PAGE檔案重大項(xiàng)目制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案重大項(xiàng)目管理，確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在項(xiàng)目建設(shè)、運(yùn)營(yíng)及管理中的重要作用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案重大項(xiàng)目的立項(xiàng)、實(shí)施、驗(yàn)收及檔案管理等全過(guò)程活動(dòng)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：項(xiàng)目檔案應(yīng)如實(shí)反映項(xiàng)目建設(shè)和管理過(guò)程中的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集項(xiàng)目從策劃、設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)形成的各類文件資料，保證檔案的完整性。3.系統(tǒng)性原則：對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行科學(xué)分類、整理和編目，使其具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查找和利用。4.安全性原則：采取有效措施確保項(xiàng)目檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。二、項(xiàng)目檔案管理職責(zé)分工（一）項(xiàng)目管理部門1.負(fù)責(zé)項(xiàng)目的整體規(guī)劃、組織實(shí)施和協(xié)調(diào)管理，對(duì)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌安排。2.明確項(xiàng)目檔案管理責(zé)任人，督促其及時(shí)收集、整理項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的各類文件資料，并按要求移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行審核、驗(yàn)收等工作。（二）檔案管理部門1.制定項(xiàng)目檔案管理制度和工作流程，指導(dǎo)項(xiàng)目管理部門及相關(guān)人員做好項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔等工作。2.負(fù)責(zé)對(duì)接收的項(xiàng)目檔案進(jìn)行審核、分類、編目、裝訂、上架等整理工作，確保檔案質(zhì)量符合要求。3.建立項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和共享利用，提高檔案利用效率。4.定期對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和統(tǒng)計(jì)，確保檔案的安全和完整。（三）項(xiàng)目文件形成部門及人員1.負(fù)責(zé)在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中及時(shí)形成、積累和整理各自工作范圍內(nèi)的文件資料，并按規(guī)定向項(xiàng)目管理部門移交。2.確保所形成的文件資料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，符合檔案管理要求。三、項(xiàng)目檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期文件，包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)文件等。2.項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的各類文件，如施工圖紙、技術(shù)交底、工程變更通知、施工日志、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄等。3.項(xiàng)目設(shè)備采購(gòu)文件，包括設(shè)備招投標(biāo)文件、合同協(xié)議、設(shè)備說(shuō)明書、安裝調(diào)試記錄等。4.項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件，如竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工決算報(bào)告、工程質(zhì)量保修書等。5.與項(xiàng)目相關(guān)的其他文件資料，如會(huì)議紀(jì)要、來(lái)往信函、聲像資料等。（二）收集要求1.項(xiàng)目管理部門應(yīng)明確項(xiàng)目檔案收集的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和責(zé)任人，確保文件資料及時(shí)、準(zhǔn)確收集。2.各部門和人員應(yīng)按照檔案管理要求，對(duì)所形成的文件資料進(jìn)行分類整理，編制目錄清單，隨工作進(jìn)度同步移交。3.對(duì)于重要文件資料，應(yīng)進(jìn)行原件收集；如無(wú)法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件存放處。（三）整理方法1.項(xiàng)目檔案應(yīng)按照項(xiàng)目前期、建設(shè)過(guò)程、竣工驗(yàn)收等階段進(jìn)行分類，再根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容等進(jìn)行二級(jí)分類。2.每份文件應(yīng)編制清晰、準(zhǔn)確的標(biāo)題，并填寫文件編號(hào)、日期、來(lái)源、保管期限等項(xiàng)目。3.對(duì)紙質(zhì)文件應(yīng)進(jìn)行裝訂，幅面較大的圖紙應(yīng)折疊成A4規(guī)格，并在右下角加蓋檔號(hào)章。4.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理存儲(chǔ)，確保文件的可讀性和可利用性。四、項(xiàng)目檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.項(xiàng)目管理部門在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，定期將整理好的項(xiàng)目檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)接收的項(xiàng)目檔案進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的檔案退回項(xiàng)目管理部門重新整理。3.審核通過(guò)的項(xiàng)目檔案進(jìn)行分類上架，建立檔案臺(tái)賬，錄入檔案管理系統(tǒng)，完成歸檔工作。（二）保管期限項(xiàng)目檔案的保管期限根據(jù)其重要程度和利用價(jià)值分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案主要包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、重要設(shè)備采購(gòu)合同等具有重要?dú)v史價(jià)值和憑證作用的文件。2.長(zhǎng)期保管的檔案一般為項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的重要文件資料，保管期限為10年至50年。3.短期保管的檔案為一般性文件資料，保管期限為5年以下。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案實(shí)體安全。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，采用異地備份等方式，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)和更新，確保其可讀性和完整性。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。4.建立檔案借閱、查閱登記制度，嚴(yán)格控制檔案的借閱范圍和期限，確保檔案的安全。五、項(xiàng)目檔案的利用與保密（一）利用原則1.項(xiàng)目檔案的利用應(yīng)遵循合法、合理、及時(shí)的原則，滿足公司/組織內(nèi)部項(xiàng)目管理、決策支持、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等工作需要，以及對(duì)外提供檔案查閱、證明等服務(wù)需求。2.檔案利用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，確保檔案的安全和完整。（二）利用方式1.內(nèi)部查閱：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱項(xiàng)目檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.借閱：因特殊情況需要借閱項(xiàng)目檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，按時(shí)歸還，不得轉(zhuǎn)借他人。3.對(duì)外提供：公司/組織對(duì)外提供項(xiàng)目檔案查閱、證明等服務(wù)，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定辦理審批手續(xù)，并確保檔案信息不被泄露。（三）保密措施1.加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目檔案管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。2.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的項(xiàng)目檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)等特殊保密措施。3.在檔案利用過(guò)程中，嚴(yán)格控制檔案的查閱范圍和使用方式，對(duì)查閱和使用情況進(jìn)行記錄，防止檔案信息泄露。六、項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收（一）驗(yàn)收組織項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作由公司/組織檔案管理部門牽頭，會(huì)同項(xiàng)目管理部門及相關(guān)專業(yè)人員組成驗(yàn)收小組進(jìn)行。（二）驗(yàn)收內(nèi)容1.檔案的完整性：檢查項(xiàng)目檔案是否涵蓋了項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程的各類文件資料，有無(wú)遺漏。2.檔案的準(zhǔn)確性：審核文件資料的內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)是否可靠，簽字蓋章是否齊全。3.檔案的系統(tǒng)性：查看檔案分類、整理、編目是否符合要求，是否具有系統(tǒng)性和邏輯性。4.檔案的整理質(zhì)量：檢查紙質(zhì)檔案的裝訂、折疊、編號(hào)等是否規(guī)范，電子檔案的存儲(chǔ)格式和命名是否正確。5.檔案的保管情況：檢查檔案庫(kù)房的設(shè)施設(shè)備是否完好，檔案的存放是否安全有序。（三）驗(yàn)收程序1.項(xiàng)目管理部門在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前，向檔案管理部門提交項(xiàng)目檔案驗(yàn)收申請(qǐng)，并提供項(xiàng)目檔案整理情況說(shuō)明。2.檔案管理部門收到申請(qǐng)后，組織驗(yàn)收小組對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行實(shí)地檢查和審核。3.驗(yàn)收小組根據(jù)驗(yàn)收情況填寫《項(xiàng)目檔案驗(yàn)收意見(jiàn)書》，對(duì)驗(yàn)收合格的項(xiàng)目檔案出具驗(yàn)收合格結(jié)論；對(duì)驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目檔案，提出整改意見(jiàn)，要求項(xiàng)目管理部門限期整改后重新申請(qǐng)驗(yàn)收。七、項(xiàng)目檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的項(xiàng)目檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化采集1.對(duì)紙質(zhì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保圖像清晰可讀。2.對(duì)掃描后的電子文件進(jìn)行圖像處理，去除污漬、偏斜等問(wèn)題，保證文件的完整性和準(zhǔn)確性。3.按照檔案分類和編號(hào)規(guī)則對(duì)數(shù)字化文件進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，建立與紙質(zhì)檔案一一對(duì)應(yīng)的電子檔案目錄。（三）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案信息的快速錄入，包括文件標(biāo)題、編號(hào)、日期、來(lái)源、保管期限等。2.檢索查詢功能：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、日期、檔號(hào)等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理功能：記錄檔案借閱情況，包括借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等，實(shí)現(xiàn)借閱流程的信息化管理。4.統(tǒng)計(jì)分析功能：對(duì)項(xiàng)目檔案的數(shù)量、類型、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理功能：設(shè)置用戶權(quán)限，對(duì)不同用戶的操作進(jìn)行權(quán)限控制，確保檔案信息安全。（四）數(shù)據(jù)備份與維護(hù)1.定期對(duì)項(xiàng)目檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)