PAGE檔案管理制度報(bào)批一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門(mén)及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案管理。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對(duì)各類(lèi)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。2.真實(shí)性原則：確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司/組織的工作活動(dòng)和歷史面貌。3.完整性原則：全面收集、整理公司/組織在各項(xiàng)工作中形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.系統(tǒng)性原則：對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、編號(hào)、排列，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系和系統(tǒng)性。5.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。6.方便利用原則：建立健全檔案檢索體系，提高檔案利用效率，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理部門(mén)，配備專(zhuān)職檔案管理人員，負(fù)責(zé)公司/組織檔案的日常管理工作。根據(jù)公司/組織規(guī)模和檔案管理工作需要，可在各部門(mén)設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和移交工作。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)本公司/組織的各類(lèi)檔案，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為公司/組織各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。4.按照規(guī)定向有關(guān)部門(mén)移交檔案，并對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。5.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的管理，做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵等工作，確保檔案安全。6.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司/組織全體員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。7.對(duì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估。（三）兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和初步分類(lèi)工作，確保檔案材料的齊全完整。2.按照檔案管理部門(mén)的要求，定期將本部門(mén)整理好的檔案移交至檔案管理部門(mén)。3.協(xié)助檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案利用工作，提供本部門(mén)檔案查閱線索。4.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的日常保管和安全保密工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向檔案管理部門(mén)報(bào)告。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司/組織設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等過(guò)程中形成的各類(lèi)文件材料，包括公司章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等。2.公司/組織各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的文件、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、紀(jì)要、合同、協(xié)議、報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料等。3.公司/組織的規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章制度、工作流程、崗位職責(zé)等文件材料。4.公司/組織對(duì)外宣傳、交流活動(dòng)中形成的宣傳資料、畫(huà)冊(cè)、影像資料等。5.公司/組織員工的人事檔案，包括員工履歷表、勞動(dòng)合同、工資表、考核記錄、培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲記錄等。6.公司/組織財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。7.公司/組織的工程建設(shè)檔案，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工資料、竣工驗(yàn)收資料等。8.公司/組織的設(shè)備檔案，包括設(shè)備購(gòu)置合同、說(shuō)明書(shū)、操作手冊(cè)、維修記錄等。9.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）檔案收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集工作的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.檔案形成部門(mén)應(yīng)在工作活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)將檔案材料收集齊全，并按照檔案管理部門(mén)的要求進(jìn)行整理。3.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)實(shí)行雙套制或多套制保存，一份原件保存于檔案管理部門(mén)，其他副本可根據(jù)需要在相關(guān)部門(mén)留存。4.檔案收集過(guò)程中，應(yīng)注意對(duì)檔案材料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正。（三）檔案整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案劃分為不同的類(lèi)別，如文書(shū)檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、工程建設(shè)檔案、設(shè)備檔案等。2.編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，可采用數(shù)字編號(hào)、字母編號(hào)或數(shù)字與字母相結(jié)合的編號(hào)方式。3.排列：按照檔案的編號(hào)順序，將檔案依次排列上架，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系和系統(tǒng)性。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，以便于檔案的查閱和利用。四、檔案的保管與保護(hù)（一）檔案保管期限劃分檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。長(zhǎng)期保管期限一般為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司/組織局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。短期保管期限一般為5年以下。（二）檔案保管要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備、防鼠設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案應(yīng)按照類(lèi)別、編號(hào)順序排列上架，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的安全存儲(chǔ)和有效利用。5.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。（三）檔案保護(hù)措施1.防火：檔案庫(kù)房應(yīng)配備防火設(shè)備，如滅火器、消防栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。嚴(yán)禁在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙和使用明火，嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品。2.防盜：檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防盜門(mén)窗、監(jiān)控設(shè)備等，加強(qiáng)安全防范措施。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守庫(kù)房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。3.防潮：檔案庫(kù)房應(yīng)做好防潮措施，如安裝除濕設(shè)備、放置干燥劑等，防止檔案受潮發(fā)霉。4.防蟲(chóng)：檔案庫(kù)房應(yīng)定期進(jìn)行防蟲(chóng)檢查，發(fā)現(xiàn)蟲(chóng)害及時(shí)采取措施進(jìn)行防治，如放置防蟲(chóng)藥品、熏蒸等。5.防鼠：檔案庫(kù)房應(yīng)采取防鼠措施，如封堵鼠洞、放置鼠夾、鼠藥等，防止檔案被鼠咬損壞。6.防塵：檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔，定期進(jìn)行清掃，防止灰塵對(duì)檔案造成污染。五、檔案的利用與借閱（一）檔案利用原則1.依法利用原則：檔案利用應(yīng)遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和本公司/組織檔案管理制度的規(guī)定。2.服務(wù)公司/組織原則：檔案利用工作應(yīng)圍繞公司/組織的中心工作，為公司/組織的各項(xiàng)決策、管理和業(yè)務(wù)活動(dòng)提供支持和服務(wù)。3.安全保密原則：在檔案利用過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。（二）檔案利用范圍及方式1.利用范圍：公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案；外部單位因工作需要查閱、借閱檔案，須經(jīng)公司/組織相關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)。2.利用方式：檔案利用方式主要包括查閱、借閱、復(fù)制等。查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，借閱檔案應(yīng)辦理借閱手續(xù)，并按照規(guī)定的期限歸還。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。（三）檔案借閱手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部員工借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。2.外部單位借閱檔案，須持有單位介紹信，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限等信息，經(jīng)公司/組織相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后向借閱人發(fā)放《檔案借閱證》，并按照規(guī)定的期限辦理檔案借閱登記手續(xù)。4.借閱人應(yīng)按照《檔案借閱證》上注明的借閱期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。如果您還有其他需求，請(qǐng)隨時(shí)告訴我。接下來(lái)我會(huì)繼續(xù)為您完善文案內(nèi)容，您也可以提出修改意見(jiàn)，我們共同完成這份檔案管理制度報(bào)批文檔。（四）檔案利用登記與統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用人姓名、所在部門(mén)、利用檔案名稱、編號(hào)、利用目的、歸還時(shí)間等信息。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案利用動(dòng)態(tài)變化情況，為檔案管理工作提供決策依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）檔案鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對(duì)待、保持歷史聯(lián)系的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（二）檔案鑒定組織與程序1.檔案管理部門(mén)定期組織檔案鑒定工作，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組按照檔案保管期限的劃分標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行逐卷審查，確定檔案的存毀。3.檔案鑒定小組應(yīng)填寫(xiě)《檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)》，詳細(xì)說(shuō)明檔案的鑒定情況和存毀意見(jiàn)，并經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字。4.對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）檔案銷(xiāo)毀1.經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的程序組織檔案銷(xiāo)毀工作。檔案銷(xiāo)毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門(mén)和相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員共同監(jiān)銷(xiāo)。2.檔案銷(xiāo)毀過(guò)程中，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》與銷(xiāo)毀檔案的一致性，確保銷(xiāo)毀檔案的準(zhǔn)確無(wú)誤。銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。3.檔案銷(xiāo)毀后，檔案管理部門(mén)應(yīng)將《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、電子檔案管理（一）電子檔案定義與范圍電子檔案是指公司/組織在工作活動(dòng)中形成的，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶磁盤(pán)光盤(pán)等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募牧?。電子檔案包括但不限于電子公文、電子報(bào)表、電子合同、電子圖紙、電子影像資料等。（二）電子檔案管理要求1.電子檔案的形成、辦理、存儲(chǔ)等過(guò)程應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，確保電子檔案的真實(shí)性完整性和有效性。2.電子檔案應(yīng)采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的文件格式進(jìn)行存儲(chǔ)，如PDF、TIFF等，確保電子檔案能夠長(zhǎng)期保存和有效利用。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、著錄等管理，建立健全電子檔案檢索體系，提高電子檔案的查找和利用效率。4.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保備份數(shù)據(jù)的安全可靠。5.電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備用戶認(rèn)證、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)加密、審計(jì)跟蹤等功能，確保電子檔案信息的安全保密。（三）電子檔案的收集與整理1.電子檔案的收集應(yīng)與紙質(zhì)檔案的收集同步進(jìn)行，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.電子檔案應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行整理，包括分類(lèi)、編號(hào)、著錄等，確保電子檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。3.電子檔案的元數(shù)據(jù)應(yīng)完整準(zhǔn)確，包括文件題名、日期、責(zé)任者、格式、大小等信息，以便于電子檔案的管理和利