PAGE銀行檔案保管交接制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)銀行檔案管理，確保檔案的安全、完整與有效利用，規(guī)范檔案保管與交接工作流程，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于銀行各部門在檔案形成、保管、交接等環(huán)節(jié)的相關(guān)工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映銀行業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況。2.完整性原則：確保檔案資料的齊全、完整，不遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案管理操作。二、檔案保管職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.統(tǒng)籌規(guī)劃檔案保管場所和設(shè)施建設(shè)。3.組織開展檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂等工作。4.對檔案保管情況進(jìn)行定期檢查和盤點(diǎn)。5.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)檔案的形成、積累和初步整理。2.按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將檔案移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的具體保管工作，確保檔案存放安全、有序。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，做好檔案的日常維護(hù)和管理。3.辦理檔案的查閱、借閱、歸還等手續(xù)。4.協(xié)助檔案管理部門進(jìn)行檔案的整理、盤點(diǎn)等工作。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、文件、報(bào)表等。2.客戶資料，包括開戶申請、身份證明、交易記錄等。3.內(nèi)部管理文件，如規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃等。4.財(cái)務(wù)檔案，包括憑證、賬簿、報(bào)表等。5.其他與銀行業(yè)務(wù)相關(guān)的重要資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造。3.對于電子檔案，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理方法1.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類。2.對每份檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編制檔案目錄，注明檔案名稱、編號、日期、來源等信息。4.對檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。四、檔案保管期限與分類（一）保管期限劃分1.永久保管：涉及銀行重要權(quán)益、歷史沿革、重大決策等具有長遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案。2.定期保管：一般分為[X]年、[X]年等，根據(jù)檔案性質(zhì)和業(yè)務(wù)需求確定。（二）檔案分類1.業(yè)務(wù)類檔案：包括公司業(yè)務(wù)、個(gè)人業(yè)務(wù)、信貸業(yè)務(wù)、金融市場業(yè)務(wù)等相關(guān)檔案。2.財(cái)務(wù)類檔案：如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等。3.行政類檔案：涵蓋銀行內(nèi)部行政管理文件、會(huì)議紀(jì)要等。4.科技類檔案：涉及銀行信息系統(tǒng)建設(shè)、技術(shù)文檔等。五、檔案保管場所與設(shè)施（一）保管場所要求1.應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)良好的場所，具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。2.檔案保管場所應(yīng)劃分不同的區(qū)域，如檔案庫房、查閱室、整理室等。（二）設(shè)施配備1.安裝防火、防盜報(bào)警裝置，配備滅火器、消防栓等消防設(shè)備。2.配置防潮、防蟲的設(shè)備，如除濕機(jī)、防蟲藥等。3.提供檔案存儲(chǔ)的貨架、柜架等設(shè)備，確保檔案存放有序。4.配備必要的辦公設(shè)備，如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等，用于檔案管理工作。六、檔案保管日常管理（一）存放與排列1.按照檔案分類和編號順序，將檔案整齊存放在貨架或柜架上。2.對于電子檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行備份。（二）溫濕度控制1.檔案保管場所的溫度應(yīng)保持在[X]℃至[X]℃之間，濕度應(yīng)控制在[X]%至[X]%之間。2.定期監(jiān)測溫濕度情況，做好記錄，如溫濕度超出規(guī)定范圍，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行調(diào)整。（三）清潔與維護(hù)1.定期對檔案保管場所進(jìn)行清潔，保持環(huán)境整潔。2.對檔案存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。七、檔案交接流程（一）部門內(nèi)部交接1.業(yè)務(wù)人員在崗位變動(dòng)、離職等情況下，應(yīng)將所保管的檔案移交給本部門指定的接收人員。2.交接雙方應(yīng)填寫《部門內(nèi)部檔案交接清單》，詳細(xì)記錄檔案名稱、數(shù)量、狀態(tài)等信息，并簽字確認(rèn)。（二）跨部門交接1.當(dāng)檔案需要從一個(gè)部門移交到另一個(gè)部門時(shí)，移交部門應(yīng)提前通知接收部門。2.移交部門按照檔案整理要求，對檔案進(jìn)行整理、核對，并編制《檔案移交清單》。3.接收部門對移交的檔案進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與移交部門溝通解決。4.雙方在《檔案移交清單》上簽字確認(rèn)，完成檔案交接手續(xù)。（三）檔案管理部門與外部機(jī)構(gòu)交接1.銀行與外部機(jī)構(gòu)（如監(jiān)管部門、審計(jì)機(jī)構(gòu)等）進(jìn)行檔案交接時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定辦理。2.檔案管理部門填寫《檔案外部交接清單》，注明交接檔案的名稱、數(shù)量、用途等信息。3.外部機(jī)構(gòu)接收人員簽字確認(rèn)后，雙方各留存一份交接清單。八、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.銀行內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及重要機(jī)密檔案的查閱，需經(jīng)銀行高級管理人員審批。（二）查閱流程1.查閱人員持審批通過的《檔案查閱申請表》到檔案管理部門。2.檔案管理人員根據(jù)申請表提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱室，如需復(fù)印或摘錄，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意。（三）借閱權(quán)限1.因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等信息。2.借閱申請需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.涉及重要檔案的借閱，還需報(bào)銀行分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）借閱流程1.借閱人員憑審批通過的《檔案借閱申請表》到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員將檔案交給借閱人員，并收取一定的押金或借閱憑證。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如因特殊情況需要延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。九、檔案保密與安全（一）保密措施1.對涉及銀行機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制接觸范圍，明確保密責(zé)任。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，承諾保守檔案機(jī)密。3.在檔案查閱、借閱過程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。（二）安全防范1.加強(qiáng)檔案保管場所的安全保衛(wèi)工作，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。2.安裝監(jiān)控設(shè)備，對檔案保管場所進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。3.定期對檔案進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時(shí)整改。十、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限已滿，且無繼續(xù)保存價(jià)值的。2.因其他原因需要銷毀的檔案，如檔案內(nèi)容已失效、重復(fù)無用等。（二）銷毀流程1.檔案管理部門提出檔案銷毀申請，填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、原因等信息。2.申請經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人、銀行分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，檔案管理部門組織實(shí)施檔案銷毀工作，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等。4.銷毀記錄應(yīng)保存一定期限，以備查閱。十一、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.銀行內(nèi)部審計(jì)部門定期對檔案保管與交接制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督。2.檔案管理部門定期對各部門的檔案管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（二）外部監(jiān)督1.