PAGE銀行檔案資料調(diào)閱制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)銀行檔案資料管理，規(guī)范檔案資料調(diào)閱行為，確保檔案資料的安全與完整，保障銀行各項(xiàng)業(yè)務(wù)的正常開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本行各部門、分支機(jī)構(gòu)以及與本行有業(yè)務(wù)往來的外部單位因工作需要調(diào)閱銀行檔案資料的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案資料調(diào)閱必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及金融行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定。2.安全保密原則：調(diào)閱過程中要確保檔案資料的安全，防止信息泄露、篡改或丟失，對涉及銀行機(jī)密、客戶隱私等重要信息嚴(yán)格保密。3.規(guī)范有序原則：調(diào)閱流程應(yīng)規(guī)范、有序，明確各環(huán)節(jié)的職責(zé)和要求，提高工作效率，保證調(diào)閱工作的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。二、檔案資料分類與保管（一）檔案資料分類1.業(yè)務(wù)檔案：包括各類存貸款業(yè)務(wù)檔案、信用卡業(yè)務(wù)檔案、結(jié)算業(yè)務(wù)檔案、信貸審批檔案等，記錄了銀行各項(xiàng)業(yè)務(wù)的辦理過程和結(jié)果。2.財(cái)務(wù)檔案：涵蓋會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等，反映銀行的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營成果。3.人事檔案：包含員工個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷、考核評價(jià)、薪資福利等資料，是銀行人力資源管理的重要依據(jù)。4.行政管理檔案：如銀行組織架構(gòu)文件、辦公會議紀(jì)要、規(guī)章制度、行政公文等，用于保障銀行日常行政管理的規(guī)范運(yùn)行。5.客戶檔案：涉及客戶開戶資料、交易記錄、信用評級等信息，是銀行了解客戶、開展客戶關(guān)系管理的基礎(chǔ)。（二）保管要求1.檔案庫房建設(shè)：應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等安全設(shè)施，確保檔案存放環(huán)境適宜。2.檔案整理與裝訂：各類檔案應(yīng)按照規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理、編號和裝訂，便于查找和保管。3.電子檔案管理：對于電子檔案，要做好數(shù)據(jù)備份，采用安全可靠的存儲設(shè)備和加密技術(shù)，防止數(shù)據(jù)損壞或丟失。4.檔案保管期限：根據(jù)國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，明確各類檔案的保管期限，并嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行。三、調(diào)閱申請與審批（一）調(diào)閱申請1.申請主體：本行內(nèi)部各部門、分支機(jī)構(gòu)因工作需要調(diào)閱檔案資料，應(yīng)填寫《檔案資料調(diào)閱申請表》；外部單位調(diào)閱檔案資料，需提交正式的調(diào)閱申請函。2.申請內(nèi)容：申請表或申請函應(yīng)詳細(xì)注明調(diào)閱目的、調(diào)閱檔案資料的名稱、數(shù)量、調(diào)閱時(shí)間等信息。（二）審批流程1.本行內(nèi)部調(diào)閱：部門負(fù)責(zé)人提出調(diào)閱申請，經(jīng)本部門分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，提交至檔案管理部門。檔案管理部門對申請進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查調(diào)閱目的是否合理、調(diào)閱范圍是否適當(dāng)?shù)?。如審核通過，安排專人負(fù)責(zé)調(diào)閱事宜；如存在疑問或不符合要求，及時(shí)與申請部門溝通并說明原因。2.外部單位調(diào)閱：外部單位提交的調(diào)閱申請函經(jīng)本行相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核同意后，報(bào)本行分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，將申請函及審批意見轉(zhuǎn)發(fā)至檔案管理部門。檔案管理部門按照規(guī)定進(jìn)行審核，對于涉及重要機(jī)密或敏感信息的調(diào)閱申請，需報(bào)經(jīng)本行行長批準(zhǔn)。（三）審批權(quán)限1.一般檔案調(diào)閱：本行內(nèi)部部門調(diào)閱一般業(yè)務(wù)檔案、行政管理檔案等，由部門分管領(lǐng)導(dǎo)審批；外部單位調(diào)閱一般性檔案資料，經(jīng)本行相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核后，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.重要檔案調(diào)閱：涉及銀行核心業(yè)務(wù)、機(jī)密信息、重大決策等重要檔案資料的調(diào)閱，本行內(nèi)部需經(jīng)部門分管領(lǐng)導(dǎo)、行長審批；外部單位調(diào)閱此類檔案，必須報(bào)經(jīng)本行行長批準(zhǔn)，并報(bào)上級監(jiān)管部門備案（如法律法規(guī)有要求）。四、調(diào)閱手續(xù)與流程（一）調(diào)閱登記1.檔案管理部門在收到經(jīng)審批的調(diào)閱申請后，應(yīng)建立調(diào)閱登記臺賬，詳細(xì)記錄調(diào)閱申請人、調(diào)閱時(shí)間、調(diào)閱檔案資料名稱及數(shù)量、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。2.調(diào)閱登記臺賬應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計(jì)分析。（二）檔案交付1.當(dāng)面交付：檔案管理部門根據(jù)調(diào)閱申請，安排專人將檔案資料當(dāng)面交付給調(diào)閱申請人，并辦理交接手續(xù)。交接時(shí)，雙方應(yīng)仔細(xì)核對檔案資料的名稱、數(shù)量、完整性等，確保無誤后在交接清單上簽字確認(rèn)。2.借閱方式：對于本行內(nèi)部調(diào)閱，可采取借閱的方式，借閱期限根據(jù)實(shí)際工作需要確定，但最長不得超過規(guī)定期限。對于外部單位調(diào)閱，原則上不提供借閱，如因特殊情況確需借閱，需在調(diào)閱申請中明確說明，并經(jīng)嚴(yán)格審批。（三）調(diào)閱期間管理1.調(diào)閱場所要求：本行內(nèi)部調(diào)閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案資料帶出指定區(qū)域。外部單位調(diào)閱人員如需在本行查閱檔案資料，應(yīng)在本行工作人員的陪同下進(jìn)行，并遵守本行的相關(guān)規(guī)定。2.查閱限制：調(diào)閱人員只能查閱與調(diào)閱目的相關(guān)的檔案資料，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。如需摘抄、復(fù)制部分內(nèi)容，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。涉及銀行機(jī)密、客戶隱私等重要信息的摘抄、復(fù)制，需嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。3.歸還提醒：檔案管理部門應(yīng)在調(diào)閱期限屆滿前適當(dāng)時(shí)間提醒調(diào)閱人員歸還檔案資料，確保檔案資料按時(shí)歸還。（四）檔案歸還1.調(diào)閱人員應(yīng)在規(guī)定的歸還時(shí)間內(nèi)將檔案資料完整無損地歸還至檔案管理部門。歸還時(shí)，檔案管理部門工作人員應(yīng)再次核對檔案資料的完整性，并在調(diào)閱登記臺賬上記錄歸還時(shí)間。2.如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失或涂改等情況，調(diào)閱人員應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)查處理，采取必要的補(bǔ)救措施，確保檔案資料的安全與完整。五、檔案資料的復(fù)印與摘錄（一）復(fù)印與摘錄申請1.調(diào)閱人員如需復(fù)印或摘錄檔案資料，應(yīng)在調(diào)閱申請中明確提出，并說明復(fù)印或摘錄的用途、范圍等。2.本行內(nèi)部調(diào)閱人員的復(fù)印與摘錄申請，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批同意后，提交至檔案管理部門；外部單位調(diào)閱人員的申請，需經(jīng)本行相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，再提交至檔案管理部門。（二）復(fù)印與摘錄審批1.檔案管理部門對復(fù)印與摘錄申請進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查申請用途是否合理、范圍是否適當(dāng)、是否符合保密規(guī)定等。對于涉及重要機(jī)密或敏感信息的復(fù)印與摘錄申請，需報(bào)經(jīng)本行行長批準(zhǔn)。2.審核通過后，檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，安排專人進(jìn)行復(fù)印或摘錄操作。復(fù)印時(shí)應(yīng)確保復(fù)印件清晰、完整，摘錄內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤。（三）復(fù)印與摘錄管理1.復(fù)印件與摘錄件管理：復(fù)印與摘錄完成后，檔案管理部門應(yīng)在復(fù)印件或摘錄件上加蓋“與原件核對無誤”章，并注明復(fù)印或摘錄日期、出處等信息。復(fù)印件與摘錄件應(yīng)與原件一同妥善保管，按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理和存放。2.發(fā)放與使用限制：復(fù)印件與摘錄件應(yīng)按照審批用途發(fā)放給調(diào)閱人員，并做好發(fā)放登記。調(diào)閱人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定使用復(fù)印件與摘錄件，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或泄露給無關(guān)人員。六、檔案資料調(diào)閱的安全與保密（一）安全保障措施1.檔案庫房安全：檔案庫房應(yīng)安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備、防火防盜報(bào)警裝置等，確保檔案存放環(huán)境的安全。2.調(diào)閱過程安全：調(diào)閱人員在調(diào)閱檔案資料期間，應(yīng)妥善保管檔案資料，防止丟失、損壞或被盜。如發(fā)生安全事故，應(yīng)立即采取措施，并及時(shí)向檔案管理部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。3.電子檔案安全：對于電子檔案調(diào)閱，應(yīng)采取加密傳輸、訪問控制等安全技術(shù)手段，防止電子數(shù)據(jù)在傳輸和使用過程中被竊取或篡改。（二）保密要求1.保密協(xié)議簽訂：本行內(nèi)部調(diào)閱人員在調(diào)閱檔案資料前，應(yīng)簽訂保密承諾書，明確保密責(zé)任和義務(wù)；對于外部單位調(diào)閱人員，應(yīng)在調(diào)閱申請時(shí)要求其簽訂保密協(xié)議，承諾對調(diào)閱過程中獲取的銀行檔案資料嚴(yán)格保密。2.保密教育與培訓(xùn)：檔案管理部門應(yīng)定期組織調(diào)閱人員進(jìn)行保密教育與培訓(xùn)，提高其保密意識和技能，使其熟悉檔案資料調(diào)閱過程中的保密規(guī)定和操作要求。3.保密監(jiān)督與檢查：本行應(yīng)加強(qiáng)對檔案資料調(diào)閱過程的保密監(jiān)督與檢查，發(fā)現(xiàn)違反保密規(guī)定的行為及時(shí)進(jìn)行糾正和處理。對于造成銀行機(jī)密信息泄露等嚴(yán)重后果的，依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、檔案資料調(diào)閱的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門自查：檔案管理部門應(yīng)定期對檔案資料調(diào)閱情況進(jìn)行自查，檢查調(diào)閱登記臺賬、交接清單、歸還記錄等是否完整準(zhǔn)確，調(diào)閱手續(xù)是否齊全合規(guī)，檔案資料的安全與保密措施是否落實(shí)到位等。2.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督：本行內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對檔案資料調(diào)閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查各部門調(diào)閱檔案資料的程序是否合規(guī)、調(diào)閱目的是否合理、檔案資料的使用和保管是否符合要求等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部監(jiān)督1.監(jiān)管部門檢查：積極配合銀行業(yè)監(jiān)管部門的檢查工作，如實(shí)提供檔案資料調(diào)閱相關(guān)情況和資料，接受監(jiān)管部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。對于監(jiān)管部門提出的問題和要求，及時(shí)整改落實(shí)。2.行業(yè)自律監(jiān)督：遵守銀行業(yè)行業(yè)自律規(guī)范，接受行業(yè)協(xié)會等組織的監(jiān)督檢查。對于行業(yè)協(xié)會提出的改進(jìn)意見和建議，認(rèn)真研究并積極采納，不斷完善檔案資料調(diào)閱制度和管理工作。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自調(diào)閱檔案資料。2.調(diào)閱過程中違反安全保密規(guī)定，如擅自將檔案資料帶出指定區(qū)域、泄露檔案內(nèi)容、丟失或損壞檔案資料等。3.超出調(diào)閱申請范圍查閱、復(fù)印、摘錄檔案資料。4.未按時(shí)歸還檔案資料或歸還時(shí)檔案資料不完整、有損壞等。（二）處理措施1.內(nèi)部通報(bào)批評：對于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，給予違規(guī)人員內(nèi)部通報(bào)批評，責(zé)令其作出書面檢討，并要求及時(shí)整改。2.經(jīng)濟(jì)處罰：根據(jù)違規(guī)行為的嚴(yán)重程度和造成的損失，對違規(guī)人員給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰，如扣發(fā)績效獎(jiǎng)金、罰款等。3.紀(jì)律處分：對于情節(jié)嚴(yán)重、違反銀行規(guī)章制度或法律法規(guī)的違規(guī)行為，給予違規(guī)人員警告、記過、記大過、降