PAGE村務(wù)檔案管理制度一、總則制定目的為了加強(qiáng)村務(wù)檔案管理，規(guī)范村務(wù)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保村務(wù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮村務(wù)檔案在村務(wù)管理、決策、監(jiān)督以及服務(wù)村民等方面的作用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于本村范圍內(nèi)的各類村務(wù)檔案管理工作，包括但不限于村民委員會(huì)的各項(xiàng)工作記錄、會(huì)議文件、財(cái)務(wù)賬目、土地承包資料、社會(huì)保障檔案、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案、文化活動(dòng)記錄等涉及村務(wù)管理各個(gè)方面形成的具有保存價(jià)值的文件材料?；驹瓌t1.集中統(tǒng)一管理原則村務(wù)檔案由專人負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性，避免分散保存導(dǎo)致的丟失或損壞。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映村務(wù)工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤，嚴(yán)禁虛假記錄和偽造檔案。3.分類科學(xué)原則按照村務(wù)檔案的形成領(lǐng)域、時(shí)間、性質(zhì)等因素進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找、利用和管理。4.安全保密原則采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。管理職責(zé)1.村委會(huì)村委會(huì)主任負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督村務(wù)檔案管理工作，將檔案管理納入村務(wù)工作的重要議事日程，定期研究解決檔案管理工作中的重大問(wèn)題。明確一名副主任具體分管檔案管理工作，協(xié)調(diào)各部門(mén)之間的檔案管理工作關(guān)系，確保檔案管理工作順利開(kāi)展。2.檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、歸檔、保管、查閱、統(tǒng)計(jì)等具體工作，嚴(yán)格按照檔案管理的操作規(guī)程進(jìn)行操作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問(wèn)題，如檔案損壞、丟失等情況，要及時(shí)采取補(bǔ)救措施，并向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)告。積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平，熟悉檔案管理的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)和方法。3.各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)在村務(wù)工作中形成的文件材料的收集、整理，并定期移交檔案管理人員進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。配合檔案管理人員做好檔案管理的各項(xiàng)工作，如提供檔案利用所需的資料、協(xié)助查閱檔案等。二、檔案的收集與整理收集范圍1.行政管理類村委會(huì)的各類文件、通知、報(bào)告、決議、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。村民代表會(huì)議、村民會(huì)議的記錄、紀(jì)要、決議等。上級(jí)部門(mén)下發(fā)的與本村相關(guān)的文件、政策法規(guī)等。2.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)表。會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。各類收支票據(jù)、合同協(xié)議等涉及財(cái)務(wù)收支的文件材料。3.土地管理類土地承包合同、協(xié)議。土地變更登記資料。土地征收、征用相關(guān)文件及補(bǔ)償記錄。4.社會(huì)保障類村民的養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、低保、五保等相關(guān)資料。就業(yè)登記、失業(yè)登記等資料。各類社會(huì)保障補(bǔ)貼發(fā)放記錄。5.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)類村內(nèi)道路、橋梁、水利設(shè)施等建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)文件。工程招投標(biāo)文件、施工合同。工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、決算審計(jì)報(bào)告等。6.文化活動(dòng)類本村組織的各類文化、體育、娛樂(lè)活動(dòng)的方案、通知、照片、錄像等資料。村史、村志等文化建設(shè)資料。7.其他類涉及本村的各類糾紛調(diào)解記錄、處理結(jié)果。村民的來(lái)信來(lái)訪記錄及處理情況。其他具有保存價(jià)值的村務(wù)文件材料。收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)保持原件的完整性，不得隨意涂改、損毀、丟失。3.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)同時(shí)收集電子文檔或復(fù)印件，并確保兩者內(nèi)容一致。4.收集的文件材料應(yīng)按照一定的時(shí)間順序或類別進(jìn)行初步整理，便于后續(xù)的集中整理工作。整理方法1.分類根據(jù)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將村務(wù)檔案分為行政管理、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、土地管理、社會(huì)保障、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、文化活動(dòng)、其他等七大類。在每大類下，再根據(jù)具體情況進(jìn)行細(xì)分小類，如行政管理類可分為文件通知、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃等小類。2.編號(hào)為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度、順序號(hào)等信息，便于識(shí)別和查找。例如，行政管理類檔案編號(hào)格式為：XZGLYYYY001，其中XZGL表示行政管理類，YYYY表示年度，001表示該年度此類檔案的順序號(hào)。3.裝訂對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進(jìn)行修整、裱糊，使其規(guī)格統(tǒng)一、整齊牢固。按照一定的順序?qū)⑽募牧线M(jìn)行裝訂，一般采用左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不影響文件材料的查閱。4.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)（類別、年度、順序號(hào)）、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。目錄應(yīng)打印或手寫(xiě)清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊(cè)，一份單獨(dú)存放，便于查閱和檢索。三、檔案的保管保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲(chóng)藥品、溫濕度計(jì)等設(shè)備，確保檔案保管環(huán)境的安全和適宜。保管方式1.紙質(zhì)檔案按照檔案類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，同一類別的檔案應(yīng)集中存放于一個(gè)檔案柜或檔案架中，并在檔案柜或檔案架上標(biāo)明類別、年度等信息。建立紙質(zhì)檔案借閱登記制度，記錄檔案借閱的時(shí)間、借閱人、借閱事由等信息，確保檔案的安全。2.電子檔案對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)選用質(zhì)量可靠、存儲(chǔ)容量足夠的硬盤(pán)、光盤(pán)等，并定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。建立電子檔案的訪問(wèn)權(quán)限管理制度，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，防止電子檔案被非法訪問(wèn)、篡改或刪除。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的可讀性和完整性。保管期限1.永久保管涉及本村重大決策、重要?dú)v史事件、長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。如村民委員會(huì)的重要決議、土地所有權(quán)證、長(zhǎng)期有效的承包合同協(xié)議等。2.定期保管定期保管的檔案分為30年和10年兩種期限。保管期限為30年的檔案主要包括：一般性的村務(wù)文件、財(cái)務(wù)賬目、土地承包變更記錄等，在保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的，可以銷毀。保管期限為10年的檔案主要包括：臨時(shí)性的村務(wù)文件、短期的文化活動(dòng)記錄等，保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定可進(jìn)行銷毀處理。檔案鑒定1.成立檔案鑒定小組，由村委會(huì)主任擔(dān)任組長(zhǎng)，檔案管理人員、各部門(mén)負(fù)責(zé)人等為成員。2.檔案鑒定小組定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史價(jià)值，確定檔案的存毀。3.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)檔案鑒定小組審核、村委會(huì)主任批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。四、檔案的利用利用范圍1.本村村民、村民代表因生產(chǎn)、生活、維權(quán)等需要，可查閱與其自身利益相關(guān)的村務(wù)檔案。2.上級(jí)主管部門(mén)、政府相關(guān)部門(mén)因工作需要，可查閱涉及本村行政管理、政策執(zhí)行等方面的村務(wù)檔案。3.司法機(jī)關(guān)、律師因辦理案件需要，可查閱與案件相關(guān)的村務(wù)檔案，但需按照法定程序辦理查閱手續(xù)。利用手續(xù)1.本村村民、村民代表查閱填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的類別、題名、查閱事由等信息。經(jīng)檔案管理人員審核后，報(bào)分管檔案管理工作的副主任批準(zhǔn)。在檔案查閱登記薄上登記查閱時(shí)間、查閱人、查閱檔案內(nèi)容等信息后，方可查閱檔案。2.上級(jí)主管部門(mén)、政府相關(guān)部門(mén)查閱查閱單位出具正式的查閱介紹信，注明查閱目的、查閱檔案范圍等內(nèi)容。檔案管理人員對(duì)查閱介紹信進(jìn)行審核后，報(bào)村委會(huì)主任批準(zhǔn)。查閱單位應(yīng)安排專人查閱檔案，查閱過(guò)程中不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。查閱結(jié)束后，查閱單位應(yīng)在檔案查閱登記薄上簽字確認(rèn)。3.司法機(jī)關(guān)、律師查閱司法機(jī)關(guān)、律師應(yīng)出具相關(guān)的法律文書(shū)或委托代理手續(xù)，注明查閱檔案的具體內(nèi)容和用途。檔案管理人員對(duì)法律文書(shū)或委托代理手續(xù)進(jìn)行審核后，報(bào)村委會(huì)主任批準(zhǔn)。司法機(jī)關(guān)、律師查閱檔案應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，查閱結(jié)束后，應(yīng)將查閱情況記錄在檔案查閱登記薄上，并簽字確認(rèn)。利用方式1.查閱檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人的申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案供查閱人查閱。查閱人應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得將檔案帶出檔案庫(kù)房。查閱人如需復(fù)印、摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。復(fù)印、摘抄檔案應(yīng)保證內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，不得斷章取義。2.出具證明對(duì)于需要證明檔案內(nèi)容真實(shí)性的情況，檔案管理人員可根據(jù)檔案原件出具檔案證明。檔案證明應(yīng)加蓋村委會(huì)公章，并注明證明的檔案名稱、內(nèi)容摘要、出具日期等信息。3.專題利用根據(jù)特定的工作需求或研究課題，檔案管理人員可對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行整理、匯編，形成專題檔案資料，供有關(guān)部門(mén)或人員參考利用。專題檔案資料應(yīng)注明資料來(lái)源、整理時(shí)間、整理人員等信息。五、監(jiān)督與檢查監(jiān)督機(jī)制1.建立村務(wù)檔案管理監(jiān)督機(jī)制，由村委會(huì)成員、村民代表等組成監(jiān)督小組，定期對(duì)村務(wù)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組應(yīng)重點(diǎn)檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案管理工作流程的規(guī)范性、檔案保管環(huán)境的安全性等方面，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。檢查內(nèi)容1.檔案收集情況檢查各部門(mén)文件材料的收集是否及時(shí)、完整，是否存在應(yīng)收集而未收集的情況。2.檔案整理情況檢查檔案的分類、編號(hào)、裝訂、編目等整理工作是否符合規(guī)范要求，檔案整理是否準(zhǔn)確、清晰。3.檔案保管情況檢查檔案庫(kù)房的環(huán)境條件是否符合要求，檔案的存放是否有序，保管期限的劃分是否合理，檔案的安全防護(hù)措施是否落實(shí)到位。4.檔案利用情況檢查檔案查閱、借閱登記制度的執(zhí)行情況，查閱手續(xù)是否齊全，檔案利用過(guò)程中是否存在違規(guī)操作行為。問(wèn)題處理1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)向村委會(huì)反饋，并提出整改意見(jiàn)和建議。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)整改意見(jiàn)，制定具體的整改措施，明確整改責(zé)任人和整改期限，