PAGE質(zhì)量檔案動(dòng)態(tài)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司質(zhì)量管理，規(guī)范質(zhì)量檔案管理工作，確保質(zhì)量檔案的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，有效支持公司質(zhì)量決策和持續(xù)改進(jìn)，特制定本質(zhì)量檔案動(dòng)態(tài)管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有與質(zhì)量相關(guān)的文件、記錄、數(shù)據(jù)等資料的檔案管理，包括但不限于產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)制造、質(zhì)量檢驗(yàn)、售后服務(wù)等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的質(zhì)量信息。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：質(zhì)量檔案應(yīng)如實(shí)反映產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量狀況，確保所記錄的信息真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋質(zhì)量活動(dòng)全過(guò)程的各類(lèi)資料，保證檔案內(nèi)容完整無(wú)缺。3.準(zhǔn)確性原則：數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、表述清晰，避免模糊或歧義性信息。4.動(dòng)態(tài)性原則：隨著質(zhì)量活動(dòng)的推進(jìn)和變化，及時(shí)更新和完善質(zhì)量檔案，保持其時(shí)效性。5.保密性原則：對(duì)涉及公司商業(yè)機(jī)密和敏感質(zhì)量信息的檔案，嚴(yán)格保密，防止泄露。二、質(zhì)量檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)1.產(chǎn)品質(zhì)量檔案：包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、原材料檢驗(yàn)報(bào)告、生產(chǎn)過(guò)程質(zhì)量記錄、成品檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量事故處理記錄等，反映單個(gè)產(chǎn)品從設(shè)計(jì)到交付全過(guò)程的質(zhì)量情況。2.質(zhì)量管理體系檔案：如質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、質(zhì)量計(jì)劃、內(nèi)部審核報(bào)告、管理評(píng)審記錄等，與公司質(zhì)量管理體系運(yùn)行相關(guān)的文件和記錄。3.供應(yīng)商質(zhì)量檔案：涵蓋供應(yīng)商資質(zhì)證明、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、供貨業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)、質(zhì)量問(wèn)題處理記錄等，對(duì)供應(yīng)商質(zhì)量表現(xiàn)的跟蹤和評(píng)估資料。4.客戶質(zhì)量檔案：包含客戶投訴記錄、客戶反饋信息、客戶滿意度調(diào)查結(jié)果等，關(guān)于客戶對(duì)產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量評(píng)價(jià)及反饋的檔案。（二）編號(hào)為便于質(zhì)量檔案的標(biāo)識(shí)和檢索，對(duì)每類(lèi)檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)采用[具體編號(hào)規(guī)則]，例如：1.產(chǎn)品質(zhì)量檔案編號(hào)：“P[產(chǎn)品型號(hào)][年份][流水號(hào)]”，其中“P”表示產(chǎn)品質(zhì)量檔案，“[產(chǎn)品型號(hào)]”為具體產(chǎn)品型號(hào)，“[年份]”為檔案形成年份，“[流水號(hào)]”為該年份內(nèi)該產(chǎn)品質(zhì)量檔案的順序號(hào)。2.質(zhì)量管理體系檔案編號(hào)：“QMS[文件類(lèi)別代碼][年份][流水號(hào)]”，“QMS”代表質(zhì)量管理體系檔案，“[文件類(lèi)別代碼]”根據(jù)文件所屬類(lèi)別設(shè)定，如質(zhì)量手冊(cè)為“01”，程序文件為“02”等，“[年份]”和“[流水號(hào)]”含義同產(chǎn)品質(zhì)量檔案編號(hào)。3.供應(yīng)商質(zhì)量檔案編號(hào)：“S[供應(yīng)商代碼][年份][流水號(hào)]”，“S”表示供應(yīng)商質(zhì)量檔案，“[供應(yīng)商代碼]”為供應(yīng)商唯一識(shí)別代碼，“[年份]”和“[流水號(hào)]”同理。4.客戶質(zhì)量檔案編號(hào)：“C[客戶編號(hào)][年份][流水號(hào)]”，“C”代表客戶質(zhì)量檔案，“[客戶編號(hào)]”為客戶標(biāo)識(shí)，“[年份]”和“[流水號(hào)]”一致。三、質(zhì)量檔案的建立與收集（一）職責(zé)分工1.各部門(mén)：負(fù)責(zé)本部門(mén)質(zhì)量活動(dòng)中產(chǎn)生的各類(lèi)質(zhì)量文件和記錄的收集、整理，并及時(shí)移交至質(zhì)量檔案管理部門(mén)。2.質(zhì)量檔案管理部門(mén)：制定質(zhì)量檔案收集計(jì)劃，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)的收集工作，負(fù)責(zé)質(zhì)量檔案的集中整理、歸檔和保管。（二）建立流程1.產(chǎn)品質(zhì)量檔案在產(chǎn)品研發(fā)階段，設(shè)計(jì)部門(mén)應(yīng)及時(shí)整理產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)要求等文件；工藝部門(mén)編制工藝文件，并提交給質(zhì)量檔案管理部門(mén)。生產(chǎn)過(guò)程中，各工序操作人員應(yīng)如實(shí)填寫(xiě)質(zhì)量記錄，如生產(chǎn)日?qǐng)?bào)表、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄等，由車(chē)間負(fù)責(zé)人定期收集并移交。成品檢驗(yàn)完成后，質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)出具成品檢驗(yàn)報(bào)告，連同相關(guān)檢驗(yàn)記錄一并交質(zhì)量檔案管理部門(mén)。對(duì)于質(zhì)量事故，責(zé)任部門(mén)應(yīng)詳細(xì)記錄事故經(jīng)過(guò)、原因分析、處理措施及結(jié)果等，形成專(zhuān)項(xiàng)質(zhì)量事故處理記錄，及時(shí)歸檔。2.質(zhì)量管理體系檔案質(zhì)量管理部門(mén)負(fù)責(zé)制定和修訂質(zhì)量手冊(cè)、程序文件等體系文件，在文件發(fā)布后，將原件及發(fā)布記錄交質(zhì)量檔案管理部門(mén)。內(nèi)部審核和管理評(píng)審活動(dòng)結(jié)束后，審核組和評(píng)審組應(yīng)分別整理審核報(bào)告和評(píng)審記錄，提交給質(zhì)量管理部門(mén)審核后，移交質(zhì)量檔案管理部門(mén)存檔。3.供應(yīng)商質(zhì)量檔案采購(gòu)部門(mén)在選定供應(yīng)商后，收集供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證證書(shū)等資質(zhì)證明文件，交質(zhì)量檔案管理部門(mén)。質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)對(duì)采購(gòu)的原材料、零部件等進(jìn)行檢驗(yàn)，將檢驗(yàn)報(bào)告定期匯總給質(zhì)量檔案管理部門(mén)。采購(gòu)部門(mén)根據(jù)供應(yīng)商供貨業(yè)績(jī)，如交貨及時(shí)性、產(chǎn)品合格率等，進(jìn)行評(píng)價(jià)并記錄，反饋至質(zhì)量檔案管理部門(mén)，更新供應(yīng)商質(zhì)量檔案。4.客戶質(zhì)量檔案銷(xiāo)售部門(mén)負(fù)責(zé)收集客戶投訴信息，詳細(xì)記錄投訴內(nèi)容、客戶要求及聯(lián)系方式等，及時(shí)傳遞給質(zhì)量檔案管理部門(mén)。售后服務(wù)部門(mén)在處理客戶投訴過(guò)程中，記錄處理過(guò)程和結(jié)果，形成客戶投訴處理記錄，交質(zhì)量檔案管理部門(mén)。定期開(kāi)展客戶滿意度調(diào)查，調(diào)查結(jié)果由市場(chǎng)調(diào)研部門(mén)整理分析后，提交給質(zhì)量檔案管理部門(mén)存檔。（三）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)質(zhì)量文件和記錄的收集工作，確保資料的及時(shí)性和完整性。2.收集的質(zhì)量文件和記錄應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、簽字蓋章齊全，符合檔案保存要求。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式通用、易于讀取，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)，同時(shí)注明文件形成日期、來(lái)源等信息。四、質(zhì)量檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.按照質(zhì)量檔案的分類(lèi)和編號(hào)規(guī)則，對(duì)收集到的資料進(jìn)行分類(lèi)整理。2.同一類(lèi)檔案應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排序，便于查閱。3.去除重復(fù)、無(wú)效或無(wú)關(guān)的文件，確保檔案內(nèi)容精煉。（二）整理步驟1.文件審核：質(zhì)量檔案管理部門(mén)對(duì)接收的質(zhì)量文件和記錄進(jìn)行審核，檢查其完整性、準(zhǔn)確性和合規(guī)性，對(duì)不符合要求的資料返回原部門(mén)補(bǔ)充或修正。2.資料分類(lèi)：根據(jù)檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，將審核后的資料分別歸入相應(yīng)類(lèi)別，并按照編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)。3.裝訂編目：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，編制檔案目錄，目錄內(nèi)容包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源等信息，便于檢索。4.電子檔案整理：對(duì)電子文件進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，建立電子文件夾結(jié)構(gòu)，與紙質(zhì)檔案編號(hào)對(duì)應(yīng)，同時(shí)在電子文件中添加元數(shù)據(jù)信息，如文件標(biāo)題、作者、日期等，方便查找和管理。（三）歸檔存儲(chǔ)1.紙質(zhì)檔案：將整理好的紙質(zhì)檔案存放在專(zhuān)用的檔案柜中，按照檔案類(lèi)別和編號(hào)順序排列，便于快速查找。檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥，防止檔案受潮、發(fā)霉或損壞。2.電子檔案：電子檔案存儲(chǔ)在服務(wù)器的指定文件夾中，并定期進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，建立電子檔案索引數(shù)據(jù)庫(kù)，提高電子檔案的檢索效率。五、質(zhì)量檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱公司內(nèi)部員工因工作需要查閱質(zhì)量檔案，應(yīng)填寫(xiě)《質(zhì)量檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱和編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到質(zhì)量檔案管理部門(mén)查閱。一般員工查閱與本職工作相關(guān)的質(zhì)量檔案，由部門(mén)主管審批；涉及跨部門(mén)或重要質(zhì)量信息的檔案查閱，需經(jīng)質(zhì)量檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.外部查閱因合作項(xiàng)目、政府監(jiān)管等原因，外部單位需要查閱公司質(zhì)量檔案時(shí)，必須事先征得公司同意，并簽訂保密協(xié)議。外部查閱申請(qǐng)由公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)提出，經(jīng)公司總經(jīng)理審批后，由質(zhì)量檔案管理部門(mén)安排專(zhuān)人陪同查閱，查閱過(guò)程中不得擅自復(fù)印、拍照或帶出檔案資料。（二）借閱流程1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱質(zhì)量檔案，需填寫(xiě)《質(zhì)量檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱用途、借閱期限等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和質(zhì)量檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過(guò)[具體期限]，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的質(zhì)量檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、污損或抽取、撤換檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案，質(zhì)量檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)追究借閱人員責(zé)任。（三）查閱與借閱記錄質(zhì)量檔案管理部門(mén)應(yīng)建立查閱與借閱登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、部門(mén)、查閱（借閱）目的、檔案名稱和編號(hào)、審批情況、歸還日期等信息，以備查詢和追溯。六、質(zhì)量檔案的更新與維護(hù)（一）定期審查1.質(zhì)量檔案管理部門(mén)每年定期對(duì)質(zhì)量檔案進(jìn)行審查，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和時(shí)效性。2.審查內(nèi)容包括檔案資料是否齊全、編號(hào)是否規(guī)范、記錄是否清晰、存儲(chǔ)是否安全等方面。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)進(jìn)行整改。（二）動(dòng)態(tài)更新1.隨著公司質(zhì)量活動(dòng)的持續(xù)開(kāi)展，如產(chǎn)品改進(jìn)、工藝優(yōu)化、供應(yīng)商變更、客戶需求變化等，相關(guān)質(zhì)量檔案應(yīng)及時(shí)更新。2.涉及質(zhì)量檔案更新的部門(mén)，應(yīng)在變更發(fā)生后[規(guī)定時(shí)間]內(nèi)將更新后的資料提交給質(zhì)量檔案管理部門(mén)，由其進(jìn)行整理、歸檔和替換原檔案。（三）數(shù)據(jù)維護(hù)1.對(duì)于質(zhì)量檔案中的數(shù)據(jù)信息，如檢驗(yàn)數(shù)據(jù)、統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果等，應(yīng)定期進(jìn)行核對(duì)和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可靠性。統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果等，應(yīng)定期進(jìn)行核對(duì)和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可靠性。2.如發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)存在錯(cuò)誤或異常，應(yīng)及時(shí)追溯原始記錄，進(jìn)行修正，并對(duì)相關(guān)質(zhì)量檔案進(jìn)行相應(yīng)更新。同時(shí)，對(duì)數(shù)據(jù)維護(hù)過(guò)程進(jìn)行記錄，以備查詢。七、質(zhì)量檔案的安全與保密（一）安全管理1.質(zhì)量檔案管理部門(mén)應(yīng)采取必要的安全措施，確保質(zhì)量檔案的實(shí)體安全，防止檔案被盜、丟失、損壞或篡改。2.檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)配備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施設(shè)備，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。3.對(duì)電子質(zhì)量檔案的存儲(chǔ)和傳輸，應(yīng)采取加密、備份等安全技術(shù)手段，防止數(shù)據(jù)泄露或被非法獲取。（二）保密措施1.嚴(yán)格限制質(zhì)量檔案的知悉范圍，對(duì)涉及公司商業(yè)機(jī)密、技術(shù)秘密和敏感質(zhì)量信息的檔案，應(yīng)明確標(biāo)識(shí)，并采取相應(yīng)的保密措施。2.接觸質(zhì)量檔案的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，承諾對(duì)檔案內(nèi)容予以保密，不得向無(wú)關(guān)人員透露。3.在質(zhì)量檔案查閱、借閱過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得在非保密場(chǎng)所談?wù)摍n案內(nèi)容，確保檔案信息安全。八、質(zhì)量檔案的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.質(zhì)量檔案超過(guò)保存期限，且確認(rèn)已無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的，可以申請(qǐng)銷(xiāo)毀。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、產(chǎn)品停產(chǎn)等原因，相關(guān)質(zhì)量檔案不再使用且無(wú)保存必要的，可進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。（二）銷(xiāo)毀流程1.由質(zhì)量檔案管理部門(mén)提出質(zhì)量檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《質(zhì)量檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明銷(xiāo)毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息。