PAGE銀行檔案中心管理制度一、總則（一）目的為加強銀行檔案中心管理，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，特制定本制度。本制度旨在規(guī)范檔案管理工作流程，提高檔案管理水平，為銀行各項業(yè)務(wù)活動提供有力支持和保障。（二）適用范圍本制度適用于銀行檔案中心及各分支機構(gòu)涉及檔案管理的部門和人員。涵蓋銀行在經(jīng)營管理、業(yè)務(wù)運作、財務(wù)管理、風(fēng)險管理等各個方面形成的各類檔案資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則銀行檔案中心對全行各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映銀行各項業(yè)務(wù)活動的實際情況，不得篡改、偽造檔案信息。3.完整性原則全面收集、整理銀行在各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)形成的檔案資料，保證檔案的完整性，避免重要信息缺失。4.保密性原則嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及銀行機密、商業(yè)秘密和客戶隱私的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢、調(diào)閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案中心職責(zé)1.制定和完善銀行檔案管理制度、工作流程和操作規(guī)范。2.負責(zé)接收、整理、保管全行各類檔案資料，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的電子化管理。3.對檔案進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，確保檔案的整齊規(guī)范。4.定期對檔案進行安全檢查，維護檔案的實體安全，防止檔案損壞、丟失、霉變等情況發(fā)生。5.負責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ堰^保管期限或無保存價值的檔案進行鑒定和銷毀處理。6.提供檔案查詢、調(diào)閱服務(wù)，根據(jù)銀行內(nèi)部規(guī)定和審批流程，及時、準確地為各部門和人員提供所需檔案資料。7.開展檔案管理培訓(xùn)工作，提高全行員工的檔案管理意識和業(yè)務(wù)水平。8.參與銀行信息化建設(shè)，推動檔案管理系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的對接和數(shù)據(jù)共享。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門業(yè)務(wù)活動中形成檔案資料的收集、整理和初步分類工作，并按照規(guī)定時間和要求移交檔案中心。2.明確本部門檔案管理責(zé)任人，負責(zé)督促本部門員工及時歸檔，確保檔案的完整和準確。3.根據(jù)工作需要，向檔案中心提出檔案查詢、調(diào)閱申請，按照規(guī)定程序辦理相關(guān)手續(xù)，并在使用完畢后及時歸還檔案。4.配合檔案中心做好檔案管理工作，接受檔案中心的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴格遵守檔案管理制度和工作流程，認真履行檔案管理職責(zé)。2.負責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、查詢、調(diào)閱等，確保檔案管理工作的正常運轉(zhuǎn)。3.對檔案進行定期盤點和清查，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題。4.加強對檔案管理系統(tǒng)的操作和維護，保證系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行，及時錄入和更新檔案信息。5.保守檔案機密，不得泄露檔案內(nèi)容和相關(guān)信息。6.積極參加檔案管理培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.銀行各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議，包括信貸合同、存款合同、保險合同、金融衍生品交易合同等。2.會計憑證、賬簿、報表等財務(wù)檔案。3.信貸業(yè)務(wù)檔案，包括客戶基本資料、貸款申請文件、審批文件、貸后管理資料等。4.風(fēng)險管理檔案，如風(fēng)險評估報告、風(fēng)險監(jiān)控記錄等。5.行政公文、會議紀要、工作報告等文件檔案。6.人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、考核等相關(guān)資料。7.科技檔案，如系統(tǒng)開發(fā)文檔、技術(shù)方案、運維記錄等。8.其他與銀行經(jīng)營管理活動相關(guān)的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時收集本部門產(chǎn)生的檔案資料，確保檔案的完整性和及時性。2.檔案資料應(yīng)保持原始性和真實性，不得擅自修改、涂抹或刪除。對于電子檔案，應(yīng)確保其數(shù)據(jù)的準確性和完整性，定期進行備份。3.收集的檔案資料應(yīng)齊全完整，包括文件的正本、副本、附件、底稿等，如有缺漏應(yīng)及時補齊。（三）整理方法1.分類根據(jù)檔案的來源、內(nèi)容和形式，將檔案分為不同的類別，如業(yè)務(wù)檔案、財務(wù)檔案人事檔案、行政檔案、科技檔案等。每個類別下再根據(jù)具體情況細分若干二級類目，如業(yè)務(wù)檔案可分為信貸業(yè)務(wù)檔案、存款業(yè)務(wù)檔案等。2.編號為便于檔案的管理和查詢，對每一份檔案進行編號。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，采用統(tǒng)一的編號規(guī)則。例如，可按照檔案類別、年度、流水號進行編號，如“JD2001”，其中“JD”表示信貸業(yè)務(wù)檔案類別，“2”表示年份，“001”表示該年度此類檔案的流水號。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。目錄應(yīng)清晰準確，便于查找和核對檔案。同時，建立電子目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案目錄的電子化管理，提高查詢效率。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊牢固。裝訂時應(yīng)注意保持文件的順序和完整性，避免損壞文件。對于幅面較大的文件，可采用折疊等方式進行整理后再裝訂。四、檔案的保管（一）保管環(huán)境1.檔案中心應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。庫房溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%。2.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品、防盜報警裝置等設(shè)施，確保檔案的安全保管。3.檔案架應(yīng)排列整齊、牢固，便于檔案的存放和查找。檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等順序依次存放，標識清晰。（二）保管期限1.根據(jù)國家法律法規(guī)和銀行實際情況，確定各類檔案的保管期限。保管期限分為永久、定期兩種，定期保管期限一般分為3年、5年、10年、15年、20年等。2.永久保管的檔案主要包括涉及銀行重要權(quán)益、重大決策、核心業(yè)務(wù)等方面的檔案，如銀行章程、董事會決議、年度財務(wù)報告、重要業(yè)務(wù)合同等。3.定期保管的檔案根據(jù)其重要性和使用頻率確定具體保管期限，到期后經(jīng)鑒定可進行銷毀處理。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。檢查內(nèi)容包括檔案的實體狀況、保管環(huán)境、電子檔案數(shù)據(jù)等。每月至少進行一次全面檢查，每季度進行一次盤點。2.對破損、褪色、霉變等有問題的檔案，應(yīng)及時采取修復(fù)、復(fù)制等措施進行處理，確保檔案的完整性。3.嚴格執(zhí)行檔案出入庫登記制度，檔案的調(diào)入、調(diào)出均需填寫詳細的登記表，注明檔案編號、名稱、出入庫時間、經(jīng)手人等信息。4.加強對電子檔案的保管，定期對電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。同時，建立電子檔案的訪問權(quán)限控制機制，防止電子檔案被非法篡改或刪除。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案中心負責(zé)人、各部門檔案管理責(zé)任人及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成。鑒定工作小組負責(zé)對到期檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標準1.依據(jù)國家法律法規(guī)、銀行檔案管理制度和業(yè)務(wù)發(fā)展需要，對檔案的價值進行綜合評估。2.對于已過保管期限、確無保存價值的檔案，如過期的業(yè)務(wù)報表、已結(jié)清貸款的一般性檔案等，可考慮銷毀。3.對于涉及銀行重要權(quán)益、仍具有法律糾紛風(fēng)險或?qū)I(yè)務(wù)發(fā)展有重要參考價值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保管。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期清理到期檔案，編制檔案鑒定清單，提交檔案鑒定工作小組。2.鑒定工作小組對檔案鑒定清單進行審核，逐份對檔案進行鑒定，提出存毀意見。3.對于擬銷毀的檔案，應(yīng)進行公示，公示期為[X]個工作日。公示無異議后，報銀行主管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)審批同意銷毀的檔案，由檔案中心負責(zé)組織實施銷毀工作。銷毀過程應(yīng)進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認。（四）銷毀方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.電子檔案應(yīng)通過專業(yè)的數(shù)據(jù)刪除軟件進行徹底刪除，并對存儲介質(zhì)進行格式化處理，防止數(shù)據(jù)殘留。六、檔案的查詢與調(diào)閱（一）查詢調(diào)閱流程1.內(nèi)部人員因工作需要查詢或調(diào)閱檔案時，應(yīng)填寫檔案查詢調(diào)閱申請表，注明查詢調(diào)閱目的、檔案名稱、編號等信息，并經(jīng)所在部門負責(zé)人審批。2.將申請表提交至檔案中心，檔案管理人員根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，確認無誤后，按照規(guī)定提供檔案查詢或調(diào)閱服務(wù)。3.查詢或調(diào)閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在現(xiàn)場監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。查詢?nèi)藛T不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。4.查詢或調(diào)閱完畢后，查詢?nèi)藛T應(yīng)及時歸還檔案，并在檔案歸還登記表上簽字確認。（二）查詢調(diào)閱權(quán)限1.不同級別的人員具有不同的檔案查詢調(diào)閱權(quán)限。一般情況下，普通員工只能查詢和調(diào)閱與其工作相關(guān)的檔案；部門負責(zé)人可查詢和調(diào)閱本部門及下屬部門的檔案；高級管理人員可根據(jù)工作需要查詢和調(diào)閱全行范圍內(nèi)的相關(guān)檔案。2.涉及銀行機密、商業(yè)秘密和客戶隱私的檔案，應(yīng)嚴格限制查詢調(diào)閱權(quán)限，必須經(jīng)銀行保密委員會或相關(guān)授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)批準后方可查詢調(diào)閱。（三）檔案借閱期限檔案借閱期限應(yīng)根據(jù)實際需要確定，一般不得超過[X]個工作日。如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。七、檔案信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.建立完善的銀行檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化錄入、存儲、查詢、統(tǒng)計和分析等功能。2.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與銀行其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進行對接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和交換，提高工作效率和管理水平。3.定期對檔案管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行，及時處理系統(tǒng)故障和數(shù)據(jù)問題。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理要求，及時將檔案信息錄入檔案管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.對檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行定期維護，包括數(shù)據(jù)更新、備份、清理等工作。同時，建立數(shù)據(jù)質(zhì)量監(jiān)控機制，對錄入數(shù)據(jù)進行審核和校驗，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。（三）信息安全管理1.加強檔案信息化系統(tǒng)的信息安全管理，設(shè)置嚴格的用戶權(quán)限和密