PAGE事業(yè)單位檔案接收制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理，規(guī)范檔案接收工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，為單位各項(xiàng)工作提供可靠的依據(jù)和支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本事業(yè)單位及所屬各部門檔案的接收管理工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案接收應(yīng)確保所接收檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確反映單位各項(xiàng)活動(dòng)和歷史面貌。2.完整性原則：全面收集各類檔案材料，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照國家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及本單位規(guī)定的程序、方法進(jìn)行檔案接收，確保檔案整理規(guī)范、有序。4.保密性原則：對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。二、檔案接收職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案接收制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.組織開展檔案接收培訓(xùn)工作，提高相關(guān)人員的檔案管理意識和業(yè)務(wù)水平。3.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案質(zhì)量符合要求。4.負(fù)責(zé)接收各部門移交的檔案，并進(jìn)行審核、登記、編號、上架等管理工作。5.定期對接收的檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和統(tǒng)計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。（二）各部門職責(zé)1.明確本部門檔案管理責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門檔案的收集、整理和初步審核工作。2.按照檔案管理部門的要求，按時(shí)將整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案管理部門做好檔案接收過程中的各項(xiàng)工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案接收范圍（一）文書檔案1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的各類文件、通知、指示、批復(fù)等。2.本單位形成的各類公文，包括請示、報(bào)告、決定、決議、通知、通報(bào)、紀(jì)要等。3.與外單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件。4.本單位召開的各類會議文件，包括會議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。（二）人事檔案1.職工個(gè)人檔案，包括履歷材料、自傳、鑒定、考核、學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)處分、工資待遇、任免、出國（境）等材料。2.人事任免文件、職工調(diào)動(dòng)手續(xù)、工資調(diào)整審批表等人事管理相關(guān)材料。（三）財(cái)務(wù)檔案1.會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會計(jì)核算資料。2.財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告，財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)管理文件。3.固定資產(chǎn)臺賬、資產(chǎn)清查報(bào)告等資產(chǎn)管理資料。（四）業(yè)務(wù)檔案1.本單位開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的文件、記錄、報(bào)表、合同等資料，如科研項(xiàng)目檔案、工程項(xiàng)目檔案、業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。2.業(yè)務(wù)工作中形成的重要文件、資料的電子文檔備份。（五）聲像檔案1.反映本單位重要活動(dòng)、會議、事件等的照片、錄音、錄像資料。2.本單位獲得的各類榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等實(shí)物的照片或影像資料。（六）實(shí)物檔案1.本單位獲得的各類榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦旗等實(shí)物。2.具有保存價(jià)值的印章、題詞、字畫等實(shí)物。四、檔案接收流程（一）檔案收集1.各部門檔案管理責(zé)任人按照檔案收集范圍，定期收集本部門產(chǎn)生的各類檔案材料，確保檔案材料的及時(shí)、完整。2.對于重要文件、緊急文件等應(yīng)及時(shí)收集，并進(jìn)行妥善保管，防止丟失或損壞。（二）檔案整理1.各部門檔案管理責(zé)任人對收集到的檔案材料進(jìn)行分類、編號、裝訂等初步整理工作，確保檔案材料的整齊、規(guī)范。2.文書檔案應(yīng)按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類整理；人事檔案應(yīng)按照檔案內(nèi)容的類別進(jìn)行分類整理；財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照會計(jì)核算的要求進(jìn)行整理；業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)進(jìn)行分類整理。（三）檔案審核1.在檔案移交前，各部門檔案管理責(zé)任人應(yīng)對整理好的檔案進(jìn)行自我審核，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，整理規(guī)范。2.檔案管理部門對各部門移交的檔案進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性和保密性等方面，對于不符合要求的檔案，退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充或整改。（四）檔案移交1.各部門檔案管理責(zé)任人在檔案審核通過后，填寫《檔案移交清單》，一式兩份，一份由移交部門留存，一份隨檔案移交至檔案管理部門。2.按照約定的時(shí)間和方式，各部門將檔案移交至檔案管理部門，雙方在《檔案移交清單》上簽字確認(rèn)，完成檔案交接手續(xù)。（五）檔案接收登記1.檔案管理部門接收檔案后，對檔案進(jìn)行詳細(xì)登記，包括檔案名稱、數(shù)量、來源、移交時(shí)間、保管期限等信息。2.將檔案登記信息錄入檔案管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫，便于檔案的查詢、利用和管理。（六）檔案編號上架1.檔案管理部門按照檔案編號規(guī)則，對接收的檔案進(jìn)行編號，確保每一份檔案都有唯一的編號。2.根據(jù)檔案的分類和編號，將檔案上架存放，排列整齊，便于查找和管理。五、檔案接收標(biāo)準(zhǔn)（一）檔案內(nèi)容要求1.檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映單位各項(xiàng)活動(dòng)和歷史面貌，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。2.檔案材料應(yīng)齊全完整，對于重要文件、資料應(yīng)確保原件或原始記錄的完整性，不得遺漏關(guān)鍵信息。3.檔案材料應(yīng)字跡清晰、工整，圖像、聲像資料應(yīng)清晰可辨，載體應(yīng)符合保存要求。（二）檔案整理要求1.文書檔案應(yīng)按照國家檔案局《歸檔文件整理規(guī)則》的要求進(jìn)行整理，采用年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）分類法，以件為單位進(jìn)行裝訂、編號、編目等。2.人事檔案應(yīng)按照中組部《干部人事檔案工作條例》的要求進(jìn)行整理，分類準(zhǔn)確，編排有序，目錄清晰，裝訂整齊。3.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照財(cái)政部《會計(jì)檔案管理辦法》的要求進(jìn)行整理，會計(jì)憑證應(yīng)按月裝訂成冊，賬簿應(yīng)按年度打印裝訂，報(bào)表應(yīng)加蓋公章并歸檔保存。4.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理要求進(jìn)行整理，分類合理，編號規(guī)范，便于查閱和利用。5.聲像檔案應(yīng)按照內(nèi)容、時(shí)間順序進(jìn)行整理，標(biāo)注清晰的主題、時(shí)間、地點(diǎn)、人物等信息，并配以文字說明。6.實(shí)物檔案應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，注明名稱、來源、日期、保管期限等信息，并妥善保管。（三）檔案裝訂要求1.檔案材料應(yīng)采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒、檔案袋進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。2.文書檔案的裝訂應(yīng)采用三孔一線的方法，線繩應(yīng)結(jié)實(shí)耐用，裝訂應(yīng)整齊美觀，不掉頁、不壓字。3.人事檔案的裝訂應(yīng)采用縫紉機(jī)或?qū)Ｓ醚b訂設(shè)備進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得使用金屬釘?shù)纫咨P的材料。4.財(cái)務(wù)檔案的裝訂應(yīng)符合會計(jì)檔案管理的要求，憑證、賬簿等應(yīng)裝訂整齊，便于查閱和保管。（四）檔案編目要求1.檔案編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，便于查找和利用。2.文書檔案應(yīng)編制歸檔文件目錄，目錄應(yīng)包括件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。3.人事檔案應(yīng)編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案材料類別、序號、題名、日期、頁數(shù)等項(xiàng)目。4.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)編制會計(jì)檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案名稱、年度、保管期限、卷號等項(xiàng)目。5.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)編制相應(yīng)的目錄，目錄應(yīng)涵蓋檔案的主要內(nèi)容和關(guān)鍵信息。（五）檔案保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案應(yīng)分類存放，標(biāo)識清晰，便于查找和管理。對于珍貴、易損的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。4.定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的完整性和安全性。六、檔案接收的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門定期對各部門檔案接收工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集的及時(shí)性、整理的規(guī)范性、審核的準(zhǔn)確性等方面。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保檔案接收工作質(zhì)量。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、檔案行政管理部門等的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門的工作，及時(shí)匯報(bào)檔案接收工作情況。2.根據(jù)外部監(jiān)督檢查意見，認(rèn)真整改存在的問題，不斷完善檔案接收制度和工作流程。七、檔案接收的信息化管理（一）檔案管理系統(tǒng)建設(shè)1.建立完善的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案接收、整理、存儲、查詢、利用等環(huán)節(jié)的信息化管理。2.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案數(shù)據(jù)錄入、修改、刪除、備份等功能，確保檔案數(shù)據(jù)的安全、準(zhǔn)確和完整。（二）電子檔案接收1.對于具備電子文檔形式的檔案材料，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行接收，確保電子檔案的格式規(guī)范、內(nèi)容完整。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步接收、整理和存儲，建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的對應(yīng)關(guān)系，便于查閱和利用。（三）檔案信息安全管理1.加強(qiáng)檔案信息化管理過程中的信息安全防護(hù)，采取數(shù)據(jù)加密、用戶認(rèn)證、訪問控制等措施，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。2.定期對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，及時(shí)更新系統(tǒng)軟件和安全補(bǔ)丁，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。八、檔案接收的培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)工作1.定期組織檔案接收相關(guān)培訓(xùn)，提高各部門檔案管理責(zé)任人的業(yè)務(wù)水平和責(zé)任意識。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理法律法規(guī)、檔案接收制度、流程、標(biāo)準(zhǔn)以及檔案整理、編目、保管等方面的知識和技能。（二）宣傳工作1.通過內(nèi)部刊物、宣