PAGE學(xué)校資料檔案保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校資料檔案的管理，確保資料檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門(mén)及全體教職員工在工作中形成的各類(lèi)資料檔案的保管。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校資料檔案由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)集中保管，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)性原則：歸檔的資料檔案必須是真實(shí)、可靠的原始記錄，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集學(xué)校各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的資料檔案，保證檔案內(nèi)容的完整無(wú)缺。4.保密性原則：對(duì)涉及學(xué)校機(jī)密、個(gè)人隱私等敏感信息的資料檔案，嚴(yán)格保密，防止泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類(lèi)體系和檢索工具，便于檔案的查詢(xún)、借閱和使用。二、檔案管理部門(mén)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)設(shè)置學(xué)校設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理室，配備專(zhuān)職檔案管理人員，負(fù)責(zé)學(xué)校資料檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定學(xué)校檔案管理的規(guī)章制度和工作流程。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、保管學(xué)校各類(lèi)資料檔案，確保檔案的齊全、完整和規(guī)范。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查詢(xún)和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的借閱、歸還登記和催還工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，確保檔案的安全。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)告檔案管理情況。6.做好檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。7.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。8.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高學(xué)校教職工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。9.積極開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，為學(xué)校的教學(xué)、科研、管理等工作提供參考依據(jù)和決策支持。三、檔案分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)學(xué)校資料檔案分為以下幾大類(lèi)：1.黨群工作類(lèi)：包括學(xué)校黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作等方面的文件材料。2.行政管理類(lèi)：涵蓋學(xué)校行政事務(wù)管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理、后勤管理等方面的文件材料。3.教學(xué)管理類(lèi)：涉及教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程建設(shè)、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控等教學(xué)工作全過(guò)程的文件材料。4.學(xué)生管理類(lèi)：包含學(xué)生招生、學(xué)籍管理、獎(jiǎng)懲管理、就業(yè)指導(dǎo)等方面的文件材料。5.科研管理類(lèi)：有關(guān)學(xué)?？蒲许?xiàng)目申報(bào)、立項(xiàng)、研究、成果鑒定等科研活動(dòng)的文件材料。6.基本建設(shè)類(lèi)：學(xué)?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等方面的文件材料。7.儀器設(shè)備類(lèi)：學(xué)校儀器設(shè)備的購(gòu)置、使用、維護(hù)、報(bào)廢等方面的文件材料。8.聲像檔案類(lèi)：以照片、錄音、錄像等形式記錄學(xué)校重要活動(dòng)、事件等的聲像資料。9.實(shí)物檔案類(lèi)：學(xué)校獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等實(shí)物檔案。（二）檔案編號(hào)1.每大類(lèi)檔案按照形成時(shí)間順序進(jìn)行流水編號(hào)，編號(hào)采用阿拉伯?dāng)?shù)字，位數(shù)根據(jù)檔案數(shù)量確定。2.對(duì)于每一小類(lèi)檔案，在大類(lèi)編號(hào)后加上兩位數(shù)字作為小類(lèi)編號(hào)，如行政管理類(lèi)中的人事管理小類(lèi)編號(hào)為“0201”。3.具體檔案編號(hào)示例：黨群工作類(lèi)中的黨組織建設(shè)文件材料編號(hào)為“0101”，行政管理類(lèi)中的行政事務(wù)管理文件材料編號(hào)為“0202”，以此類(lèi)推。四、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.學(xué)校各部門(mén)在履行職責(zé)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、記錄等。2.學(xué)校召開(kāi)的各類(lèi)會(huì)議形成的會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等。3.學(xué)校與上級(jí)主管部門(mén)、其他單位往來(lái)的文件、函件、協(xié)議等。4.學(xué)校教職工個(gè)人在教學(xué)、科研、管理等工作中形成的重要成果材料、獲獎(jiǎng)證書(shū)等。5.學(xué)校學(xué)生的學(xué)籍檔案、成績(jī)單、畢業(yè)論文等。6.學(xué)?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目、儀器設(shè)備購(gòu)置等活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件材料。7.學(xué)校舉辦的各類(lèi)活動(dòng)、重大事件的聲像資料、實(shí)物檔案等。（二）檔案收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集工作，確保檔案材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集，并確保其可讀性和完整性。4.檔案收集人員應(yīng)定期對(duì)收集的檔案材料進(jìn)行整理、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與相關(guān)部門(mén)或人員溝通解決。（三）檔案整理方法1.按照檔案分類(lèi)方案，對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類(lèi)。2.對(duì)每一類(lèi)檔案材料進(jìn)行排序，一般按照文件形成時(shí)間先后順序排列，重要文件在前，次要文件在后。3.對(duì)每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)與檔案分類(lèi)編號(hào)一致。4.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。5.對(duì)檔案材料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。對(duì)于不宜裝訂的檔案材料，如照片、圖紙等，應(yīng)采用袋裝、盒裝等方式妥善保管，并在袋盒上注明相關(guān)信息。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案管理室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、檔案架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥品等。3.檔案管理室應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案的損害。（二）檔案保管期限1.學(xué)校檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括學(xué)校的重要?dú)v史文件、法規(guī)性文件、重大事件記錄、重要會(huì)議紀(jì)要、重要人事任免文件、財(cái)務(wù)決算等。3.長(zhǎng)期保管的檔案一般為16年至50年，主要包括學(xué)校一般性的工作文件、教學(xué)科研成果材料、學(xué)生學(xué)籍檔案等。4.短期保管的檔案為15年以下，主要包括學(xué)校臨時(shí)性的工作文件、一般性的事務(wù)性文件等。（三）檔案保管措施1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的原始面貌。3.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е码娮訖n案丟失。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，借閱檔案應(yīng)辦理登記手續(xù)，按時(shí)歸還，防止檔案丟失或損壞。5.對(duì)涉及學(xué)校機(jī)密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，限制查閱范圍，確保信息安全。六、檔案借閱與利用（一）借閱范圍1.因工作需要查閱學(xué)校檔案的本校教職工、學(xué)生及其他相關(guān)人員。2.因工作需要查閱學(xué)校檔案的校外單位人員，需經(jīng)學(xué)校相關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。（二）借閱手續(xù)1.本校教職工借閱檔案，需填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理室辦理借閱手續(xù)。2.學(xué)生借閱檔案，需由輔導(dǎo)員簽字同意，并填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，到檔案管理室辦理借閱手續(xù)。3.校外單位人員借閱檔案，需提交單位介紹信，注明借閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、用途、借閱期限等信息，經(jīng)學(xué)校相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理室辦理借閱手續(xù)。4.檔案管理人員對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合借閱條件的，予以辦理借閱登記手續(xù)，并向借閱人發(fā)放檔案。（三）借閱期限1.一般檔案的借閱期限為[X]個(gè)工作日。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要檔案、機(jī)密檔案的借閱期限根據(jù)實(shí)際情況確定，一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，并嚴(yán)格控制查閱范圍。（四）借閱要求1.借閱人應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得擅自涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。2.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得將檔案帶出檔案管理室。如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)印。4.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)催還到期借閱的檔案，對(duì)逾期未還的檔案進(jìn)行跟蹤查詢(xún)，確保檔案安全。（五）檔案利用1.檔案管理部門(mén)應(yīng)積極為學(xué)校各部門(mén)及教職工提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)工作需要及時(shí)提供相關(guān)檔案資料。2.鼓勵(lì)學(xué)校教職工積極開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，開(kāi)展檔案編研工作，為學(xué)校的教學(xué)、科研、管理等工作提供參考依據(jù)和決策支持。3.對(duì)于利用檔案形成的編研成果，如檔案匯編、專(zhuān)題研究報(bào)告等，應(yīng)按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理和保存。七、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織學(xué)校成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)學(xué)校檔案進(jìn)行定期鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案，應(yīng)審查其是否仍具有保存價(jià)值，如涉及學(xué)校重要?dú)v史事件、重要人物、重要決策等方面的檔案，即使超過(guò)保管期限，也應(yīng)繼續(xù)保存。3.對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)進(jìn)行鑒定并予以銷(xiāo)毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，列出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的存毀。3.對(duì)確定銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息。4.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)