PAGE人事檔案代理規(guī)章制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司人事檔案代理工作，確保人事檔案的安全、完整和有效利用，維護(hù)公司和員工的合法權(quán)益，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司全體員工的人事檔案代理管理工作。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策規(guī)定，確保人事檔案代理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)性原則：人事檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映員工的基本情況、工作經(jīng)歷、業(yè)績(jī)表現(xiàn)等。3.保密性原則：對(duì)人事檔案信息嚴(yán)格保密，未經(jīng)授權(quán)不得泄露，確保員工個(gè)人隱私安全。4.規(guī)范性原則：建立健全人事檔案管理制度，規(guī)范檔案的收集、整理、保管、查閱、轉(zhuǎn)遞等工作流程。二、人事檔案代理機(jī)構(gòu)選擇（一）資質(zhì)要求1.選擇具有合法資質(zhì)、信譽(yù)良好、專業(yè)從事人事檔案代理業(yè)務(wù)的機(jī)構(gòu)。2.要求代理機(jī)構(gòu)具備完善的檔案管理制度和安全保密措施，能夠確保人事檔案的安全與完整。（二）評(píng)估與篩選1.對(duì)擬合作的人事檔案代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行全面評(píng)估，包括其業(yè)務(wù)能力、服務(wù)質(zhì)量、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等方面。2.通過查閱資料、實(shí)地考察、客戶評(píng)價(jià)等方式，綜合比較各機(jī)構(gòu)的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)，選擇最適合公司需求的代理機(jī)構(gòu)。（三）簽訂合作協(xié)議1.與選定的人事檔案代理機(jī)構(gòu)簽訂詳細(xì)的合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.協(xié)議內(nèi)容應(yīng)包括檔案管理的具體要求、服務(wù)期限、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)、保密條款、違約責(zé)任等重要事項(xiàng)。三、人事檔案收集與整理（一）檔案材料范圍1.員工的履歷材料，包括個(gè)人簡(jiǎn)歷、學(xué)歷學(xué)位證書、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書等。2.員工的工作經(jīng)歷材料，如勞動(dòng)合同、工作證明、業(yè)績(jī)考核記錄等。3.員工的政治面貌材料，如入黨入團(tuán)申請(qǐng)書、思想?yún)R報(bào)等。4.員工的獎(jiǎng)勵(lì)與處分材料，如榮譽(yù)證書、違紀(jì)處理決定等。5.其他與員工個(gè)人相關(guān)的重要材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集本部門員工的檔案材料，并確保材料的真實(shí)性和完整性。2.收集的檔案材料應(yīng)及時(shí)移交至人事檔案管理部門，不得積壓或延誤。3.對(duì)于新入職員工，應(yīng)在入職一個(gè)月內(nèi)完成檔案材料的收集工作。（三）整理規(guī)范1.人事檔案管理部門按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類、排序、編目等整理工作。2.檔案材料應(yīng)統(tǒng)一使用A4紙張，左側(cè)裝訂，確保整齊、牢固。3.建立檔案目錄，清晰標(biāo)注每份材料的名稱、日期、頁碼等信息，便于查閱和管理。四、人事檔案保管（一）保管環(huán)境1.人事檔案代理機(jī)構(gòu)應(yīng)提供安全、保密、整潔、防潮、防火、防蟲的檔案保管環(huán)境。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品等設(shè)施，確保檔案安全。（二）保管期限1.按照國家規(guī)定，人事檔案應(yīng)長(zhǎng)期保管。2.對(duì)于員工離職后，其檔案應(yīng)繼續(xù)保管一定期限，具體期限根據(jù)國家法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行。（三）定期檢查1.人事檔案代理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對(duì)保管的人事檔案進(jìn)行檢查，一般每半年檢查一次。2.檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性等方面，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。（四）檔案修復(fù)與補(bǔ)充1.對(duì)于破損、褪色等需要修復(fù)的檔案材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)。2.如發(fā)現(xiàn)檔案材料缺失或不完整，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門或員工進(jìn)行補(bǔ)充。五、人事檔案查閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱人事檔案的，應(yīng)填寫《人事檔案查閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。2.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱人事檔案的，必須持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司人力資源部門負(fù)責(zé)人審核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)在指定的檔案查閱室進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱室。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)使用專門的查閱工具，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換或損壞檔案材料。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還，并在《人事檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）查閱記錄1.建立人事檔案查閱記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容、批準(zhǔn)人等信息。2.查閱記錄應(yīng)妥善保管，保存期限按照檔案管理規(guī)定執(zhí)行。六、人事檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件1.員工因工作調(diào)動(dòng)、離職、退休等原因需要轉(zhuǎn)遞人事檔案的，按照相關(guān)規(guī)定辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.轉(zhuǎn)遞人事檔案應(yīng)確保檔案材料的齊全、完整，不得扣留或遺漏重要材料。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.由人力資源部門開具《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，通知人事檔案代理機(jī)構(gòu)辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.人事檔案代理機(jī)構(gòu)按照通知單要求，將人事檔案密封包裝，并通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉确绞睫D(zhuǎn)遞至指定單位或個(gè)人。3.轉(zhuǎn)遞過程中，應(yīng)嚴(yán)格記錄檔案轉(zhuǎn)遞的時(shí)間、地點(diǎn)、方式等信息，并要求接收方在《人事檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)》上簽字確認(rèn)。（三）特殊情況處理1.如遇檔案轉(zhuǎn)遞過程中出現(xiàn)丟失、損壞等特殊情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。2.對(duì)于因特殊原因無法通過正常渠道轉(zhuǎn)遞的檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行妥善處理。七、人事檔案信息化管理（一）建立電子檔案1.按照國家有關(guān)規(guī)定，逐步建立人事檔案電子數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（二）數(shù)據(jù)安全與保密1.加強(qiáng)人事檔案電子數(shù)據(jù)的安全管理，采取加密存儲(chǔ)、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等措施，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失或被篡改。2.嚴(yán)格限制電子檔案的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作電子檔案系統(tǒng)。（三）信息化應(yīng)用1.利用人事檔案信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速查詢、統(tǒng)計(jì)分析等功能，為公司人力資源管理決策提供支持。2.逐步推進(jìn)人事檔案信息化系統(tǒng)與其他人力資源管理系統(tǒng)的集成，實(shí)現(xiàn)信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司人力資源部門負(fù)責(zé)對(duì)人事檔案代理工作進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督檢查，定期對(duì)檔案管理情況進(jìn)行抽查。2.發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促人事檔案代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行整改，并對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行問責(zé)。（二）外部監(jiān)督1.積極配合上級(jí)主管部門、檔案行政管理部門等對(duì)人事檔案代理工作的監(jiān)督檢查。2.對(duì)于監(jiān)督檢查中提出的問題，認(rèn)真落實(shí)整改措施，不斷完善人事檔案代理工作。九、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.人事檔案代理機(jī)構(gòu)或公司內(nèi)部人員在人事檔案管理過程中，存在違反法律法規(guī)、本規(guī)章制度及合作協(xié)議等行為均屬于違規(guī)行為。2.違規(guī)行為包括但不限于檔案材料造假、泄露檔案信息、擅自查閱或轉(zhuǎn)遞檔案等。（二）責(zé)任追究方式1.對(duì)于違規(guī)行為，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、解除合作協(xié)議等處理措施。2.如因違規(guī)行為給公司或員工造成損失的，應(yīng)依法承擔(dān)賠償責(zé)任。3.構(gòu)成犯罪