PAGE學(xué)校檔案保管保密制度一、總則（一）目的為加強學(xué)校檔案的保管與保密工作，確保學(xué)校檔案的安全與完整，維護學(xué)校的合法權(quán)益，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及教育行業(yè)相關(guān)標準，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各年級、各班級以及全體教職工和學(xué)生在檔案保管與保密工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.安全保密原則：檔案保管應(yīng)確保安全，防止檔案信息泄露、篡改、丟失或損壞。2.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和教育行業(yè)相關(guān)標準，依法開展檔案保管與保密工作。3.分級管理原則：根據(jù)檔案的重要性和敏感性，實行分級管理，明確各級管理人員的職責(zé)和權(quán)限。4.方便利用原則：在確保檔案安全保密的前提下，應(yīng)便于檔案的查閱、使用和傳遞，以滿足學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作的需要。二、檔案保管（一）檔案庫房建設(shè)1.選址要求：檔案庫房應(yīng)選擇在干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的位置，遠離易燃、易爆、污染源等。2.建筑結(jié)構(gòu)：庫房應(yīng)采用堅固的建筑結(jié)構(gòu)，具備良好的密封性和隔熱性，地面應(yīng)平整、光潔，便于清潔和排水。3.設(shè)施設(shè)備：配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、空調(diào)、除濕機、滅火器、防蟲藥品、防盜報警裝置等。（二）檔案整理與分類1.整理要求：對收集到的檔案進行及時整理，剔除重復(fù)、無效的文件，確保檔案的完整性和準確性。2.分類標準：按照檔案的形成來源、時間、內(nèi)容、形式等因素進行分類，建立科學(xué)合理的檔案分類體系。一般可分為黨群工作類、行政管理類、教學(xué)管理類、學(xué)生管理類、科研管理類、財務(wù)管理類、后勤管理類等。3.編號標識：對每一類檔案進行編號標識，便于查找和管理。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則，一經(jīng)確定不得隨意更改。（三）檔案存放與排列1.存放方式：根據(jù)檔案的分類和編號，將檔案有序存放在檔案架或檔案柜中，確保檔案排列整齊、便于查找。2.排列順序：檔案應(yīng)按照年度、類別、保管期限等順序進行排列，同一類檔案應(yīng)按照時間先后順序排列。對于電子檔案，應(yīng)建立相應(yīng)的目錄結(jié)構(gòu)，確保電子檔案的存儲和管理有序。（四）檔案保管期限1.確定原則：根據(jù)檔案的重要性、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素，確定檔案的保管期限。保管期限一般分為永久、長期（16年至50年）、短期（15年以下）三種。2.定期鑒定：學(xué)校應(yīng)定期對檔案進行鑒定，根據(jù)檔案的實際情況調(diào)整保管期限。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門和專家共同進行。（五）檔案安全防護1.防火措施：檔案庫房應(yīng)配備足夠數(shù)量的滅火器，定期檢查和維護消防設(shè)施設(shè)備，確保其性能良好。嚴禁在庫房內(nèi)吸煙和使用明火，嚴禁存放易燃、易爆物品。2.防盜措施：檔案庫房應(yīng)安裝防盜門窗、防盜報警裝置等，加強安全防范。庫房鑰匙應(yīng)由專人保管，嚴格控制鑰匙的使用范圍。非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入庫房。3.防潮措施：檔案庫房應(yīng)保持適宜的濕度，可通過安裝除濕機等設(shè)備進行調(diào)節(jié)。定期檢查檔案的受潮情況，對受潮的檔案應(yīng)及時進行處理。4.防蟲措施：在檔案庫房內(nèi)放置防蟲藥品，定期檢查和更換，防止檔案被蟲蛀。對已發(fā)現(xiàn)蟲害的檔案，應(yīng)采取相應(yīng)的防蟲措施進行處理。5.防鼠措施：封堵庫房內(nèi)的鼠洞，清除庫房內(nèi)的食物殘渣等，防止老鼠進入庫房。可在庫房內(nèi)放置鼠夾、鼠藥等滅鼠工具，定期進行檢查和清理。6.電子檔案安全：對電子檔案應(yīng)采取加密存儲、備份等安全措施，防止電子檔案信息泄露、丟失或損壞。定期對電子檔案進行維護和更新，確保電子檔案系統(tǒng)的正常運行。三、檔案保密（一）保密制度建設(shè)1.制定保密制度：學(xué)校應(yīng)制定完善的檔案保密制度，明確保密工作的目標、任務(wù)、措施和責(zé)任，確保保密工作有章可循。2.加強保密教育：定期組織全體教職工和學(xué)生進行保密教育，提高保密意識，增強保密責(zé)任感。保密教育應(yīng)納入學(xué)校的培訓(xùn)計劃，作為教職工和學(xué)生培訓(xùn)的重要內(nèi)容。3.簽訂保密協(xié)議：對涉及檔案管理工作的人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和違約責(zé)任。保密協(xié)議應(yīng)明確保密的范圍、期限、措施以及違反協(xié)議應(yīng)承擔(dān)的法律責(zé)任等。（二）保密措施1.人員管理：嚴格控制檔案管理人員的數(shù)量，選擇政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強、保密意識好的人員擔(dān)任檔案管理工作。加強對檔案管理人員的日常管理和監(jiān)督，定期進行考核和培訓(xùn)。2.權(quán)限控制：根據(jù)檔案的保密級別和使用范圍，對檔案管理人員的操作權(quán)限進行嚴格控制。檔案管理人員應(yīng)嚴格按照規(guī)定的權(quán)限進行操作，不得擅自擴大權(quán)限范圍。3.查閱審批：嚴格檔案查閱審批制度，凡查閱檔案的人員，必須填寫查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容、時間等，經(jīng)相關(guān)部門負責(zé)人審批后，方可查閱。查閱重要檔案或涉及機密的檔案，應(yīng)經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準。4.借閱管理：檔案借閱應(yīng)嚴格履行借閱手續(xù)，借閱人應(yīng)填寫借閱登記表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限等，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準后，方可借閱。借閱期限一般不得超過規(guī)定時間，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播檔案內(nèi)容。5.傳遞保密：檔案傳遞應(yīng)通過安全可靠的方式進行，如專人送達、機要通信等。傳遞過程中應(yīng)確保檔案的安全，防止檔案丟失、泄露。對涉及機密的檔案傳遞，應(yīng)采取加密措施。6.銷毀保密：檔案銷毀應(yīng)嚴格按照規(guī)定的程序進行，由檔案管理部門提出銷毀意見，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，指定專人負責(zé)銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)進行登記，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、時間等，并由監(jiān)銷人員簽字確認。銷毀過程中應(yīng)確保檔案信息無法恢復(fù)，防止檔案信息泄露。（三）保密監(jiān)督與檢查1.建立監(jiān)督機制：學(xué)校應(yīng)建立檔案保密監(jiān)督機制，定期對檔案保管與保密工作進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。2.定期檢查：檔案管理部門應(yīng)定期對檔案庫房、檔案整理、檔案查閱借閱等情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。檢查內(nèi)容包括檔案的存放情況、安全防護措施、保密制度執(zhí)行情況等。3.專項檢查：針對重要檔案、涉及機密的檔案以及在特殊時期的檔案保管與保密工作，應(yīng)進行專項檢查，確保檔案的安全保密。4.違規(guī)處理：對違反檔案保管保密制度的行為，應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。對造成檔案信息泄露、丟失或損壞的，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。四、檔案利用（一）利用原則1.合法合規(guī)原則：檔案利用應(yīng)在法律法規(guī)和學(xué)校制度允許的范圍內(nèi)進行，不得損害學(xué)校和他人的合法權(quán)益。2.服務(wù)教學(xué)科研原則：檔案利用應(yīng)緊密圍繞學(xué)校的教學(xué)、科研、管理等工作，為學(xué)校的發(fā)展提供有力支持。3.方便快捷原則：在確保檔案安全保密的前提下，應(yīng)簡化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，方便教職工和學(xué)生查閱使用檔案。（二）利用方式1.查閱：教職工和學(xué)生因工作、學(xué)習(xí)需要查閱檔案的，應(yīng)按照查閱審批制度的要求，填寫查閱申請表，經(jīng)相關(guān)部門負責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱檔案。檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)，確保查閱工作順利進行。2.借閱：對于確需借閱檔案的人員，應(yīng)按照借閱管理規(guī)定辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.復(fù)制：根據(jù)檔案利用的實際需要，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準，可對檔案進行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)使用規(guī)范的復(fù)制設(shè)備和材料，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明復(fù)制日期、份數(shù)等。（三）利用登記1.建立利用登記制度：檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記臺賬，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進行詳細記錄。登記內(nèi)容包括利用人姓名、單位、利用時間、利用目的、檔案名稱、數(shù)量、利用方式等。2.定期統(tǒng)計分析：定期對檔案利用登記臺賬進行統(tǒng)計分析，了解檔案利用的規(guī)律和趨勢，為