PAGE文書檔案責(zé)任追究制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文書檔案管理，確保文書檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高工作效率，明確文書檔案管理各環(huán)節(jié)的責(zé)任，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在文書檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的責(zé)任界定與追究。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保文書檔案管理工作合法合規(guī)。2.實(shí)事求是原則：以事實(shí)為依據(jù)，準(zhǔn)確認(rèn)定責(zé)任，客觀公正地進(jìn)行追究。3.權(quán)責(zé)一致原則：明確各崗位在文書檔案管理中的職責(zé)與權(quán)力，做到責(zé)任與權(quán)力相匹配。4.教育與懲戒相結(jié)合原則：通過責(zé)任追究，達(dá)到教育員工、規(guī)范行為、改進(jìn)工作的目的。二、文書檔案管理職責(zé)分工（一）綜合管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司文書檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的文書檔案管理工作，開展定期檢查與不定期抽查。3.負(fù)責(zé)公司各類文書檔案的集中收集、整理、分類、編目、裝訂、存儲(chǔ)等工作。4.建立健全文書檔案檢索體系，方便檔案的查詢與利用。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案，并做好檔案統(tǒng)計(jì)工作。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文書檔案的形成、積累和初步整理工作，確保檔案資料的真實(shí)、完整。2.明確專人負(fù)責(zé)本部門文書檔案管理，按照公司統(tǒng)一要求及時(shí)將檔案移交綜合管理部門。3.在日常工作中，嚴(yán)格執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定，妥善保管各類文件資料，防止丟失、損壞。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備專業(yè)知識(shí)和技能，遵守職業(yè)道德。2.認(rèn)真履行檔案管理各項(xiàng)職責(zé)，做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作。3.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，確保檔案信息安全。4.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平。三、文書檔案形成與收集責(zé)任（一）文件起草與制作1.各部門在起草文件時(shí)，應(yīng)確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、規(guī)范、完整，符合公司實(shí)際情況和相關(guān)政策法規(guī)要求。2.文件起草人應(yīng)注明文件的密級(jí)、緊急程度、發(fā)文范圍等要素，并對(duì)文件的真實(shí)性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。3.文件制作過程中，應(yīng)保證字跡清晰、格式規(guī)范，采用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體。（二）文件流轉(zhuǎn)與簽收1.文件在公司內(nèi)部流轉(zhuǎn)時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，明確簽收、登記等環(huán)節(jié)的責(zé)任人。2.收文部門收到文件后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，并根據(jù)文件內(nèi)容和要求進(jìn)行處理。如發(fā)現(xiàn)文件存在問題，應(yīng)及時(shí)與發(fā)文部門溝通。3.文件流轉(zhuǎn)過程中，應(yīng)確保文件的安全傳遞，防止文件丟失、延誤或損壞。（三）文件收集1.各部門應(yīng)定期對(duì)本部門形成的文件資料進(jìn)行收集整理，確保無遺漏。2.收集的文件應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文件及相關(guān)的附件、底稿等。3.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)等形成的文件，應(yīng)及時(shí)收集并進(jìn)行專項(xiàng)整理。四、文書檔案整理與歸檔責(zé)任（一）整理要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案管理的基本原則和方法，對(duì)收集到的文件進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作。2.分類應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和利用；編號(hào)應(yīng)連續(xù)、規(guī)范；編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，包括文件題名、日期、文號(hào)、責(zé)任者等信息。3.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理，確保與紙質(zhì)文件對(duì)應(yīng)一致，并進(jìn)行有效的存儲(chǔ)和備份。（二）歸檔期限1.一般文件應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.重要文件、緊急文件應(yīng)及時(shí)歸檔，不得延誤。3.對(duì)于跨年度的項(xiàng)目文件，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后及時(shí)歸檔。（三）歸檔程序1.檔案管理人員對(duì)整理好的文件進(jìn)行審核，確保符合歸檔要求。2.將審核通過的文件按照類別、年度等順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、脊背等信息。3.編制檔案目錄，建立檔案檢索工具，將檔案移交至檔案庫房進(jìn)行保管，并辦理交接手續(xù)。五、文書檔案保管責(zé)任（一）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)具備安全防護(hù)設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等設(shè)備。2.庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度應(yīng)符合規(guī)定要求。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)庫房進(jìn)行檢查，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。（二）檔案存儲(chǔ)1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行有序存放，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份，并分別存儲(chǔ)于不同地點(diǎn)。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。（三）安全保密1.嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、借閱、復(fù)制檔案。2.檔案管理人員應(yīng)妥善保管檔案鑰匙、密碼等，防止檔案信息泄露。3.在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行特殊管理。六、文書檔案利用責(zé)任（一）查閱申請(qǐng)1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，交檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。（二）查閱審批與登記1.檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并安排專人陪同查閱。2.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房。查閱過程中，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改撕毀。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。（三）借閱與歸還1.因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過規(guī)定時(shí)間，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。七、責(zé)任追究情形（一）文件形成與收集環(huán)節(jié)1.文件起草人未按照要求起草文件，導(dǎo)致文件內(nèi)容錯(cuò)誤、不完整或不符合規(guī)定，影響工作開展或造成不良后果的。2.文件流轉(zhuǎn)過程中，相關(guān)責(zé)任人未履行簽收、登記等職責(zé)，導(dǎo)致文件丟失、延誤或損壞的。3.各部門未及時(shí)收集、整理本部門文件資料，造成文件遺漏或丟失的。（二）整理與歸檔環(huán)節(jié)1.檔案管理人員未按照規(guī)定對(duì)文件進(jìn)行整理、分類、編號(hào)、編目等，導(dǎo)致檔案管理混亂，查找利用困難的。2.未按時(shí)完成歸檔工作，延誤文件資料的管理和利用的。3.歸檔文件不符合質(zhì)量要求，如字跡模糊、格式不規(guī)范、內(nèi)容缺失等，影響檔案保存價(jià)值的。（三）保管環(huán)節(jié)1.檔案庫房管理不善，未達(dá)到安全防護(hù)要求，導(dǎo)致檔案受損的。2.檔案存儲(chǔ)不當(dāng)，如未按照規(guī)定存放、備份不及時(shí)等，造成檔案丟失或損壞的。3.違反檔案保密制度，擅自泄露檔案信息的。（四）利用環(huán)節(jié)1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自查閱、借閱檔案的。2.在查閱、借閱檔案過程中，違反規(guī)定涂改、撕毀檔案或擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)的。3.借閱人員未按時(shí)歸還檔案，或歸還的檔案存在問題，又無法說明原因的。八、責(zé)任追究方式（一）批評(píng)教育對(duì)初次出現(xiàn)輕微違規(guī)行為，未造成嚴(yán)重后果的責(zé)任人，給予批評(píng)教育，責(zé)令其改正錯(cuò)誤。（二）警告對(duì)違規(guī)行為情節(jié)較輕的責(zé)任人，給予警告處分，并要求其作出書面檢討，保證不再發(fā)生類似問題。（三）罰款根據(jù)違規(guī)行為的嚴(yán)重程度和造成的損失，對(duì)責(zé)任人處以一定金額的罰款。罰款金額根據(jù)實(shí)際情況確定，但最高不超過本人月工資的一定比例。（四）降職或免職對(duì)因工作失誤、違規(guī)操作等導(dǎo)致嚴(yán)重后果，給公司造成較大損失或不良影響的責(zé)任人，給予降職或免職處理。（五）法律追究對(duì)于違反法律法規(guī)，給公司或他人造成重大損失的行為，依法追究其法律責(zé)任。九、責(zé)任追究程序（一）發(fā)現(xiàn)與調(diào)查1.由綜合管理部門或其他相關(guān)部門發(fā)現(xiàn)責(zé)任追究情形后，及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)。2.調(diào)查人員應(yīng)收集相關(guān)證據(jù)，包括文件資料、記錄、證人證言等，確保調(diào)查結(jié)果真實(shí)可靠。（二）提出追究意見調(diào)查結(jié)束后，調(diào)查人員應(yīng)根據(jù)事實(shí)和相關(guān)規(guī)定，提出責(zé)任追究意見，明確責(zé)任人和追究方式。（三）審批與執(zhí)行1.責(zé)任追究意見報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。2.對(duì)責(zé)任人的批評(píng)教育、警告、罰款等處理，由綜合管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施；降職或免職等處理，按照公司人事管