PAGE人事檔案管理交接制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司人事檔案管理交接工作，確保人事檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，保障公司和員工的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門之間以及公司與外部相關(guān)機(jī)構(gòu)進(jìn)行人事檔案交接的活動(dòng)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：交接的人事檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，如實(shí)反映員工的工作經(jīng)歷、業(yè)績(jī)表現(xiàn)、獎(jiǎng)懲情況等。2.完整性原則：確保人事檔案資料齊全，包括但不限于員工入職登記表、勞動(dòng)合同、學(xué)歷證書(shū)、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)、薪資變動(dòng)等相關(guān)材料，不得遺漏重要信息。3.保密性原則：交接過(guò)程中涉及的人事檔案信息屬于公司機(jī)密，交接雙方應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。4.及時(shí)性原則：在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成人事檔案的交接工作，避免因交接延誤影響工作的正常開(kāi)展。二、交接主體與職責(zé)（一）交接主體1.公司內(nèi)部部門之間：涉及員工調(diào)動(dòng)、崗位變動(dòng)等情況時(shí)，相關(guān)部門之間進(jìn)行人事檔案交接。2.公司與外部機(jī)構(gòu)：如與人才市場(chǎng)、社保部門、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)等進(jìn)行人事檔案的轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入及相關(guān)業(yè)務(wù)辦理時(shí)的交接。（二）職責(zé)分工1.檔案轉(zhuǎn)出部門職責(zé)負(fù)責(zé)整理、核對(duì)擬轉(zhuǎn)出員工的人事檔案，確保檔案資料完整、準(zhǔn)確。填寫《人事檔案轉(zhuǎn)出交接清單》，詳細(xì)記錄檔案內(nèi)容及份數(shù)，并與接收方進(jìn)行核對(duì)。將人事檔案密封包裝，并在封口處加蓋部門印章。在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將檔案移交給接收部門或外部機(jī)構(gòu)，并辦理相關(guān)交接手續(xù)。2.檔案接收部門職責(zé)接收人事檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性及密封情況。對(duì)接收的人事檔案進(jìn)行妥善保管，如有疑問(wèn)及時(shí)與轉(zhuǎn)出部門溝通核實(shí)。在《人事檔案轉(zhuǎn)出交接清單》上簽字確認(rèn)，并留存一份作為交接憑證。3.人力資源部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善人事檔案管理交接制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各部門之間的人事檔案交接工作，提供必要的指導(dǎo)和支持。定期對(duì)人事檔案管理交接情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，確保交接工作規(guī)范有序。負(fù)責(zé)與外部機(jī)構(gòu)進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，辦理公司人事檔案的轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入等相關(guān)手續(xù)。三、交接內(nèi)容（一）員工基本信息檔案1.員工入職登記表，包含個(gè)人基本資料、聯(lián)系方式、教育背景、工作經(jīng)歷等。2.身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書(shū)復(fù)印件、學(xué)位證書(shū)復(fù)印件、職業(yè)資格證書(shū)復(fù)印件等相關(guān)證明材料。（二）勞動(dòng)合同檔案1.員工簽訂的勞動(dòng)合同原件及續(xù)簽合同記錄。2.勞動(dòng)合同變更、解除或終止的相關(guān)文件及手續(xù)。（三）培訓(xùn)與發(fā)展檔案1.員工參加公司內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)的記錄，包括培訓(xùn)課程名稱、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)成績(jī)等。2.員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃、晉升記錄等相關(guān)材料。（四）績(jī)效考核檔案1.員工各年度、季度的績(jī)效考核評(píng)價(jià)表，包括工作業(yè)績(jī)、工作能力、工作態(tài)度等方面的評(píng)價(jià)。2.績(jī)效獎(jiǎng)金發(fā)放記錄及相關(guān)調(diào)整文件。（五）薪資福利檔案1.員工薪資結(jié)構(gòu)、薪資調(diào)整記錄、獎(jiǎng)金發(fā)放明細(xì)等薪資相關(guān)資料。2.社保、公積金繳納記錄，福利申請(qǐng)與發(fā)放記錄等。（六）獎(jiǎng)懲檔案1.員工獲得的各類獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)、表彰文件等。2.員工受到的違紀(jì)處分決定、處罰記錄等。（七）其他檔案1.員工的體檢報(bào)告、請(qǐng)假記錄、離職手續(xù)辦理記錄等。2.與員工人事相關(guān)的其他重要文件和資料。四、交接流程（一）內(nèi)部交接流程1.發(fā)起交接申請(qǐng)當(dāng)公司內(nèi)部因員工調(diào)動(dòng)、崗位變動(dòng)等原因需要進(jìn)行人事檔案交接時(shí)，由相關(guān)部門填寫《人事檔案內(nèi)部交接申請(qǐng)表》，注明交接原因、交接員工姓名、交接檔案內(nèi)容等信息，并提交至人力資源部門。2.審核與安排人力資源部門收到申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，確認(rèn)交接的必要性和檔案信息的準(zhǔn)確性。審核通過(guò)后，安排具體的交接時(shí)間和地點(diǎn)，并通知交接雙方。3.檔案整理與核對(duì)檔案轉(zhuǎn)出部門按照本制度第三條規(guī)定的交接內(nèi)容，對(duì)擬轉(zhuǎn)出員工的人事檔案進(jìn)行整理和核對(duì)，確保檔案資料齊全、準(zhǔn)確。整理完成后，填寫《人事檔案轉(zhuǎn)出交接清單》，一式兩份。4.現(xiàn)場(chǎng)交接交接雙方按照約定的時(shí)間和地點(diǎn)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)交接。交接時(shí)，轉(zhuǎn)出部門向接收部門當(dāng)面移交人事檔案，并共同核對(duì)《人事檔案轉(zhuǎn)出交接清單》上的內(nèi)容。接收部門對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性及密封情況進(jìn)行檢查，如無(wú)異議，在清單上簽字確認(rèn)。雙方各留存一份清單作為交接憑證。5.檔案歸檔接收部門收到人事檔案后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸入相應(yīng)的員工檔案類別中，并更新檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)信息，確保檔案信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。（二）與外部機(jī)構(gòu)交接流程1.業(yè)務(wù)申請(qǐng)與準(zhǔn)備公司因辦理員工社保增減員、檔案托管、人才引進(jìn)等業(yè)務(wù)需要與外部機(jī)構(gòu)進(jìn)行人事檔案交接時(shí)，由相關(guān)部門向人力資源部門提出申請(qǐng)，并提供辦理業(yè)務(wù)所需的相關(guān)材料。人力資源部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，準(zhǔn)備好擬交接的人事檔案資料，并填寫《人事檔案外部交接申請(qǐng)表》，注明交接機(jī)構(gòu)名稱、交接原因、交接檔案內(nèi)容等信息。2.審核與審批人力資源部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容和準(zhǔn)備的檔案資料進(jìn)行審核，確保符合相關(guān)法律法規(guī)和業(yè)務(wù)要求。審核通過(guò)后，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.交接手續(xù)辦理經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，人力資源部門安排專人負(fù)責(zé)與外部機(jī)構(gòu)辦理交接手續(xù)。交接時(shí)，按照外部機(jī)構(gòu)的要求，提供相應(yīng)的人事檔案資料，并填寫相關(guān)的交接表格或清單。外部機(jī)構(gòu)對(duì)檔案進(jìn)行審核和簽收后，出具接收憑證。4.跟蹤與反饋辦理交接手續(xù)后，人力資源部門應(yīng)跟蹤業(yè)務(wù)辦理進(jìn)度，及時(shí)與外部機(jī)構(gòu)溝通協(xié)調(diào)，確保業(yè)務(wù)順利完成。如出現(xiàn)問(wèn)題或需要補(bǔ)充材料，應(yīng)按照外部機(jī)構(gòu)的要求及時(shí)處理，并將處理情況反饋給相關(guān)部門和員工。5.檔案信息更新人力資源部門根據(jù)與外部機(jī)構(gòu)交接的結(jié)果，及時(shí)更新公司人事檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)信息，確保檔案信息與實(shí)際情況一致。同時(shí)，將相關(guān)業(yè)務(wù)辦理情況記錄在員工人事檔案中，以備查閱。五、交接時(shí)間與期限（一）交接時(shí)間1.內(nèi)部交接應(yīng)在員工調(diào)動(dòng)、崗位變動(dòng)等決定生效后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成。2.與外部機(jī)構(gòu)的交接應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)辦理的時(shí)間要求，提前與外部機(jī)構(gòu)溝通確定具體的交接時(shí)間，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成交接手續(xù)。（二）期限規(guī)定1.交接雙方應(yīng)在規(guī)定的交接時(shí)間內(nèi)完成檔案的交接工作，如因特殊原因需要延期，應(yīng)提前向?qū)Ψ秸f(shuō)明情況，并協(xié)商確定新的交接時(shí)間。延期時(shí)間一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。2.對(duì)于緊急或重要的人事檔案交接事項(xiàng)，應(yīng)特事特辦，確保在最短的時(shí)間內(nèi)完成交接，避免影響工作的正常開(kāi)展。六、交接監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.人力資源部門負(fù)責(zé)對(duì)人事檔案管理交接工作進(jìn)行全程監(jiān)督，確保交接過(guò)程符合本制度的規(guī)定和要求。2.設(shè)立專門的監(jiān)督崗位或指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督工作，定期對(duì)交接情況進(jìn)行檢查和抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。（二）檢查內(nèi)容1.交接手續(xù)是否齊全，交接雙方是否簽字確認(rèn)。2.人事檔案的完整性、準(zhǔn)確性，是否存在遺漏或錯(cuò)誤信息。3.檔案的密封情況是否完好，是否有私自拆封或涂改的跡象。4.交接時(shí)間是否符合規(guī)定，是否存在拖延交接的情況。（三）問(wèn)題處理1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，監(jiān)督人員應(yīng)及時(shí)記錄，并要求交接雙方限期整改。整改完成后，進(jìn)行復(fù)查，確保問(wèn)題得到徹底解決。2.如發(fā)現(xiàn)交接過(guò)程中存在違規(guī)行為或故意隱瞞、篡改檔案信息等情況，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理，追究相關(guān)人員的責(zé)任。情節(jié)嚴(yán)重的，依法依規(guī)追究法律責(zé)任。七、保密與安全（一）保密要求1.交接雙方應(yīng)對(duì)涉及的人事檔案信息嚴(yán)格保密，不得向無(wú)關(guān)人員泄露。2.在交接過(guò)程中，如涉及機(jī)密信息的傳遞，應(yīng)采取加密、專人傳遞等安全措施，確保信息安全。3.未經(jīng)公司授權(quán)，任何人員不得擅自復(fù)制、傳播或使用人事檔案中的信息。（二）安全措施1.人事檔案應(yīng)存放在安全可靠的檔案柜或檔案室中，確保檔案的存放環(huán)境符合防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等要求。2.定期對(duì)檔案存放場(chǎng)所進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全保存。3.在檔案交接過(guò)程中，應(yīng)注意保護(hù)檔案的完整性和安全性，避免檔案受損或丟失。如發(fā)生檔案丟失或損壞情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。八、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.人力資源部門應(yīng)定期組織人事檔案管理交接制度的培訓(xùn)，提高相關(guān)人員的業(yè)務(wù)水平和操作技能。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括制度解讀、交接流程、檔案整理規(guī)范、保密要求等方面，確保參與培訓(xùn)的人員熟悉和掌握制度的各項(xiàng)規(guī)定。3.根據(jù)不同崗位的需求，制定針對(duì)性的培訓(xùn)方案，確保培訓(xùn)效果。培訓(xùn)方式可采用集中授課、現(xiàn)場(chǎng)演示、案例分析等多種形式。（二）宣傳推廣1.通過(guò)公司內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄、郵件等渠道，宣傳人事檔案管理交接制度的重要性和具體內(nèi)容，提高員工對(duì)制度的認(rèn)知度和遵守意識(shí)。2.制作宣傳手冊(cè)或指南，發(fā)放給相關(guān)部門和員工，方便員工查閱和了解制度要求。3.