案信息化建設(shè)規(guī)劃應(yīng)與公司信息化建設(shè)總體規(guī)劃相銜接，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，提高檔案管理效率和質(zhì)量。（二）檔案數(shù)字化1.公司應(yīng)逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。檔案數(shù)字化應(yīng)遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。2.檔案數(shù)字化過程中，應(yīng)做好數(shù)據(jù)備份和存儲(chǔ)工作，確保數(shù)字化檔案的安全。同時(shí)，應(yīng)建立數(shù)字化檔案的檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。（三）電子檔案管理1.公司應(yīng)加強(qiáng)電子檔案管理，建立健全電子檔案管理制度，規(guī)范電子檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、利用等環(huán)節(jié)。2.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行保存，定期進(jìn)行備份。電子檔案的元數(shù)據(jù)應(yīng)完整、準(zhǔn)確，便于長(zhǎng)期保存和利用。3.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子檔案系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止電子檔案的非法訪問和篡改。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保其正常運(yùn)行。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作組織與程序1.公司應(yīng)成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定和處置。2.檔案鑒定工作應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行，首先由檔案管理部門提出檔案鑒定意見，填寫《檔案鑒定申請(qǐng)表》，報(bào)檔案鑒定工作小組審核。檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷鑒定，提出鑒定意見。3.經(jīng)檔案鑒定工作小組鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）銷毀工作實(shí)施1.檔案銷毀工作應(yīng)在公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的安全、徹底。2.檔案銷毀方式可根據(jù)檔案的載體形式和數(shù)量等因素選擇，如紙質(zhì)檔案可采用焚燒、粉碎等方式銷毀，電子檔案可采用格式化、刪除等方式銷毀。3.檔案銷毀過程中，監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)銷毀檔案的名稱、數(shù)量、年度等信息，確保銷毀的檔案與《檔案銷毀清冊(cè)》一致。銷毀工作結(jié)束后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《