PAGE高校檔案安全工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)高校檔案安全管理，確保檔案的完整與安全，維護(hù)學(xué)校正常的教學(xué)、科研和管理秩序，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本校實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各部門(mén)、各學(xué)院在檔案形成、整理、保管、利用等過(guò)程中的安全管理工作。（三）基本原則1.安全第一原則：將檔案安全放在首位，采取有效措施預(yù)防和應(yīng)對(duì)各類(lèi)安全風(fēng)險(xiǎn)，確保檔案實(shí)體和信息的安全。2.預(yù)防為主原則：強(qiáng)化安全意識(shí)，建立健全安全管理制度和防控機(jī)制，加強(qiáng)日常檢查和隱患排查，及時(shí)消除安全隱患。3.責(zé)任明確原則：明確各部門(mén)、各崗位在檔案安全工作中的職責(zé)，做到責(zé)任到人，確保各項(xiàng)安全措施落到實(shí)處。4.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法開(kāi)展檔案安全管理工作。二、檔案安全管理職責(zé)（一）學(xué)校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案安全工作的法律法規(guī)和方針政策，制定學(xué)校檔案安全工作的總體目標(biāo)和規(guī)劃。2.研究決定檔案安全工作中的重大事項(xiàng)，協(xié)調(diào)解決檔案安全工作中的重大問(wèn)題。3.監(jiān)督檢查各部門(mén)、各學(xué)院檔案安全工作制度的執(zhí)行情況，對(duì)檔案安全工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善學(xué)校檔案安全管理制度，組織實(shí)施檔案安全管理工作。2.指導(dǎo)各部門(mén)、各學(xué)院做好檔案的收集、整理、保管和利用等工作，確保檔案質(zhì)量符合安全要求。3.定期對(duì)學(xué)校檔案進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和整改安全隱患，對(duì)存在的問(wèn)題提出處理意見(jiàn)和建議。4.組織開(kāi)展檔案安全宣傳教育和培訓(xùn)工作，提高檔案工作人員的安全意識(shí)和業(yè)務(wù)能力。5.負(fù)責(zé)檔案安全事故的應(yīng)急處置工作，及時(shí)向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)告事故情況，并配合有關(guān)部門(mén)進(jìn)行調(diào)查處理。（三）各部門(mén)、各學(xué)院職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)、本學(xué)院檔案的收集、整理、保管和利用等工作，建立健全檔案安全管理制度，落實(shí)檔案安全管理責(zé)任。2.定期對(duì)本部門(mén)、本學(xué)院的檔案進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，并向?qū)W校檔案管理部門(mén)報(bào)告。3.配合學(xué)校檔案管理部門(mén)做好檔案安全檢查、宣傳教育和培訓(xùn)等工作，積極參與檔案安全事故的應(yīng)急處置工作。（四）檔案工作人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案安全管理制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)，確保檔案工作安全有序進(jìn)行。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，做好檔案的收集、整理、編目、上架等工作，保證檔案的完整與準(zhǔn)確。3.加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的管理，做好庫(kù)房的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等工作，確保檔案實(shí)體安全。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，做好檔案利用登記和統(tǒng)計(jì)工作，防止檔案信息泄露。5.積極參加檔案安全培訓(xùn)和教育活動(dòng)，不斷提高自身的安全意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。三、檔案實(shí)體安全管理（一）檔案庫(kù)房建設(shè)與管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇在干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等條件良好的位置，遠(yuǎn)離易燃、易爆、污染源等區(qū)域。2.檔案庫(kù)房應(yīng)具備完善的基礎(chǔ)設(shè)施，如消防設(shè)施、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)防鼠設(shè)備、防盜報(bào)警設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.檔案庫(kù)房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存儲(chǔ)區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，各區(qū)域之間應(yīng)保持適當(dāng)?shù)木嚯x，避免相互干擾。4.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案架（柜），檔案架（柜）應(yīng)牢固、整齊，便于檔案的存放和查找。檔案架（柜）應(yīng)按照檔案類(lèi)別、年度、保管期限等進(jìn)行分類(lèi)排列，標(biāo)識(shí)清晰。5.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案的損害。（二）檔案整理與裝訂1.檔案整理應(yīng)遵循檔案形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。2.檔案裝訂應(yīng)牢固、整齊、美觀，不得使用金屬物裝訂，避免對(duì)檔案造成損傷。裝訂后的檔案應(yīng)編目準(zhǔn)確、清晰，便于查找和利用。3.檔案整理和裝訂過(guò)程中，應(yīng)注意保護(hù)檔案的原貌，不得隨意涂改、損壞檔案內(nèi)容。（三）檔案存儲(chǔ)與保管1.檔案應(yīng)按照類(lèi)別、年度、保管期限等進(jìn)行分類(lèi)存放，不同類(lèi)別的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，避免混淆。2.檔案應(yīng)存放在檔案架（柜）的指定位置，不得隨意堆放或挪作他用。檔案存放應(yīng)排列有序，便于查找和清點(diǎn)。3.檔案庫(kù)房應(yīng)建立檔案存放索引，標(biāo)明檔案的存放位置、類(lèi)別、年度、保管期限等信息，便于快速查找檔案。4.對(duì)重要、珍貴的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專(zhuān)柜存放、復(fù)制備份、異地存儲(chǔ)等，確保檔案的安全。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、完整，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)查找原因并進(jìn)行處理。（四）檔案搬運(yùn)與運(yùn)輸1.檔案搬運(yùn)和運(yùn)輸應(yīng)采取必要的防護(hù)措施，避免檔案受到碰撞、擠壓、磨損等損害。2.搬運(yùn)檔案時(shí)應(yīng)使用專(zhuān)門(mén)的搬運(yùn)工具，如檔案箱、推車(chē)等，不得直接用手搬運(yùn)檔案。3.運(yùn)輸檔案時(shí)應(yīng)選擇安全可靠的運(yùn)輸方式，如專(zhuān)車(chē)運(yùn)輸、密封包裝等，確保檔案在運(yùn)輸過(guò)程中的安全。4.在檔案搬運(yùn)和運(yùn)輸過(guò)程中，應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)，確保檔案的安全和完整。四、檔案信息安全管理（一）檔案信息化建設(shè)與管理1.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，建立健全檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的安全防護(hù)機(jī)制，如身份認(rèn)證、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)加密備份等，確保檔案信息的安全。3.定期對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，及時(shí)修復(fù)系統(tǒng)漏洞，防止病毒、黑客等攻擊，保障系統(tǒng)的正常運(yùn)行。4.建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)備份制度，定期對(duì)檔案信息進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，異地存放。（二）檔案信息訪問(wèn)與使用1.嚴(yán)格執(zhí)行檔案信息訪問(wèn)權(quán)限管理制度，根據(jù)工作需要和崗位職責(zé)，為檔案工作人員授予相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限，不得越權(quán)訪問(wèn)檔案信息。2.檔案信息訪問(wèn)應(yīng)進(jìn)行身份認(rèn)證和授權(quán)，使用用戶名和密碼等方式登錄檔案信息管理系統(tǒng)，確保訪問(wèn)者身份的真實(shí)性和合法性。3.檔案查閱、借閱應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，填寫(xiě)查閱、借閱登記表，注明查閱、借閱的檔案內(nèi)容、目的、期限等信息，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批。4.檔案信息使用過(guò)程中，應(yīng)注意保護(hù)檔案信息的安全，不得擅自復(fù)制、傳播、泄露檔案信息。如需復(fù)制檔案信息，應(yīng)經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。5.檔案信息使用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并注銷(xiāo)訪問(wèn)權(quán)限，確保檔案信息的安全。（三）檔案信息安全保密1.加強(qiáng)檔案信息安全保密教育，提高檔案工作人員的安全保密意識(shí)，簽訂保密承諾書(shū)，明確保密責(zé)任。2.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案信息安全保密的法律法規(guī)和規(guī)章制度，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施，確保信息不泄露。3.檔案庫(kù)房、辦公室等場(chǎng)所應(yīng)設(shè)置必要的安全保密設(shè)施，如門(mén)禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。4.在檔案信息處理過(guò)程中，如存儲(chǔ)、傳輸、使用等環(huán)節(jié)，應(yīng)采取加密等技術(shù)手段，確保檔案信息的安全保密。5.對(duì)違反檔案信息安全保密制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)進(jìn)行處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。五、檔案安全檢查與隱患排查（一）檢查內(nèi)容1.檔案安全管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的安全措施落實(shí)情況。2.檔案庫(kù)房的安全狀況，包括消防設(shè)施、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)防鼠設(shè)備、防盜報(bào)警設(shè)備等的運(yùn)行情況，庫(kù)房的清潔衛(wèi)生情況等。3.檔案實(shí)體的安全狀況，包括檔案的存放是否整齊、完好，有無(wú)損壞、丟失等情況。4.檔案信息管理系統(tǒng)的安全狀況，包括系統(tǒng)的運(yùn)行情況、數(shù)據(jù)備份情況、訪問(wèn)權(quán)限管理情況等。5.檔案工作人員的安全意識(shí)和業(yè)務(wù)能力，包括是否熟悉檔案安全管理制度、操作規(guī)程等。（二）檢查方式1.定期檢查：學(xué)校檔案管理部門(mén)每年至少組織一次全面的檔案安全檢查，各部門(mén)、各學(xué)院每學(xué)期至少組織一次檔案安全自查。2.不定期檢查：學(xué)校檔案管理部門(mén)根據(jù)工作需要，不定期對(duì)檔案安全工作進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。3.專(zhuān)項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案安全工作中的重點(diǎn)環(huán)節(jié)、重點(diǎn)部位或存在的突出問(wèn)題，組織開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)檢查，進(jìn)行集中整治。（三）隱患排查與整改1.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的安全隱患，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行排查，分析原因，制定整改措施，明確整改責(zé)任人，限期整改。2.整改措施應(yīng)具有針對(duì)性和可操作性，能夠有效消除安全隱患。整改完成后，應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確保隱患得到徹底整改。3.對(duì)重大安全隱患，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行整改，并及時(shí)向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)告。在隱患整改期間，應(yīng)采取臨時(shí)防護(hù)措施，確保檔案安全。4.建立檔案安全隱患排查與整改臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檢查情況、隱患排查結(jié)果、整改措施、整改責(zé)任人、整改期限等信息，做到有據(jù)可查。六、檔案安全應(yīng)急處置（一）應(yīng)急處置預(yù)案制定1.學(xué)校檔案管理部門(mén)應(yīng)制定檔案安全應(yīng)急處置預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)分工、應(yīng)急處置程序、應(yīng)急保障措施等內(nèi)容。2.應(yīng)急處置預(yù)案應(yīng)根據(jù)學(xué)校檔案安全工作的實(shí)際情況，結(jié)合可能發(fā)生的安全事故類(lèi)型，如火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊、泄密等，制定相應(yīng)的應(yīng)急處置措施。3.定期對(duì)應(yīng)急處置預(yù)案進(jìn)行演練和修訂，確保預(yù)案的科學(xué)性、實(shí)用性和可操作性。（二）應(yīng)急處置組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)1.成立檔案安全應(yīng)急處置領(lǐng)導(dǎo)小組，由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任副組長(zhǎng)，各相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人為成員。應(yīng)急處置領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)全面指揮和協(xié)調(diào)檔案安全應(yīng)急處置工作。2.檔案安全應(yīng)急處置領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，設(shè)在檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)日常應(yīng)急處置工作的組織和協(xié)調(diào)。3.各相關(guān)部門(mén)在應(yīng)急處置工作中應(yīng)按照職責(zé)分工，密切配合，共同做好應(yīng)急處置工作。如檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)提供檔案信息和技術(shù)支持，保衛(wèi)部門(mén)負(fù)責(zé)維護(hù)現(xiàn)場(chǎng)秩序和安全保衛(wèi)工作，后勤管理部門(mén)負(fù)責(zé)提供應(yīng)急物資和設(shè)備保障等。（三）應(yīng)急處置程序1.事故報(bào)告：檔案安全事故發(fā)生后，檔案工作人員應(yīng)立即向本部門(mén)負(fù)責(zé)人報(bào)告，部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)向?qū)W校檔案管理部門(mén)報(bào)告，學(xué)校檔案管理部門(mén)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)告。2.應(yīng)急響應(yīng)：學(xué)校檔案管理部門(mén)接到事故報(bào)告后，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急處置預(yù)案，組織應(yīng)急處置人員趕赴現(xiàn)場(chǎng)，開(kāi)展應(yīng)急處置工作。3.現(xiàn)場(chǎng)處置：應(yīng)急處置人員到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)后，應(yīng)迅速采取措施，控制事故現(xiàn)場(chǎng)，搶救受傷人員，保護(hù)檔案實(shí)體和信息安全，防止事故擴(kuò)大。4.調(diào)查處理：事故處理完畢后，應(yīng)及時(shí)組織對(duì)事故原因進(jìn)行調(diào)查，分析事故責(zé)任，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施。5.恢復(fù)重建：在確保檔案安全的前提下，及時(shí)組織對(duì)受損檔案進(jìn)行修復(fù)、整理和恢復(fù)，盡快恢復(fù)正常的檔案管理工作秩序。（四）應(yīng)急保障措施1.物資保障：配備必要的應(yīng)急物資和設(shè)備，如滅火器、消防水帶、防汛沙袋、應(yīng)急照明設(shè)備、防護(hù)用品等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保物資和設(shè)備完好可用。2.人員保障：組建檔案安全應(yīng)急處置隊(duì)伍，明確應(yīng)急處置人員的職責(zé)和分工，定期進(jìn)行培訓(xùn)和演練，提高應(yīng)急處置能力。3.技術(shù)保障：加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提高檔案信息安全防護(hù)技術(shù)水平，為應(yīng)急處置工作提供技術(shù)支持。4.經(jīng)費(fèi)保障：安排必要的檔案安全應(yīng)急處置經(jīng)費(fèi)，用于應(yīng)急物資采購(gòu)儲(chǔ)備、人員培訓(xùn)演練、事故調(diào)查處理等工作。七、檔案安全宣傳教育與培訓(xùn)（一）宣傳教育1.加強(qiáng)檔案安全宣傳教育工作，提高全校師生員工的檔案安全意識(shí)。通過(guò)校園網(wǎng)、宣傳欄、講座、培訓(xùn)等多種形式，廣泛宣傳檔案安全法律法規(guī)和學(xué)校檔案安全管理制度。2.定期開(kāi)展檔案安全宣傳活動(dòng)，如檔案安全知識(shí)競(jìng)賽、征文比賽、主題演講等，營(yíng)造良好的檔案安全工作氛圍。3.對(duì)新入職的教職工和學(xué)生進(jìn)行檔案安全宣傳教育，使其了解檔案安全工作的重要性和基本要求，掌握檔案安全基本知識(shí)和技能。（二）培訓(xùn)1.制定檔案安全培訓(xùn)計(jì)劃，定期組織檔案工作人員參加培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)能力