PAGE鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理歸檔制度一、總則（一）目的為加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項工作提供有力的支持和保障，特制定本歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)各部門、所屬事業(yè)單位以及各村（居）委會等在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理歸檔工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室負責(zé)對各類檔案進行集中收集、整理、保管和利用，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實準確原則歸檔的檔案必須真實反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項工作的實際情況，內(nèi)容準確無誤，嚴禁弄虛作假。3.齊全完整原則全面收集和整理鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作中形成的各類檔案，保證檔案的完整性，不得遺漏重要文件和資料。4.便于利用原則檔案整理應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和利用，提高檔案的使用效率，充分發(fā)揮檔案的價值。二、歸檔范圍與分類（一）歸檔范圍1.黨群工作類包括鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、人大、政協(xié)、紀委、工會、共青團、婦聯(lián)等組織的工作文件、會議記錄、統(tǒng)計報表、工作計劃與總結(jié)等。2.行政管理類鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的各類文件、會議紀要、工作制度、人事任免、財務(wù)預(yù)決算、審計報告、信訪處理等文件材料。3.農(nóng)業(yè)農(nóng)村工作類農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、農(nóng)村基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、農(nóng)村經(jīng)濟發(fā)展、農(nóng)村社會事務(wù)管理等方面的文件、規(guī)劃、方案、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、項目資料等。4.社會事務(wù)管理類民政、教育、衛(wèi)生、文化、體育、社會保障等方面的工作文件、政策法規(guī)、業(yè)務(wù)報表、服務(wù)記錄等。5.經(jīng)濟發(fā)展類鄉(xiāng)鎮(zhèn)招商引資、企業(yè)管理、項目建設(shè)、經(jīng)濟統(tǒng)計等方面的文件、合同協(xié)議、項目申報與審批文件等。6.安全穩(wěn)定類安全生產(chǎn)、社會治安綜合治理、信訪維穩(wěn)、應(yīng)急管理等方面的文件、預(yù)案、檢查記錄、事故處理報告等。7.其他類不屬于上述分類，但與鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作相關(guān)的其他重要文件、資料，如榮譽證書、照片、音像資料等。（二）分類方法1.年度分類法將檔案按年度分開，即同一年度形成的檔案集中在一起，便于查找和管理。2.組織機構(gòu)分類法根據(jù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)內(nèi)部的組織機構(gòu)，將檔案分為不同的類別，如黨委文件、政府文件、各部門文件等，便于按組織機構(gòu)進行查找和利用。3.問題分類法按照檔案所反映的問題性質(zhì)，將檔案分為不同的類別，如農(nóng)業(yè)農(nóng)村問題、社會事務(wù)問題、經(jīng)濟發(fā)展問題等，便于從問題角度進行檢索和分析。三、歸檔要求（一）文件材料的收集1.各部門和各村（居）委會應(yīng)指定專人負責(zé)文件材料的收集工作，確保各類文件材料及時、準確地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文件、照片、音像資料等各種載體形式，確保檔案的完整性。3.對于重要會議、重大活動形成的文件材料，應(yīng)在活動結(jié)束后及時收集整理，確保文件的時效性。（二）文件材料的整理1.紙質(zhì)文件的整理按照文件的形成時間順序進行排列，同一事由的文件應(yīng)集中在一起。去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等，保持文件的整潔。對文件進行編號、編目，編制文件目錄，注明文件的標題、文號、日期、責(zé)任者等信息。按照分類方案進行分類裝訂，每卷厚度適中，便于保管和查閱。2.電子文件的整理電子文件應(yīng)按照年度、類別進行分類存儲，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)。對電子文件進行命名，文件名應(yīng)準確反映文件的內(nèi)容和日期，便于識別和查找。定期對電子文件進行備份，確保文件的安全性和完整性。3.照片和音像資料的整理照片應(yīng)沖洗或掃描成高質(zhì)量的圖像文件，注明拍攝時間、地點、人物、事件等信息。音像資料應(yīng)進行轉(zhuǎn)錄或數(shù)字化處理，建立相應(yīng)的索引目錄，便于查找和播放。照片和音像資料應(yīng)與相關(guān)的文字說明材料一起整理歸檔，形成完整的檔案記錄。（三）文件材料的歸檔時間1.當年形成的文件材料，應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.對于一些特殊情況或臨時性工作形成的文件材料，應(yīng)在工作結(jié)束后及時歸檔。（四）存儲與保管1.檔案應(yīng)存放在專門的檔案室，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全保管條件。2.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和管理。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)和復(fù)制，延長檔案的使用壽命。四、歸檔流程（一）收集階段1.各部門和各村（居）委會的文件材料收集人員按照歸檔范圍的要求，定期收集本部門或本轄區(qū)內(nèi)的文件材料。2.收集人員對收集到的文件材料進行初步整理，剔除重復(fù)、無用的文件，確保文件材料的質(zhì)量。（二）整理階段1.檔案管理人員對各部門和各村（居）委會送來的文件材料進行集中整理。2.按照分類方法和整理要求，對紙質(zhì)文件進行編號、編目、分類裝訂，對電子文件進行分類存儲和命名，對照片和音像資料進行整理和標注。3.在整理過程中，檔案管理人員應(yīng)認真核對文件材料的內(nèi)容和信息，確保檔案的準確性和完整性。（三）歸檔階段1.整理好的檔案按照分類方案進行分類存放，建立檔案目錄索引，便于查找和利用。2.檔案管理人員對歸檔的檔案進行登記，記錄檔案的名稱、數(shù)量、歸檔時間等信息。3.將歸檔后的檔案移交檔案室進行保管，檔案室管理人員對接收的檔案進行再次核對和清點，確保檔案的安全入庫。五、檔案利用（一）利用原則1.依法利用原則檔案利用應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和保密規(guī)定，確保檔案的安全和合法使用。2.服務(wù)為本原則以服務(wù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項工作為宗旨，積極為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案利用服務(wù)。3.規(guī)范有序原則建立健全檔案利用制度，規(guī)范檔案利用流程，確保檔案利用工作的有序進行。（二）利用范圍1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)各部門在工作中需要查閱檔案的，可向檔案室提出申請。2.各村（居）委會因工作需要查閱相關(guān)檔案的，可按規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.其他單位或個人因工作需要查閱鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的，需經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準，并辦理查閱手續(xù)。（三）利用方式1.查閱利用者可到檔案室查閱紙質(zhì)檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)，確保查閱工作的順利進行。2.借閱因工作需要借閱檔案的，利用者應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時間等信息，經(jīng)批準后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]天，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制利用者如需復(fù)制檔案材料的，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，注明復(fù)制的內(nèi)容和用途，經(jīng)批準后由檔案管理人員進行復(fù)制。復(fù)制的檔案材料應(yīng)加蓋檔案室印章，確保其真實性和有效性。（四）利用登記檔案管理人員應(yīng)對檔案利用情況進行詳細登記，記錄利用者的姓名、單位、利用時間、利用方式、利用內(nèi)容等信息，以便對檔案利用情況進行統(tǒng)計和分析。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則每年定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限和價值。2.全面審查原則對檔案的內(nèi)容、來源、形式等進行全面審查，綜合判斷檔案的價值。3.價值優(yōu)先原則優(yōu)先保留具有重要歷史價值、現(xiàn)實利用價值和憑證價值的檔案。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人等為成員。鑒定小組負責(zé)對檔案進行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）保管期限劃分1.永久保管凡是反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)主要職能活動和基本歷史面貌的，對鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有長遠利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管定期保管的檔案分為[X]年、[X]年兩種。凡在一定時間內(nèi)具有查考利用價值的檔案應(yīng)定期保管。（四）銷毀程序1.經(jīng)過鑒定，確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，編制銷毀清冊。2.銷毀清冊應(yīng)包括檔案的名稱、文號、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，并經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準。3.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認。4.銷毀后的檔案應(yīng)及時在檔案目錄中注銷，并將銷毀清冊永久保存。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.建立健全檔案管理監(jiān)督機制，加強對檔案管理工作的日常監(jiān)督和檢查。2.鄉(xiāng)鎮(zhèn)紀檢部門負責(zé)對檔案管理工作中的違規(guī)違紀行為進行監(jiān)督檢查，嚴肅查處違法違規(guī)案件。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括歸檔制度、利用制度、鑒定銷毀制度等的落實情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作的質(zhì)量和規(guī)范性。3.檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作責(zé)任心