PAGE檔案室開放與控制制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案室的管理，規(guī)范檔案的開放與控制工作，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織檔案室所保管的各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：采取有效措施，保障檔案的安全，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失。同時(shí)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密。3.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，合理開放檔案資源，為公司/組織內(nèi)部各部門以及有權(quán)限的外部單位和個(gè)人提供便捷的檔案利用服務(wù)。4.科學(xué)管理原則：運(yùn)用科學(xué)的管理方法和技術(shù)手段，對(duì)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行全面、系統(tǒng)的管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。二、檔案開放（一）開放范圍1.已過(guò)保密期限的檔案：根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司/組織相關(guān)規(guī)定，對(duì)已過(guò)保密期限的檔案，經(jīng)鑒定后予以開放。2.不涉及保密內(nèi)容的檔案：對(duì)于一般性的業(yè)務(wù)檔案、公開的文件資料等，不涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的，可按規(guī)定開放。3.經(jīng)批準(zhǔn)公開的特定檔案：對(duì)于一些具有重要?dú)v史價(jià)值、文化價(jià)值或社會(huì)意義的檔案，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照相關(guān)程序進(jìn)行處理后，可向社會(huì)公眾開放。（二）開放方式1.查閱：公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的，可填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。檔案室工作人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，協(xié)助查閱人員查找所需檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，如需復(fù)印或摘錄相關(guān)內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員同意，并登記備案。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，須填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管所借檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自將檔案帶出公司/組織辦公區(qū)域。借閱期滿后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案室工作人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。3.網(wǎng)絡(luò)查詢：為方便公司/組織內(nèi)部人員利用檔案，可建立檔案信息管理系統(tǒng)，將部分可以公開的檔案信息錄入系統(tǒng)，提供網(wǎng)絡(luò)查詢服務(wù)。使用網(wǎng)絡(luò)查詢檔案的人員，應(yīng)通過(guò)公司/組織內(nèi)部辦公網(wǎng)絡(luò)登錄系統(tǒng)，并進(jìn)行身份驗(yàn)證。查詢?nèi)藛T應(yīng)遵守系統(tǒng)使用規(guī)定，不得利用網(wǎng)絡(luò)查詢功能進(jìn)行非法活動(dòng)或泄露檔案信息。（三）開放程序1.申請(qǐng)：需要查閱、借閱檔案或進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)查詢的人員，應(yīng)按照規(guī)定填寫相應(yīng)的申請(qǐng)表，并提交給檔案室。申請(qǐng)表應(yīng)包括申請(qǐng)人姓名、所在部門、申請(qǐng)事項(xiàng)、查閱或借閱檔案的名稱及范圍等內(nèi)容。2.審批：檔案室收到申請(qǐng)表后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核。對(duì)于查閱、借閱一般性檔案的申請(qǐng)，由檔案室負(fù)責(zé)人審批；對(duì)于涉及重要檔案或敏感信息的申請(qǐng)，應(yīng)報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，檔案室工作人員應(yīng)在申請(qǐng)表上簽署意見，并告知申請(qǐng)人辦理相關(guān)手續(xù)。3.登記：申請(qǐng)人辦理查閱、借閱或網(wǎng)絡(luò)查詢手續(xù)時(shí)，檔案室工作人員應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括申請(qǐng)人姓名及所在部門、申請(qǐng)時(shí)間、查閱或借閱檔案的名稱及數(shù)量、借閱期限、歸還時(shí)間等。登記信息應(yīng)準(zhǔn)確、完整，并妥善保存，以備查詢。4.提供服務(wù)：根據(jù)審批意見和登記信息，檔案室工作人員為申請(qǐng)人提供相應(yīng)的檔案查閱、借閱或網(wǎng)絡(luò)查詢服務(wù)。在提供服務(wù)過(guò)程中，應(yīng)向申請(qǐng)人說(shuō)明檔案利用的相關(guān)規(guī)定和注意事項(xiàng)，確保申請(qǐng)人正確使用檔案。三、檔案控制（一）保密控制1.保密制度：建立健全檔案保密制度，明確保密責(zé)任，對(duì)檔案管理人員和接觸檔案的人員進(jìn)行保密教育，簽訂保密承諾書，確保檔案信息不被泄露。2.保密措施：檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的安全保密設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備。對(duì)檔案庫(kù)房實(shí)行專人管理，嚴(yán)格限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。檔案管理人員在整理、保管、利用檔案過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得在非保密場(chǎng)所談?wù)摍n案內(nèi)容或泄露檔案信息。對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等特殊保密措施。3.保密監(jiān)督與檢查：定期對(duì)檔案保密工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。對(duì)違反保密制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）實(shí)體控制1.檔案整理：按照國(guó)家有關(guān)檔案整理標(biāo)準(zhǔn)和公司/組織實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)、編目等整理工作，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。2.檔案保管：檔案庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫度、濕度和通風(fēng)條件，確保檔案不受損壞。對(duì)不同載體的檔案，應(yīng)采取相應(yīng)的保管措施，如紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案柜中，電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。建立檔案保管賬目，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、保管期限、存放位置等信息，做到賬物相符。對(duì)到期檔案或失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀處理。3.檔案鑒定：定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和價(jià)值。檔案鑒定工作應(yīng)成立由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)專家組成的鑒定小組，按照國(guó)家有關(guān)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和公司/組織實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行全面、認(rèn)真的審查和評(píng)估。鑒定結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。對(duì)保管期限已滿但仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。（三）利用控制1.利用登記：對(duì)檔案的查閱、借閱等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄利用時(shí)間、利用人員、利用目的、利用檔案的名稱及數(shù)量等信息。利用登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，以便對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。2.利用監(jiān)督：在檔案利用過(guò)程中，檔案室工作人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)利用人員的監(jiān)督，確保利用人員遵守檔案利用規(guī)定。對(duì)利用人員在利用檔案過(guò)程中提出的問(wèn)題和要求，應(yīng)及時(shí)給予解答和處理。3.利用統(tǒng)計(jì)與分析：定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，了解檔案利用的頻率、范圍、目的等信息，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。通過(guò)對(duì)檔案利用情況的分析，發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問(wèn)題，及時(shí)調(diào)整和改進(jìn)檔案管理工作，提高檔案利用效率和質(zhì)量。四、人員職責(zé)（一）檔案室管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等日常管理工作。2.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，確保檔案的安全與完整。3.按照規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行開放和控制，為公司/組織內(nèi)部各部門以及有權(quán)限的外部單位和個(gè)人提供檔案利用服務(wù)。4.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和匯報(bào)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出改進(jìn)措施。5.參與檔案鑒定工作，提出檔案保管期限和價(jià)值的鑒定意見。6.協(xié)助公司/組織內(nèi)部各部門做好檔案的收集和整理工作，提供檔案管理方面的咨詢和指導(dǎo)。（二）檔案利用部門及人員職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，并確保檔案的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.因工作需要查閱、借閱檔案的部門和人員，應(yīng)按照規(guī)定填寫申請(qǐng)表，經(jīng)審批后到檔案室辦理相關(guān)手續(xù)。3.利用檔案的部門和人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案利用規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自將檔案帶出公司/組織辦公區(qū)域。4.利用檔案完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并配合檔案室工作人員做好檔案的核對(duì)和清點(diǎn)工作。五、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)成立由公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)牽頭，檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成的檔案管理監(jiān)督檢查小組，負(fù)責(zé)對(duì)檔案室開放與控制制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案開放與控制制度的執(zhí)行情況，包括檔案查閱、借閱、網(wǎng)絡(luò)查詢等開放程序的執(zhí)行情況，以及檔案保密、實(shí)體、利用等控制措施的落實(shí)情況。2.檔案管理人員的工作情況，包括檔案整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)等日常管理工作的開展情況，以及對(duì)檔案利用人員的服務(wù)和監(jiān)督情況。3.檔案利用部門及人員的檔案利用情況，包括是否按照規(guī)定填寫申請(qǐng)表、辦理審批手續(xù)，是否遵守檔案利用規(guī)定等。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：監(jiān)督檢查小組定期對(duì)檔案室進(jìn)行全面檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案實(shí)體的保管情況、檔案利用情況等。定期檢查一般每[X]年進(jìn)行一次。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，監(jiān)督檢查小組不定期對(duì)檔案室或檔案利用部門進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查檔案管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和重要事項(xiàng)，如檔案的保密情況、檔案利用審批手續(xù)的辦理情況等。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案管理中的突出問(wèn)題或重要工作任務(wù)，開展專項(xiàng)檢查，如檔案鑒定工作專項(xiàng)檢查、檔案數(shù)字化工作專項(xiàng)檢查等。（四）問(wèn)題整改對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，監(jiān)督檢查小組應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門或人員限期整改。整改完成后，責(zé)任部門或人員應(yīng)向監(jiān)督檢查小組提交整改報(bào)告，監(jiān)督檢查小組對(duì)整