PAGE關(guān)于學(xué)校檔案管理制度一、總則（一）目的學(xué)校檔案是學(xué)校在教育教學(xué)、行政管理、后勤服務(wù)等各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。為加強(qiáng)學(xué)校檔案管理，有效保護(hù)和利用檔案，提高學(xué)校管理水平和教育教學(xué)質(zhì)量，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《機(jī)關(guān)檔案工作條例》等法律法規(guī)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門(mén)、各年級(jí)組、各學(xué)科組以及全體教職員工。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則。學(xué)校檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由學(xué)校綜合檔案室負(fù)責(zé)全校檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.完整準(zhǔn)確原則。確保檔案的齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確，全面反映學(xué)校工作的歷史面貌。3.方便利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供便捷的檔案信息服務(wù)。4.安全保密原則。加強(qiáng)檔案安全防護(hù)，嚴(yán)格保密制度，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.負(fù)責(zé)制定學(xué)校檔案管理規(guī)章制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理學(xué)校各類(lèi)檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、整理、編目、裝訂等工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查找和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫(kù)房的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。5.積極開(kāi)展檔案利用工作，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作提供檔案信息服務(wù)，辦理檔案查閱、借閱、復(fù)制等手續(xù)。6.組織檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。7.負(fù)責(zé)向教育主管部門(mén)和相關(guān)部門(mén)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（二）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和學(xué)校檔案管理制度，熱愛(ài)檔案工作，忠于職守。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管等日常工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。3.熟悉檔案內(nèi)容，積極主動(dòng)地為學(xué)校各部門(mén)和教職員工提供檔案利用服務(wù)，及時(shí)、準(zhǔn)確地查找和提供所需檔案資料。4.嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，做好檔案借閱登記和歸還工作，防止檔案丟失和損壞。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。6.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。（三）各部門(mén)兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、立卷和移交工作，確保本部門(mén)檔案的齊全完整。2.按照學(xué)校檔案管理要求，對(duì)本部門(mén)形成的文件材料進(jìn)行分類(lèi)整理，定期向綜合檔案室移交。3.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，提供本部門(mén)檔案相關(guān)信息。4.宣傳檔案工作的重要性，提高本部門(mén)人員的檔案意識(shí)，督促本部門(mén)人員及時(shí)將辦理完畢的文件材料歸檔。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的與學(xué)校有關(guān)的文件、指示、規(guī)定、通知等。2.學(xué)校黨、政、工、團(tuán)等組織形成的文件材料，包括會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、決議、決定、規(guī)章制度等。3.學(xué)校教學(xué)管理工作中形成的文件材料，如教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程表、教材、教案、學(xué)生成績(jī)冊(cè)、教學(xué)質(zhì)量評(píng)估材料等。4.學(xué)?？蒲泄芾砉ぷ髦行纬傻奈募牧?，如科研項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū)、立項(xiàng)批復(fù)、研究報(bào)告、成果鑒定材料、獲獎(jiǎng)證書(shū)等。5.學(xué)校行政管理工作中形成的文件材料，如人事檔案、工資報(bào)表、財(cái)務(wù)賬目、固定資產(chǎn)檔案、招生錄取材料、畢業(yè)生就業(yè)材料等。6.學(xué)校后勤管理工作中形成的文件材料，如房產(chǎn)檔案、水電維修記錄、物資采購(gòu)合同、食堂管理材料等。7.學(xué)校師生員工形成的具有保存價(jià)值的個(gè)人材料，如榮譽(yù)證書(shū)、科研成果、教學(xué)論文等。8.學(xué)校舉辦的各類(lèi)活動(dòng)形成的文件材料，如運(yùn)動(dòng)會(huì)、文藝演出、學(xué)術(shù)講座等活動(dòng)的方案、照片、錄像等。（二）收集要求1.各部門(mén)兼職檔案員要及時(shí)收集本部門(mén)在工作中形成的各類(lèi)文件材料，確保文件材料的齊全完整。2.對(duì)于重要文件材料，要實(shí)行跟蹤收集，在文件辦理過(guò)程中及時(shí)收集相關(guān)資料，防止文件散失。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、紙張完好，不符合要求的要進(jìn)行整理或復(fù)制。4.對(duì)電子文件要及時(shí)進(jìn)行收集和備份，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的規(guī)范要求，做到分類(lèi)科學(xué)、編號(hào)準(zhǔn)確、排列有序、編目詳細(xì)。（四）整理方法1.分類(lèi)。學(xué)校檔案分為黨群工作、行政管理、教學(xué)管理、科研管理、學(xué)生管理、后勤管理、聲像檔案等幾大類(lèi)，每大類(lèi)再根據(jù)具體情況分為若干小類(lèi)。2.編號(hào)。對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。編號(hào)采用年度類(lèi)別順序號(hào)的形式，如“2023行政00l”。3.編目。編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，以便于查閱。4.裝訂。對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進(jìn)行整理和修補(bǔ)，然后按照一定順序進(jìn)行裝訂，保持文件的整齊美觀。四、檔案的保管（一）庫(kù)房建設(shè)1.學(xué)校應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.庫(kù)房面積應(yīng)根據(jù)學(xué)校檔案數(shù)量和未來(lái)發(fā)展需要合理確定，確保檔案有足夠的存放空間。庫(kù)房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，使庫(kù)房溫度保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度保持在45%60%之間。（二）檔案裝具1.選用符合檔案保管要求的檔案柜、檔案架等裝具，確保檔案存放安全、整齊、有序。2.對(duì)檔案裝具進(jìn)行編號(hào)，便于管理和查找。（三）檔案存放1.按照檔案分類(lèi)方案，將檔案分類(lèi)存放于檔案裝具中，不同類(lèi)別的檔案之間應(yīng)保持一定的間距，便于通風(fēng)和查找。2.對(duì)珍貴檔案和易損檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專(zhuān)柜存放、復(fù)制備份等。3.建立檔案存放位置索引，標(biāo)明檔案的存放位置，方便快速查找檔案。（四）庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入庫(kù)房。2.定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行檢查，查看檔案是否有霉變、蟲(chóng)蛀、破損等情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施處理。3.保持庫(kù)房清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。4.做好庫(kù)房溫濕度記錄，根據(jù)溫濕度變化及時(shí)采取調(diào)節(jié)措施。5.加強(qiáng)庫(kù)房安全防范，配備必要的消防器材和防盜設(shè)備，確保檔案安全。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則。檔案利用應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和學(xué)校檔案管理制度的規(guī)定。2.服務(wù)學(xué)校工作原則。充分發(fā)揮檔案的作用，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。3.嚴(yán)格審批原則。檔案查閱、借閱等利用活動(dòng)應(yīng)經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批程序，確保檔案信息安全。（二）利用方式1.查閱。因工作需要查閱檔案的，查閱人員應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱。確因工作需要長(zhǎng)期使用檔案的，借閱人員應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和綜合檔案室負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)兩周，特殊情況需延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損，不得擅自復(fù)制檔案。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。3.復(fù)制。因工作需要復(fù)制檔案的，復(fù)制人員應(yīng)填寫(xiě)《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和綜合檔案室負(fù)責(zé)人簽字同意后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤，并加蓋檔案復(fù)制專(zhuān)用章。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用活動(dòng)進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括利用時(shí)間、利用者姓名、所在部門(mén)、利用目的、利用檔案名稱及數(shù)量、歸還時(shí)間等。2.檔案利用登記冊(cè)應(yīng)妥善保管，以備查詢。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則。學(xué)校檔案部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，一般每五年進(jìn)行一次全面鑒定。2.準(zhǔn)確判定原則。根據(jù)檔案的保存價(jià)值，準(zhǔn)確判定檔案的保管期限，區(qū)分永久、長(zhǎng)期、短期保管檔案。3.嚴(yán)格審批原則。檔案鑒定工作應(yīng)成立鑒定小組，由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員組成。鑒定結(jié)果應(yīng)報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）鑒定方法1.直接鑒定法。鑒定人員應(yīng)逐件審查檔案，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。2.參考檔案保管期限表。根據(jù)國(guó)家檔案局制定的檔案保管期限表，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。（三）銷(xiāo)毀程序1.對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案部門(mén)編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，詳細(xì)列出檔案的編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。2.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案部門(mén)會(huì)同相關(guān)部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，確保檔案信息安全。3.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并由監(jiān)銷(xiāo)人員現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存，作為檔案銷(xiāo)毀工作記錄。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案管理人員應(yīng)定期填寫(xiě)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，報(bào)送學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)檔案管理部門(mén)。3.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)