PAGE文書檔案收集歸檔制度一、總則（一）目的為了加強本公司/組織文書檔案的收集與歸檔管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門在工作活動中形成的具有保存價值的各種文書檔案，包括但不限于紙質文件、電子文件、圖表、聲像等資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：文書檔案由公司/組織檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，各部門應指定專人負責本部門文書檔案的收集、整理和移交工作。2.完整準確原則：應確保收集的文書檔案全面反映公司/組織各項工作活動的真實情況，內容準確無誤。3.及時歸檔原則：文書材料形成后，應按照規(guī)定及時收集、整理并歸檔，避免積壓和散失。4.便于利用原則：檔案的整理和分類應科學合理，便于查找、調閱和利用。二、收集范圍（一）行政管理類1.公司/組織制定的各項規(guī)章制度、辦法、規(guī)定、通知、通報等文件。2.公司/組織的年度工作計劃、總結、報告、統(tǒng)計報表等。3.公司/組織召開的各類會議文件，包括會議通知、議程、報告、決議、紀要等。4.公司/組織的大事記、年鑒、組織沿革等資料。5.公司/組織的行政事務管理文件，如印章管理、辦公用品管理、車輛管理等相關文件。6.公司/組織與上級主管部門、政府部門及其他單位的往來文件，包括請示、報告、批復、函件等。（二）業(yè)務管理類1.公司/組織業(yè)務范圍內的各類合同、協(xié)議、意向書、招投標文件等。2.業(yè)務工作中的計劃、方案、總結、分析報告、調研報告等。3.業(yè)務工作中形成的各類技術文件、標準、規(guī)范、操作規(guī)程等。4.業(yè)務工作中的統(tǒng)計報表、數(shù)據(jù)資料、市場調研信息等。5.業(yè)務工作中涉及的客戶資料、業(yè)務往來信函、訂單、發(fā)貨單、對賬單等。（三）財務審計類1.財務預算、決算、財務報表、財務分析報告等文件。2.財務管理制度、財務審批流程、財務審計報告等。3.稅務申報資料、納稅憑證、發(fā)票存根等。4.固定資產(chǎn)管理文件，包括固定資產(chǎn)清單、購置合同、折舊計算表等。5.資金管理文件，如資金計劃、資金使用報告、資金往來憑證等。（四）人力資源類1.員工招聘、錄用、培訓、考核、獎懲、晉升、調動、離職等相關文件。2.員工勞動合同、薪酬福利文件、社會保險資料等。3.人力資源規(guī)劃、人才培養(yǎng)計劃、員工隊伍建設報告等。4.員工培訓教材、培訓記錄、培訓證書等。5.員工績效考核方案、考核結果匯總表等。（五）其他類1.公司/組織獲得的榮譽證書、獎狀、獎杯等相關資料。2.公司/組織參加的各類活動的文件、照片、錄像等資料。3.公司/組織對外宣傳資料，如宣傳冊、海報、宣傳片等。4.公司/組織的重大事件、突發(fā)事件的相關文件、記錄、報告等。5.其他具有保存價值的文書檔案。三、收集要求（一）文件材料齊全完整各部門應確保收集的文件材料齊全，涵蓋工作活動的各個方面，不得遺漏重要文件。同時，文件應內容完整，包括文件的正件、附件、批示、簽批意見等。（二）文件格式規(guī)范1.紙質文件應使用統(tǒng)一規(guī)格的紙張，字跡清晰、工整，簽字蓋章齊全。2.電子文件應采用通用格式，如DOC、XLS、PPT、PDF等，并確保文件內容可正常讀取。電子文件應按照規(guī)定命名，標注日期、主題、作者等信息。3.圖表應繪制清晰、準確，有明確的標題和編號。4.聲像資料應圖像清晰、聲音清晰，有相應的文字說明，注明拍攝時間、地點、人物、事件等信息。（三）文件簽署手續(xù)完備文件應按照規(guī)定的程序進行簽署，確保文件的有效性和合法性。涉及重要事項的文件，應有相關領導和部門的簽批意見。（四）文件分類準確各部門應按照本制度規(guī)定的收集范圍和分類標準，對文件進行準確分類，便于后續(xù)的整理和歸檔。四、收集流程（一）文件形成部門收集1.各部門在工作活動中形成的文件材料，由部門指定專人負責收集。收集人員應及時對文件進行整理，剔除重復、無效的文件。2.收集人員應按照文件的類別和時間順序，對文件進行初步分類和排序，確保文件的系統(tǒng)性。（二）定期移交檔案管理部門1.各部門應定期（每月/每季度）將收集整理好的文件材料移交至公司/組織檔案管理部門。移交時，應填寫《文書檔案移交清單》，詳細注明移交文件的名稱、數(shù)量、日期等信息。2.檔案管理部門接收文件時，應認真核對《文書檔案移交清單》與實際移交文件的一致性，對不符合要求的文件，應及時退回原部門補充或更正。（三）檔案管理部門審核與整理1.檔案管理部門對接收的文件進行審核，檢查文件的完整性、準確性、規(guī)范性和簽署手續(xù)等是否符合要求。2.審核通過的文件，檔案管理部門按照檔案整理的標準和方法進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，使其達到歸檔要求。3.對于不符合要求的文件，檔案管理部門應及時與原部門溝通，要求其限期整改后重新移交。五、歸檔整理（一）分類標準1.年度分類法：按照文件形成的年度進行分類，將同一年度的文件集中在一起。2.組織機構分類法：按照公司/組織內部的組織機構進行分類，將各部門形成的文件分別歸類。3.問題分類法：按照文件反映的問題進行分類，如行政管理、業(yè)務管理、財務審計等。（二）編號規(guī)則1.檔案編號：采用“年度組織機構代碼類別代碼順序號”的編號規(guī)則。例如：20230101001，表示2023年度公司辦公室行政管理類的第一份文件。2.類別代碼：根據(jù)文件的分類標準，為各類文件設定相應的代碼。如行政管理類代碼為01，業(yè)務管理類代碼為02等。3.順序號：按照文件歸檔的先后順序，為每份文件編制順序號，從001開始依次編號。（三）編目要求1.編制案卷目錄：檔案管理部門應根據(jù)整理好的檔案，編制案卷目錄。案卷目錄應包括案卷號、題名、年度、保管期限、頁數(shù)、備注等信息。2.編制文件目錄：對于每一卷檔案，應編制文件目錄，詳細列出卷內每份文件的題名、日期、文號、責任者、頁數(shù)等信息。文件目錄應打印成冊，置于卷首。3.電子編目：同時，應建立電子檔案目錄，便于計算機檢索和查詢。電子檔案目錄應與紙質目錄保持一致，并定期進行更新維護。（四）裝訂要求1.紙質文件應按照一定的順序進行裝訂，確保文件整齊、牢固。裝訂時應去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等。2.對于紙張規(guī)格不一致的文件，應進行折疊或粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一。3.裝訂后的案卷應在左側裝訂，裝訂厚度應適中，以方便查閱和保管。六、保管期限（一）永久保管1.公司/組織制定的具有長期法律效力的規(guī)章制度、重要決議、決定等文件。2.公司/組織的年度財務決算報表、財務審計報告等重要財務文件。3.公司/組織的重大歷史事件、重要活動的相關文件、記錄等。4.公司/組織與上級主管部門、政府部門及其他單位簽訂的具有長期合作關系或重大影響的合同、協(xié)議等。5.公司/組織獲得的重要榮譽證書、獎狀等。（二）定期保管1.定期保管期限分為30年和10年。2.保管期限為30年的文件包括：公司/組織的年度工作計劃、總結、報告等；各部門的業(yè)務工作規(guī)劃、方案、總結等；一般性合同、協(xié)議等。3.保管期限為10年的文件包括：公司/組織的一般性會議文件、通知、通報等；各部門的日常工作記錄、統(tǒng)計報表等；短期的業(yè)務往來信函、訂單等。（三）鑒定與調整1.檔案管理部門應定期對已歸檔的文件進行鑒定，根據(jù)文件的實際價值和保管期限的規(guī)定，確定其保管期限是否需要調整。2.鑒定工作應由檔案管理部門會同相關業(yè)務部門共同進行，形成鑒定意見。對于保管期限已滿且確無保存價值的文件，應按照規(guī)定進行銷毀。3.銷毀文件時，應填寫《文件銷毀清單》，注明文件的名稱、數(shù)量、銷毀日期等信息，并由檔案管理部門負責人、監(jiān)銷人等簽字確認。銷毀清單應長期保存。七、查閱利用（一）查閱權限1.公司/組織內部人員查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.查閱重要檔案或涉及機密的檔案，需經(jīng)公司/組織主管領導批準。3.外部單位查閱檔案，應持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱范圍等信息，經(jīng)公司/組織主管領導批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。（二）查閱登記檔案管理部門應對查閱檔案的人員進行登記，記錄查閱時間、查閱人員姓名、所在部門、查閱內容、歸還時間等信息。查閱人員應在規(guī)定的時間內歸還檔案，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用限制1.查閱檔案時，查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換等。如需復印檔案，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。2.涉及公司/組織機密的檔案，查閱人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內容。查閱結束后，檔案管理部門應對檔案進行檢查，確保檔案的完整性和保密性。八、安全與保密（一）檔案安全1.檔案管理部門應配備必要的檔案保管設施，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保檔案的安全保管。2.定期對檔案保管設施進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。同時，應做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，保持適宜的溫濕度環(huán)境。3.加強對檔案庫房的安全管理，設置門禁系統(tǒng)，限制無關人員進入。檔案管理人員應嚴格遵守庫房管理制度，不得擅自離崗。（二）檔案保密1.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，對檔案內容保密。不得向無關人員泄露檔案信息。2.對涉及公司/組織機