PAGE民兵檔案安全管理制度一、總則（一）目的為加強民兵檔案安全管理，確保民兵檔案的完整與安全，充分發(fā)揮檔案在民兵建設(shè)中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標準，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及民兵檔案管理的部門和人員。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案安全置于首位，采取有效措施防止檔案的損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。2.依法管理原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，依法依規(guī)開展檔案管理工作。3.科學(xué)規(guī)范原則：運用科學(xué)的管理方法和技術(shù)手段，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標準化。4.服務(wù)利用原則：在確保檔案安全的前提下，積極為公司/組織的民兵建設(shè)及相關(guān)工作提供檔案利用服務(wù)。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善民兵檔案安全管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理民兵檔案，對檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作進行全程監(jiān)督和指導(dǎo)。3.配備必要的檔案安全保管設(shè)施設(shè)備，確保檔案存放環(huán)境安全可靠。4.定期組織檔案管理人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其安全管理意識和業(yè)務(wù)能力。5.負責與上級檔案管理部門及相關(guān)單位的溝通協(xié)調(diào)，及時報送檔案管理工作情況。（二）檔案管理人員職責1.嚴格遵守檔案安全管理制度，認真履行崗位職責。2.負責民兵檔案的日常收集、整理、分類、編目等工作，確保檔案資料的完整準確。3.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施處理。4.按照規(guī)定的程序和要求，為公司/組織內(nèi)的有關(guān)部門和人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。5.協(xié)助做好檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案銷毀符合規(guī)定。6.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。（三）各部門職責1.負責本部門民兵檔案資料的收集、整理，并及時移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的安全管理工作，在檔案利用過程中遵守相關(guān)規(guī)定。3.對本部門產(chǎn)生的民兵檔案進行妥善保管，防止丟失、損壞。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.民兵組織建設(shè)方面的文件材料，如組建方案、人員編制、調(diào)整變動等。2.民兵軍事訓(xùn)練相關(guān)資料，包括訓(xùn)練計劃、教材教案、考核成績等。3.民兵政治工作文件，如思想政治教育計劃、總結(jié)、表彰獎勵等。4.民兵武器裝備管理文件，如配備標準、使用維護記錄、報廢處理等。5.民兵應(yīng)急應(yīng)戰(zhàn)相關(guān)資料，如應(yīng)急預(yù)案、演練記錄、任務(wù)執(zhí)行情況等。6.其他與民兵工作有關(guān)的文件、資料、圖表、照片、音像等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責民兵檔案資料的收集工作，確保收集及時、完整。2.收集的檔案資料應(yīng)真實、準確、完整，不得涂改、偽造。3.對重要的檔案資料應(yīng)進行備份，防止原始資料丟失。（三）整理規(guī)范1.檔案管理人員按照檔案分類標準對收集到的檔案資料進行分類整理。2.遵循檔案整理的基本原則，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.對每份檔案資料進行編號、編目，填寫檔案目錄清單，建立檔案檢索系統(tǒng)。四、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房內(nèi)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等。3.檔案庫房應(yīng)與辦公區(qū)域、生活區(qū)域分開，確保檔案存放環(huán)境安全獨立。（二）檔案存放1.按照檔案類別、年度、保管期限等進行有序存放，便于查找和管理。2.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)安全可靠，并定期進行檢查和維護。3.建立檔案存放位置索引，標明檔案的存放架位、箱柜號等信息。（三）保管檢查1.檔案管理人員定期對檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完好程度、存放位置等。2.每月至少進行一次全面檢查，每季度進行一次重點檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時記錄并報告處理。3.對檢查情況進行詳細記錄，建立檢查臺賬，作為檔案管理工作的重要依據(jù)。五、檔案利用（一）查閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)有關(guān)部門和人員因工作需要查閱民兵檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、期限等。2.申請表經(jīng)所在部門負責人審核簽字后，報檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批情況，確定查閱范圍和方式，并安排專人負責查閱服務(wù)。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱民兵檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人、檔案管理部門負責人和公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失，按時歸還。（三）利用登記1.對檔案查閱、借閱情況進行詳細登記，記錄查閱（借閱）人姓名、部門、時間、內(nèi)容、期限等信息。2.查閱（借閱）結(jié)束后，查閱（借閱）人應(yīng)在《檔案查閱（借閱）登記表》上簽字確認。3.檔案管理人員定期對利用登記情況進行統(tǒng)計分析，為檔案管理工作提供參考。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合民兵檔案的實際情況，對檔案進行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，準確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。鑒定小組負責對民兵檔案進行定期鑒定。（三）鑒定方法1.逐卷逐件審查檔案內(nèi)容，分析其歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值。2.參考檔案的形成時間、來源、保管狀況等因素，綜合判斷檔案是否需要繼續(xù)保存。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可實施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責，在指定地點進行，采用適當?shù)匿N毀方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀過程中應(yīng)進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等，記錄由監(jiān)銷人員和銷毀人員簽字確認。5.銷毀后的檔案清單應(yīng)長期保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的民兵檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為公司/組織的民兵建設(shè)提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）信息化管理措施1.配備必要的計算機設(shè)備、存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等信息化硬件設(shè)施。2.選用符合檔案管理要求的信息化管理軟件，對檔案信息進行錄入、存儲、管理和維護。3.加強檔案管理人員的信息化技能培訓(xùn)，提高其操作水平和應(yīng)用能力。4.建立檔案信息安全防護體系，采取數(shù)據(jù)加密、用戶認證、訪問控制等措施，確保檔案信息安全。（三）電子檔案管理1.對歸檔的電子文件進行規(guī)范整理，確保其格式統(tǒng)一、內(nèi)容完整、元數(shù)據(jù)齊全。2.按照電子檔案的存儲要求，進行安全存儲，并定期進行備份和維護。3.建立電子檔案利用審批制度，嚴格控制電子檔案的查閱、下載、打印等操作。八、檔案安全保密（一）保密制度1.加強檔案管理人員的保密教育，提高其保密意識，簽訂保密承諾書。2.明確檔案保密范圍，對涉及國家機密、軍事秘密、公司/組織商業(yè)秘密等重要檔案信息嚴格保密。3.嚴格控制檔案查閱、借閱范圍，對涉及保密內(nèi)容的檔案應(yīng)專人專管，限制知悉人員。（二）保密措施1.檔案庫房應(yīng)設(shè)置保密設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止無關(guān)人員進入。2.對檔案資料的傳輸、存儲、處理等環(huán)節(jié)采取加密措施，防止信息泄露。3.嚴禁在非保密場所談?wù)?、傳播檔案保密內(nèi)容，不得在互聯(lián)網(wǎng)等公共網(wǎng)絡(luò)上傳輸涉密檔案信息。（三）泄密處理1.一旦發(fā)現(xiàn)檔案泄密事件，應(yīng)立即采取措施進行制止，并及時報告公司/組織領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。2.配合有關(guān)部門進行調(diào)查，查明泄密原因，追究相關(guān)人員責任。3.對泄密檔案采取補救措施，防止損失擴大。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織定期對民兵檔案安全管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括制度執(zhí)行情況、檔案保管狀況、利用服務(wù)質(zhì)量等。2.檔案管理部門應(yīng)定期開展自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)和整改存在的問題。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)下達整改通知書，責令限期整改，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.建立民兵檔案安全管理工作考核評價機制，對檔案管理部門和相關(guān)人