PAGE銀行電子檔案管理制度一、總則（一）目的為加強銀行電子檔案管理，確保電子檔案的真實、完整、安全和有效利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和銀行業(yè)監(jiān)管要求，結(jié)合本行實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本行各部門及分支機構(gòu)在業(yè)務(wù)活動中形成的電子檔案管理。（三）定義1.電子檔案：指銀行在業(yè)務(wù)處理過程中形成的，以數(shù)字形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?shù)據(jù)、圖表、圖像等不同形式的信息記錄。2.電子檔案管理：包括電子檔案的收集、整理、歸檔、存儲、檢索、利用、鑒定、銷毀等全過程管理活動。（四）基本原則1.真實性原則：確保電子檔案內(nèi)容與業(yè)務(wù)活動實際情況相符，來源可靠。2.完整性原則：保證電子檔案的內(nèi)容、背景信息及元數(shù)據(jù)等完整無缺。3.安全性原則：采取有效措施保障電子檔案的存儲、傳輸和使用安全，防止信息泄露、篡改和丟失。4.有效性原則：便于電子檔案的檢索、利用和長期保存，滿足銀行內(nèi)部管理和外部監(jiān)管需要。二、電子檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善本行電子檔案管理制度，并組織實施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門電子檔案管理工作，定期開展檢查和評估。3.負責(zé)電子檔案的集中存儲和保管，建立電子檔案庫。4.組織開展電子檔案的整理、分類、編目等工作，確保電子檔案的規(guī)范化管理。5.負責(zé)電子檔案的檢索系統(tǒng)建設(shè)和維護，提供便捷的查詢服務(wù)。6.參與電子檔案的鑒定和銷毀工作，提出專業(yè)意見。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負責(zé)本部門業(yè)務(wù)活動中形成電子檔案的收集、整理和初步審核。2.按照檔案管理部門要求，及時將符合歸檔條件的電子檔案移交至檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好電子檔案的檢索、利用等工作，提供必要的業(yè)務(wù)信息支持。4.負責(zé)本部門電子檔案存儲設(shè)備的日常管理和維護，確保數(shù)據(jù)安全。（三）信息技術(shù)部門職責(zé)1.提供電子檔案管理所需的技術(shù)支持和保障，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運行。2.協(xié)助檔案管理部門制定電子檔案存儲方案，優(yōu)化存儲環(huán)境。3.負責(zé)電子檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)、升級和維護，滿足檔案管理業(yè)務(wù)需求。4.保障電子檔案傳輸網(wǎng)絡(luò)的安全，防止信息在傳輸過程中被竊取或篡改。（四）其他部門職責(zé)各部門應(yīng)按照本制度要求，做好涉及電子檔案管理的相關(guān)工作，在職責(zé)范圍內(nèi)配合檔案管理部門共同推進電子檔案管理工作。三、電子檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、文件、報表、憑證等。2.客戶信息資料，包括開戶申請、賬戶信息變更、交易記錄等。3.內(nèi)部管理文件，如規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃、工作總結(jié)等。4.系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份，包括業(yè)務(wù)系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)等產(chǎn)生的數(shù)據(jù)。需明確電子檔案的收集范圍涵蓋銀行經(jīng)營管理的各個方面，確保重要信息無遺漏。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在業(yè)務(wù)活動結(jié)束后及時收集相關(guān)電子文件，確保文件內(nèi)容完整、準確。2.收集的電子文件應(yīng)具有規(guī)范的格式和清晰的標識，便于識別和處理。3.對于重要的電子文件，應(yīng)同時收集其相關(guān)的元數(shù)據(jù)，如文件的創(chuàng)建時間、修改時間、作者、來源等。（三）整理原則1.按照電子檔案的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，進行分類整理。2.遵循便于管理和利用的原則，確定合理的分類方案和編號規(guī)則。3.對電子檔案進行編目，編制電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，包括檔號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等字段信息。（四）整理方法1.分類：根據(jù)電子檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，可分為業(yè)務(wù)檔案、管理檔案、科技檔案等類別，再進一步細分二級、三級類目。2.編號：為每一份電子檔案賦予唯一的檔號，檔號應(yīng)包含全宗號、年度、保管期限、類別號、順序號等要素。3.著錄：對電子檔案的題名、日期、責(zé)任者等進行準確著錄，確保目錄信息完整準確。四、電子檔案的歸檔（一）歸檔條件1.電子文件經(jīng)過整理、審核，內(nèi)容完整、準確，符合歸檔要求。2.電子文件的格式和載體符合長期保存和利用的要求。3.電子文件的元數(shù)據(jù)齊全、準確，與電子文件主體信息關(guān)聯(lián)緊密。（二）歸檔流程1.業(yè)務(wù)部門整理好待歸檔的電子檔案，填寫電子檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息。2.將電子檔案通過專用存儲設(shè)備或網(wǎng)絡(luò)傳輸方式移交至檔案管理部門。3.檔案管理部門接收電子檔案后，進行核對和驗收，對不符合歸檔條件的檔案退回業(yè)務(wù)部門重新整理。4.驗收合格的電子檔案進行存儲，并更新電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫。（三）歸檔時間1.定期歸檔：各業(yè)務(wù)部門應(yīng)于每年[具體時間]前，將上一年度形成的電子檔案移交至檔案管理部門。2.即時歸檔：對于重要緊急的業(yè)務(wù)事項形成的電子檔案，應(yīng)在業(yè)務(wù)辦結(jié)后[規(guī)定時間]內(nèi)及時歸檔。五、電子檔案的存儲（一）存儲方式1.采用磁帶、磁盤陣列、光盤庫等多種存儲介質(zhì)進行備份存儲，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。2.建立異地災(zāi)備中心，定期將電子檔案數(shù)據(jù)備份至異地存儲，防止因自然災(zāi)害、系統(tǒng)故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。（二）存儲環(huán)境1.存儲場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等安全防護設(shè)施，確保存儲環(huán)境穩(wěn)定可靠。2.配備專業(yè)的存儲設(shè)備維護人員，定期對存儲設(shè)備進行檢查、維護和保養(yǎng)，及時處理設(shè)備故障和隱患。（三）存儲管理1.對電子檔案進行分類存儲，不同類別、不同保管期限的檔案應(yīng)分別存儲，便于管理和檢索。2.建立電子檔案存儲索引，記錄電子檔案在存儲介質(zhì)上的存儲位置、文件名、檔號等信息，提高檢索效率。3.定期對電子檔案存儲情況進行清查，核對電子檔案的數(shù)量、存儲位置等信息，確保賬實相符。六、電子檔案的檢索與利用（一）檢索系統(tǒng)建設(shè)1.建立功能完善的電子檔案檢索系統(tǒng)，支持按檔號、題名、日期、責(zé)任者、關(guān)鍵詞等多種方式進行檢索。2.檢索系統(tǒng)應(yīng)具備快速檢索、模糊檢索、組合檢索等功能，滿足不同用戶的檢索需求。3.定期對檢索系統(tǒng)進行維護和升級，確保檢索效率和準確性。（二）利用權(quán)限管理1.根據(jù)電子檔案的密級和利用需求，設(shè)定不同的利用權(quán)限。2.對涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的電子檔案，嚴格限制訪問和使用范圍，實行專人專管。3.用戶需通過身份認證和授權(quán)后，方可訪問和利用電子檔案。（三）利用流程1.用戶提出電子檔案利用申請，并填寫利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、檔號等信息。2.申請部門負責(zé)人對申請進行審核，批準后提交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)利用權(quán)限和申請內(nèi)容，提供相應(yīng)的電子檔案，并做好利用記錄。4.用戶利用完畢后及時歸還電子檔案，檔案管理部門對歸還的檔案進行檢查和核對。七、電子檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和本行檔案保管期限規(guī)定，對電子檔案進行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)確保電子檔案的真實性、完整性和安全性，防止重要檔案被誤銷毀。（二）鑒定組織成立電子檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門、信息技術(shù)部門等相關(guān)人員組成。鑒定工作小組負責(zé)制定鑒定標準和方案，組織實施鑒定工作。（三）鑒定方法1.對電子檔案的內(nèi)容、價值、保管期限等進行綜合評估，確定其是否仍具有保存價值。2.參考同類檔案的利用情況和歷史數(shù)據(jù)，判斷電子檔案的時效性和重要性。3.征求業(yè)務(wù)部門和相關(guān)專家的意見，確保鑒定結(jié)果客觀準確。（四）銷毀流程1.經(jīng)鑒定確無保存價值的電子檔案，由鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫電子檔案銷毀清單。2.銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人審核、行領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可實施銷毀。3.采用專業(yè)的銷毀設(shè)備和技術(shù)，對電子檔案進行徹底銷毀，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。4.銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、執(zhí)行人員等信息，并存檔備查。八、電子檔案的安全管理（一）安全制度建設(shè)1.制定電子檔案安全管理制度，明確安全管理責(zé)任和措施。2.建立電子檔案安全審計機制，對電子檔案的操作和訪問進行實時監(jiān)控和審計。3.定期開展電子檔案安全培訓(xùn)和教育，提高員工的安全意識和操作技能。（二）安全技術(shù)措施1.采用防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密技術(shù)等手段，保障電子檔案存儲和傳輸網(wǎng)絡(luò)的安全。2.對電子檔案進行加密存儲，設(shè)置不同級別的訪問密碼，防止信息泄露。3.建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機制，定期進行數(shù)據(jù)備份測試，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復(fù)。（三）應(yīng)急處置預(yù)案1.制定電子檔案安全應(yīng)急處置預(yù)案，明確應(yīng)