PAGE法治宣傳檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司法治宣傳檔案管理，確保法治宣傳工作資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，提高法治宣傳工作的質(zhì)量和效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部開展法治宣傳活動(dòng)所形成的各類檔案資料的管理，包括但不限于宣傳方案、活動(dòng)記錄、培訓(xùn)資料、宣傳素材、受眾反饋等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：法治宣傳檔案由公司指定的部門或?qū)Ｈ诉M(jìn)行集中管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映法治宣傳工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.分類科學(xué)原則：按照法治宣傳檔案的形成特點(diǎn)和內(nèi)容性質(zhì)進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息的安全，防止檔案資料泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善法治宣傳檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)法治宣傳檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整。3.負(fù)責(zé)建立法治宣傳檔案目錄和索引，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的保管和維護(hù)，確保檔案的安全和質(zhì)量。5.定期對法治宣傳檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為公司法治宣傳工作提供決策依據(jù)。（二）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)本部門法治宣傳活動(dòng)資料的收集、整理，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.在開展法治宣傳活動(dòng)過程中，各部門應(yīng)按照檔案管理要求，規(guī)范形成各類檔案資料，確保資料的真實(shí)性和完整性。3.配合檔案管理部門做好法治宣傳檔案的管理工作，提供必要的支持和協(xié)助。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心。2.負(fù)責(zé)法治宣傳檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保檔案的安全和保密，防止檔案丟失、損壞和泄露。4.積極為公司各部門提供檔案查詢和利用服務(wù)，及時(shí)準(zhǔn)確地提供所需檔案資料。5.定期對檔案進(jìn)行盤點(diǎn)和清查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。三、檔案收集（一）收集范圍1.法治宣傳工作計(jì)劃、方案、總結(jié)等文件資料。2.法治宣傳活動(dòng)的通知、公告、邀請函等。3.活動(dòng)現(xiàn)場的照片、視頻、音頻等資料。4.法治宣傳培訓(xùn)的教材、課件、講稿、學(xué)員簽到表等。5.宣傳素材，如宣傳海報(bào)、宣傳單頁、宣傳冊、電子文檔資料等。6.受眾對法治宣傳活動(dòng)的反饋意見、調(diào)查問卷、心得體會等。7.與外部機(jī)構(gòu)合作開展法治宣傳活動(dòng)的相關(guān)協(xié)議、合同等文件。8.其他與法治宣傳工作相關(guān)的文件資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在法治宣傳活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將本部門形成的相關(guān)檔案資料收集整理完畢，并移交檔案管理部門。2.檔案資料應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對于電子文檔資料，應(yīng)確保其存儲格式的兼容性和可讀性，并按照規(guī)定進(jìn)行命名和分類存儲。（三）收集方式1.主動(dòng)收集：檔案管理人員定期到各部門收集法治宣傳檔案資料，確保資料及時(shí)歸檔。2.部門移交：各部門按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將整理好的檔案資料主動(dòng)移交至檔案管理部門。3.特殊情況收集：對于一些緊急或重要的法治宣傳活動(dòng)，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)介入，現(xiàn)場收集相關(guān)檔案資料。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照法治宣傳工作的階段分類，可分為計(jì)劃階段、實(shí)施階段、總結(jié)階段檔案。2.按照宣傳活動(dòng)的類型分類，如法律知識講座、法律咨詢活動(dòng)、法治文化展覽等。3.按照檔案資料的形式分類，如紙質(zhì)檔案、電子檔案等。（二）整理步驟1.區(qū)分不同類型的檔案資料，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步分類。2.對每份檔案資料進(jìn)行編號，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。3.編制檔案目錄，詳細(xì)記錄檔案的編號、名稱、日期、來源部門等信息。4.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保裝訂牢固、整齊美觀。5.對電子檔案進(jìn)行分類存儲，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，并按照檔案編號進(jìn)行命名。（三）整理要求1.整理后的檔案應(yīng)分類清晰、排列有序，便于查找和利用。2.檔案目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和存放位置，便于快速檢索。3.對于同一活動(dòng)或項(xiàng)目形成的系列檔案資料，應(yīng)按照時(shí)間順序或邏輯關(guān)系進(jìn)行整理，確保資料的連貫性和完整性。五、檔案歸檔（一）歸檔流程1.檔案管理人員對整理好的檔案資料進(jìn)行審核，確保檔案資料符合歸檔要求。2.將審核通過的檔案資料按照分類標(biāo)準(zhǔn)和編號順序，依次裝入檔案盒或存儲到電子存儲設(shè)備中。3.在檔案盒或電子存儲設(shè)備上標(biāo)注檔案類別、年度、保管期限等信息。4.將歸檔后的檔案資料按照檔案庫房的布局進(jìn)行上架存放，建立檔案存放索引。（二）歸檔時(shí)間法治宣傳檔案應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔工作，確保檔案資料及時(shí)入庫保管。（三）歸檔要求1.歸檔的檔案資料應(yīng)與檔案目錄一致，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。2.檔案盒應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的標(biāo)準(zhǔn)檔案盒，標(biāo)注清晰、規(guī)范。3.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案保管（一）保管期限1.法治宣傳檔案的保管期限分為永久、長期和短期。永久保管的檔案主要包括公司重要的法治宣傳工作計(jì)劃、方案、總結(jié)，涉及重大法律問題的宣傳活動(dòng)資料等。長期保管的檔案期限為[X]年，主要包括一般性的法治宣傳活動(dòng)資料、培訓(xùn)資料等。短期保管的檔案期限為[X]年，主要包括臨時(shí)性的法治宣傳活動(dòng)資料、受眾反饋等。2.檔案保管期限的確定應(yīng)嚴(yán)格按照國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，確保檔案資料的留存價(jià)值。（二）保管條件1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。3.檔案存儲設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。（三）保管措施1.建立檔案庫房管理制度，明確檔案管理人員的職責(zé)和操作流程。2.對檔案進(jìn)行定期盤點(diǎn)和清查，每年至少進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量準(zhǔn)確無誤。3.對于重要檔案資料，應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲、異地備份等。4.嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房，確需進(jìn)入的，應(yīng)履行審批手續(xù)，并由檔案管理人員陪同。七、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門在開展法治宣傳工作、制定工作計(jì)劃、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)等方面需要查閱檔案資料。2.公司對外宣傳、展示法治建設(shè)成果時(shí)需要提供相關(guān)檔案資料。3.司法機(jī)關(guān)、監(jiān)管部門等依法查閱公司法治宣傳檔案資料。（二）利用流程1.內(nèi)部查閱：公司各部門如需查閱法治宣傳檔案資料，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交檔案管理部門。檔案管理部門審核通過后，為查閱人員提供檔案資料，并做好查閱記錄。2.對外提供：公司因?qū)ν庑麄?、展示等需要提供法治宣傳檔案資料時(shí)，應(yīng)填寫《檔案對外提供申請表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定的程序和要求提供檔案資料，并做好登記備案。3.司法機(jī)關(guān)等查閱：司法機(jī)關(guān)、監(jiān)管部門等依法查閱公司法治宣傳檔案資料時(shí)，公司應(yīng)積極配合，并按照相關(guān)法律法規(guī)的要求辦理查閱手續(xù)。（三）利用要求1.查閱檔案資料時(shí)，查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案資料。2.如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制后的檔案資料應(yīng)與原件一致，并注明復(fù)制日期和復(fù)制人。3.檔案利用完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴(yán)格審慎的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和權(quán)威性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。（三）鑒定方法1.審查檔案的內(nèi)容和價(jià)值，判斷其是否仍具有保存意義。2.參考檔案的保管期限規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況進(jìn)行綜合評估。3.征求相關(guān)部門和人員的意見，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和合理性。（四）銷毀流程1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一鑒定，形成鑒定報(bào)告，明確銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.將鑒定報(bào)告提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。