PAGE檔案管理制度財(cái)務(wù)一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織財(cái)務(wù)檔案管理，確保財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》《會計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織及所屬各部門的財(cái)務(wù)檔案管理工作。財(cái)務(wù)檔案包括會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、稅務(wù)資料、財(cái)務(wù)預(yù)算與決算文件、財(cái)務(wù)合同協(xié)議、財(cái)務(wù)審批文件以及其他與財(cái)務(wù)活動相關(guān)的各類文件資料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則：財(cái)務(wù)檔案由公司/組織財(cái)務(wù)部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范財(cái)務(wù)檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作流程。3.安全保密原則：采取有效措施確保財(cái)務(wù)檔案的安全，防止檔案信息泄露、損毀或丟失。同時，對涉及公司/組織商業(yè)秘密和敏感信息的財(cái)務(wù)檔案，嚴(yán)格履行保密義務(wù)。4.方便利用原則：在確保檔案安全和保密的前提下，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司/組織的財(cái)務(wù)管理和決策提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善財(cái)務(wù)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的收集、整理、裝訂、歸檔和保管工作，確保檔案資料的齊全、完整和規(guī)范。3.按照規(guī)定的保管期限和銷毀程序，對到期的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。4.建立財(cái)務(wù)檔案查閱、借閱登記制度，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，及時收回借出的檔案資料，并進(jìn)行核對和清點(diǎn)。5.定期對財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。發(fā)現(xiàn)問題及時報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。6.負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案信息化管理工作，建立財(cái)務(wù)檔案電子數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。同時，做好電子檔案的備份和存儲安全工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.協(xié)助財(cái)務(wù)部門制定和完善財(cái)務(wù)檔案管理制度，并對制度執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.提供必要的檔案保管設(shè)施和場地，確保財(cái)務(wù)檔案存放環(huán)境符合安全、防潮、防火、防蟲等要求。3.指導(dǎo)財(cái)務(wù)部門做好財(cái)務(wù)檔案的整理、裝訂和歸檔工作，提高檔案管理的規(guī)范化水平。4.參與財(cái)務(wù)檔案的鑒定和銷毀工作，對銷毀檔案的種類、數(shù)量和銷毀過程進(jìn)行監(jiān)督。（三）其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)負(fù)責(zé)本部門產(chǎn)生的與財(cái)務(wù)活動相關(guān)的文件資料的收集、整理，并及時移交財(cái)務(wù)部門歸檔保管。2.在財(cái)務(wù)檔案查閱、借閱過程中，如需提供相關(guān)資料或協(xié)助查閱，應(yīng)積極配合財(cái)務(wù)部門的工作。（四）各級人員職責(zé)1.財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人全面負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案管理工作，確保制度的有效執(zhí)行和檔案管理工作的順利開展。對重要財(cái)務(wù)檔案的保管、利用和銷毀等事項(xiàng)進(jìn)行審批。2.檔案管理人員會計(jì)人員：負(fù)責(zé)日常財(cái)務(wù)檔案的收集、整理、裝訂和初步保管工作，按照會計(jì)核算的要求，及時將各類會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等資料進(jìn)行分類整理，并編制檔案目錄。檔案專管員：負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的集中保管、查閱登記、信息化管理等工作，嚴(yán)格按照檔案管理制度的規(guī)定辦理各項(xiàng)業(yè)務(wù)，確保檔案的安全和完整。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.會計(jì)憑證：包括原始憑證和記賬憑證。原始憑證如發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、借款單等；記賬憑證應(yīng)按照會計(jì)核算的要求進(jìn)行編制，確保會計(jì)分錄準(zhǔn)確、摘要清晰。2.會計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬及其他輔助性賬簿。賬簿應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進(jìn)行登記，做到賬賬相符、賬證相符、賬實(shí)相符。3.財(cái)務(wù)報(bào)告：月度、季度、年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動表及附注等。財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)經(jīng)注冊會計(jì)師審計(jì)或公司/組織內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)審計(jì)，并加蓋單位公章和相關(guān)人員印章。4.稅務(wù)資料：納稅申報(bào)表、稅務(wù)發(fā)票存根聯(lián)、抵扣聯(lián)、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)處理決定書等。稅務(wù)資料應(yīng)按照稅務(wù)機(jī)關(guān)的要求進(jìn)行整理和保管，確保納稅申報(bào)的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。5.財(cái)務(wù)預(yù)算與決算文件：年度財(cái)務(wù)預(yù)算編制報(bào)告、預(yù)算執(zhí)行情況分析報(bào)告、年度財(cái)務(wù)決算報(bào)告等。預(yù)算與決算文件應(yīng)反映公司/組織的財(cái)務(wù)收支計(jì)劃和實(shí)際執(zhí)行情況，為公司/組織的財(cái)務(wù)管理和決策提供依據(jù)。6.財(cái)務(wù)合同協(xié)議：各類借款合同、投資合同、購銷合同、租賃合同、擔(dān)保合同等與財(cái)務(wù)活動相關(guān)的合同協(xié)議。合同協(xié)議應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、資金往來、結(jié)算方式等條款，是財(cái)務(wù)核算和監(jiān)督的重要依據(jù)。7.財(cái)務(wù)審批文件：財(cái)務(wù)收支審批單、費(fèi)用報(bào)銷審批表、資金支付審批文件等。審批文件應(yīng)體現(xiàn)公司/組織內(nèi)部的財(cái)務(wù)審批流程和權(quán)限設(shè)置，確保財(cái)務(wù)支出的合理性和合規(guī)性。8.其他與財(cái)務(wù)活動相關(guān)的文件資料：如財(cái)務(wù)分析報(bào)告、財(cái)務(wù)審計(jì)工作底稿、財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在財(cái)務(wù)事項(xiàng)發(fā)生或完成后，及時將相關(guān)文件資料移交財(cái)務(wù)部門。移交時應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)檔案移交清單》，注明資料名稱、數(shù)量、日期等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。2.財(cái)務(wù)人員應(yīng)定期對各類財(cái)務(wù)資料進(jìn)行收集和整理，確保資料的完整性和及時性。對于零散的原始憑證，應(yīng)在業(yè)務(wù)發(fā)生后及時粘貼在記賬憑證后面，并按照編號順序排列整齊。3.對于電子形式的財(cái)務(wù)資料，如電子發(fā)票、電子會計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表電子文檔等，應(yīng)及時進(jìn)行備份，并按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲，確保電子資料的可讀性和可追溯性。（三）整理方法1.分類：按照財(cái)務(wù)檔案的類別進(jìn)行分類，如會計(jì)憑證類、會計(jì)賬簿類、財(cái)務(wù)報(bào)告類、稅務(wù)資料類等。每一類檔案再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，如會計(jì)憑證可分為收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證等。2.編號：為便于檔案的查找和管理，對每一份檔案進(jìn)行編號。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和連續(xù)性的原則。例如，會計(jì)憑證編號可采用年度+月份+憑證序號的方式，如20XX01001表示20XX年1月份的第1號憑證。3.裝訂：會計(jì)憑證應(yīng)按照編號順序進(jìn)行裝訂，每本憑證厚度應(yīng)適中，一般以1.52厘米為宜。裝訂時應(yīng)在憑證左上角打孔，用線繩或裝訂機(jī)裝訂牢固，并在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止日期、起止編號等信息。會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等其他檔案也應(yīng)進(jìn)行整齊裝訂或成冊保管。4.編目：編制財(cái)務(wù)檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等內(nèi)容。目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊，另一份單獨(dú)保存，以便于快速查找和核對檔案信息。四、檔案的保管（一）保管期限1.會計(jì)憑證：保管期限為30年。2.會計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬保管期限為30年；固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)報(bào)告：月度、季度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告保管期限為10年；年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告永久保管。4.稅務(wù)資料：納稅申報(bào)表、稅務(wù)發(fā)票存根聯(lián)、抵扣聯(lián)等保管期限為10年；稅務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)處理決定書等根據(jù)實(shí)際情況按照相關(guān)規(guī)定確定保管期限。5.財(cái)務(wù)預(yù)算與決算文件：年度財(cái)務(wù)預(yù)算編制報(bào)告、預(yù)算執(zhí)行情況分析報(bào)告保管期限為10年；年度財(cái)務(wù)決算報(bào)告永久保管。6.財(cái)務(wù)合同協(xié)議：根據(jù)合同協(xié)議涉及的財(cái)務(wù)事項(xiàng)的重要程度和影響范圍，參照相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)慣例確定保管期限，一般不少于10年。7.財(cái)務(wù)審批文件：保管期限為10年。8.其他與財(cái)務(wù)活動相關(guān)的文件資料：根據(jù)其重要性和實(shí)際用途確定保管期限，一般不少于5年。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管設(shè)立專門的財(cái)務(wù)檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全設(shè)施，保持通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜。檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別和編號順序排列，便于查找和管理。檔案柜應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其安全性和可靠性。對紙質(zhì)檔案應(yīng)建立詳細(xì)的檔案索引和檢索目錄，以便快速準(zhǔn)確地查找所需檔案。同時，應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對檔案數(shù)量和完整性，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.電子檔案保管建立財(cái)務(wù)檔案電子數(shù)據(jù)庫，對電子檔案進(jìn)行分類存儲。電子檔案應(yīng)采用加密存儲方式，確保數(shù)據(jù)的安全性。同時，應(yīng)定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。制定電子檔案的命名規(guī)則和存儲格式，確保電子檔案的規(guī)范性和可讀性。電子檔案的命名應(yīng)簡潔明了，能夠準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和日期等信息。存儲格式應(yīng)選擇通用的、易于讀取的格式，如PDF、Excel、Word等。建立電子檔案的訪問權(quán)限管理制度，嚴(yán)格限制未經(jīng)授權(quán)的人員訪問電子檔案。只有經(jīng)過授權(quán)的財(cái)務(wù)人員和相關(guān)管理人員才能按照規(guī)定的權(quán)限訪問電子檔案。同時，應(yīng)對電子檔案的訪問操作進(jìn)行記錄，以便進(jìn)行審計(jì)和追溯。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)檔案有破損、變質(zhì)等情況時，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。2.對于重要的財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如單獨(dú)存放、加密存儲、專人保管等，確保檔案的安全性和保密性。3.財(cái)務(wù)檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，嚴(yán)禁存放易燃、易爆、腐蝕性物品等雜物。同時，應(yīng)配備必要的消防器材和安全防護(hù)設(shè)備，確保庫房安全。4.因工作需要查閱或借閱財(cái)務(wù)檔案時，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理手續(xù)，確保檔案在借閱過程中的安全。借閱人員不得擅自涂改、損壞、丟失檔案，歸還檔案時應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，如有問題應(yīng)及時報(bào)告并追究責(zé)任。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱財(cái)務(wù)檔案時，應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批同意后，方可到財(cái)務(wù)部門查閱。2.查閱財(cái)務(wù)檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員只能在規(guī)定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)。查閱過程中，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等。3.查閱人員如需復(fù)印或摘錄財(cái)務(wù)檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行登記和審批。復(fù)印或摘錄的檔案資料應(yīng)注明用途，并由檔案管理人員加蓋“與原件核對無誤”章。（二）借閱規(guī)定1.本公司/組織外部單位或個人因特殊原因需要借閱財(cái)務(wù)檔案時，必須持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，并填寫《財(cái)務(wù)檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、歸還時間等信息，經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱財(cái)務(wù)檔案時，借閱人員應(yīng)出具本人有效身份證件，并與檔案管理人員簽訂《財(cái)務(wù)檔案借閱承諾書》，承諾遵守檔案管理規(guī)定，妥善保管和使用檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、泄露檔案內(nèi)容，按時歸還檔案等。3.財(cái)務(wù)檔案一般不得外借，如因特殊情況確需外借的，借閱期限不得超過[X]個工作日。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，如遇特殊情況需要延期歸還的，應(yīng)提前向財(cái)務(wù)部門申請并說明原因，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。4.需要借閱財(cái)務(wù)檔案的外部單位或個人，應(yīng)按照檔案管理人員的要求，在指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱和使用，不得擅自將檔案帶出公司/組織辦公區(qū)域。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，但涉及公司/組織商業(yè)秘密或敏感信息的，應(yīng)按照公司/組織的保密規(guī)定進(jìn)行處理，不得擅自傳播或使用。（三）查閱、借閱登記1.建立財(cái)務(wù)檔案查閱、借閱登記臺賬，詳細(xì)記錄查閱、借閱的時間、內(nèi)容、人員、審批情況、歸還時間等信息。登記臺賬應(yīng)定期進(jìn)行核對和清理，確保記錄的準(zhǔn)確性和完整性。2.查閱、借閱登記臺賬應(yīng)作為財(cái)務(wù)檔案管理的重要資料進(jìn)行保存，保管期限與相應(yīng)的財(cái)務(wù)檔案保管期限一致。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立財(cái)務(wù)檔案鑒定小組，由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括檔案管理人員、會計(jì)人員及其他相關(guān)人員。鑒定小組負(fù)責(zé)對到期的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。（二）鑒定內(nèi)容1.審查檔案的保管期限是否已滿，是否符合相關(guān)法律法規(guī)和本制度的規(guī)定。2.檢查檔案的內(nèi)容是否已失去保存價值，如已過時效、已完成歷史使命、已被新的資料替代等。3.核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性，對于存在破損、缺失、內(nèi)容不完整或不準(zhǔn)確的檔案，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充后再進(jìn)行鑒定。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確需銷毀的財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)編制《財(cái)務(wù)檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出檔案的名稱、編號、日期、保管期限、銷毀原因等信息。銷毀清單應(yīng)一式三份，一份由財(cái)務(wù)部門留存，一份交檔案管理部門備案，一份作為銷毀檔案的依據(jù)。2.將擬銷毀的財(cái)務(wù)檔案集中整理后，報(bào)經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)。審核批準(zhǔn)后，由檔案管理部門和財(cái)務(wù)部門共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對銷毀檔案的內(nèi)容和數(shù)量，確保銷毀工作的真實(shí)性和徹底性。3.銷毀財(cái)務(wù)檔案時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單