PAGE會計檔案歸檔管理制度一、總則（一）目的為了加強公司會計檔案管理，保證會計檔案的真實、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)會計檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機構(gòu)的會計檔案管理。（三）定義會計檔案是指公司在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。（四）管理職責1.財務部門負責會計檔案的整理、裝訂、保管和移交等工作，定期對會計檔案進行檢查和核對，確保會計檔案的安全和完整。2.檔案管理部門負責接收財務部門移交的會計檔案，按照規(guī)定的保管期限和保管要求進行存放和保管，并提供查閱、借閱等服務。3.各部門應積極配合財務部門和檔案管理部門做好會計檔案的相關(guān)工作，確保本部門產(chǎn)生的會計資料及時、準確地移交歸檔。二、會計檔案的內(nèi)容及分類（一）會計憑證包括原始憑證和記賬憑證。原始憑證是經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生時取得或填制的，用以記錄和證明經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生或完成情況的憑證；記賬憑證是根據(jù)審核無誤的原始憑證編制的，用以確定會計分錄，作為登記賬簿依據(jù)的憑證。（二）會計賬簿包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。總賬是根據(jù)總分類科目開設賬戶，用來登記全部經(jīng)濟業(yè)務，進行總分類核算，提供總括核算資料的分類賬簿；明細賬是根據(jù)明細分類科目設置的，用來對某一類經(jīng)濟業(yè)務進行明細核算，提供明細核算資料的分類賬簿；日記賬是按照經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生或完成的時間先后順序逐日逐筆進行登記的賬簿；固定資產(chǎn)卡片是記錄固定資產(chǎn)詳細情況的卡片式賬簿。（三）財務會計報告包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告。財務會計報告是指企業(yè)對外提供的反映企業(yè)某一特定日期財務狀況和某一會計期間經(jīng)營成果、現(xiàn)金流量等會計信息的文件，一般包括會計報表、會計報表附注和財務情況說明書等。（四）其他會計資料包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。三、會計檔案的歸檔要求（一）整理要求1.會計憑證應按記賬憑證編號順序，連同所附的原始憑證一并整理裝訂成冊，加具封面、封底，在封面上注明單位名稱、年度、月份、記賬憑證種類、起訖日期、起訖號碼、記賬憑證張數(shù)等內(nèi)容，并由裝訂人員在裝訂線封簽處簽名或蓋章。2.會計賬簿應在年度終了后，按照總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿的順序進行整理，裝訂成冊。對于活頁式賬簿，應抽出空白頁，并撤掉賬夾，用線繩裝訂成冊。在賬簿封面上注明單位名稱、賬簿名稱、年度、月份等內(nèi)容，并由記賬人員和會計機構(gòu)負責人（會計主管人員）簽名或蓋章。3.財務會計報告應按月份、季度、半年度、年度分別整理成冊，加具封面，在封面上注明單位名稱、年度、月份(季度、半年度)、財務會計報告名稱、份數(shù)等內(nèi)容，并由單位負責人和主管會計工作的負責人、會計機構(gòu)負責人（會計主管人員）簽名并蓋章；設置總會計師的單位，還須由總會計師簽名并蓋章。4.其他會計資料應按照類別和形成時間順序進行整理，分別裝訂成冊或裝盒，并在封面上注明資料名稱、年度、月份、形成時間等內(nèi)容。（二）裝訂要求1.會計憑證應使用棉線在左上角裝訂，裝訂應牢固、整齊，不得壓封憑證內(nèi)容。2.會計賬簿應使用線繩在左側(cè)裝訂，裝訂應平整、牢固，不得影響賬簿的翻閱和使用。3.財務會計報告及其他會計資料的裝訂應符合檔案管理的一般要求，確保整齊、美觀、牢固。（三）編號要求1.會計憑證應按照記賬憑證編號順序進行編號，每冊憑證的編號應連續(xù)。2.會計賬簿應按照總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿的順序進行編號，每冊賬簿的編號應連續(xù)。3.財務會計報告及其他會計資料應按照類別和形成時間順序進行編號，每個編號應唯一。（四）標識要求1.會計憑證、會計賬簿、財務會計報告及其他會計資料應在封面、封底、側(cè)面等顯著位置標注單位名稱、年度、月份、資料名稱、編號等信息，以便于查找和識別。2.對于電子會計檔案，應在存儲介質(zhì)上標注單位名稱、年度、月份、資料名稱、編號等信息，并建立電子會計檔案目錄，注明電子會計檔案的存儲位置、文件名、格式、大小等內(nèi)容。四、會計檔案的保管期限（一）永久保管1.年度財務會計報告。2.會計檔案保管清冊。3.會計檔案銷毀清冊。4.會計檔案鑒定意見書。（二）定期保管1.會計憑證保管期限為30年。2.會計賬簿保管期限為30年。其中，固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。3.月度、季度、半年度財務會計報告保管期限為10年。4.其他會計資料保管期限為10年。銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表等保管期限為10年。五、會計檔案的保管（一）保管方式1.紙質(zhì)會計檔案應存放在專用的檔案柜中，按照類別和保管期限進行分類存放，并保持檔案柜的清潔、干燥、通風，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.電子會計檔案應存儲在磁性介質(zhì)或光盤等存儲介質(zhì)上，并定期進行備份。備份存儲介質(zhì)應與原存儲介質(zhì)分開存放，并異地保管。電子會計檔案應建立索引目錄，便于查找和使用。（二）保管地點1.公司應設置專門的會計檔案保管庫房，用于存放紙質(zhì)會計檔案。保管庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全設施，確保會計檔案的安全。2.電子會計檔案應存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，并按照規(guī)定進行備份和存儲。備份存儲介質(zhì)應存放在公司指定的異地保管地點。（三）保管期限管理1.檔案管理部門應建立會計檔案保管期限臺賬，詳細記錄各類會計檔案的保管期限、到期時間及處理情況等信息。2.在會計檔案保管期限屆滿前，檔案管理部門應會同財務部門對到期的會計檔案進行鑒定，確定是否需要繼續(xù)保管。對于不需要繼續(xù)保管的會計檔案，應按照規(guī)定的程序進行銷毀。（四）安全管理1.公司應加強對會計檔案保管庫房的安全管理，配備必要的安全設施和監(jiān)控設備，確保庫房的安全。2.在會計檔案保管期間，應嚴格限制無關(guān)人員進入保管庫房，防止會計檔案被盜、被篡改或丟失。3.對于電子會計檔案，應采取加密存儲、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等安全措施，防止電子會計檔案被非法獲取、篡改或刪除。六、會計檔案的查閱與借閱（一）查閱1.本公司人員查閱會計檔案，應填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)財務部門負責人批準后，方可查閱。2.查閱會計檔案時，應在檔案管理部門指定的地點進行，查閱人員不得擅自將會計檔案帶出指定地點。查閱人員應愛護會計檔案，不得在會計檔案上涂畫、標記、拆散原卷冊或進行其他損壞會計檔案的行為。3.查閱會計檔案時，檔案管理部門應安排專人負責陪同查閱，并對查閱情況進行記錄。查閱記錄應包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。（二）借閱1.外單位人員因工作需要查閱或借閱本公司會計檔案的，應持有單位介紹信，經(jīng)公司財務部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，方可查閱或借閱。2.借閱會計檔案時，借閱人員應填寫《會計檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、歸還時間等信息，并在申請表上簽字確認。借閱申請表經(jīng)批準后，檔案管理部門應將會計檔案借給借閱人員，并辦理借閱登記手續(xù)。3.借閱會計檔案的期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應提前向檔案管理部門提出申請，并經(jīng)批準后方可延長。4.借閱人員應妥善保管所借閱的會計檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、摘錄、傳播會計檔案內(nèi)容。借閱人員歸還會計檔案時，檔案管理部門應認真核對檔案的完整性和準確性，確認無誤后，辦理歸還登記手續(xù)。七、會計檔案的移交（一）內(nèi)部移交1.公司內(nèi)部各部門之間因工作需要轉(zhuǎn)移會計檔案的，應填寫《會計檔案內(nèi)部移交申請表》，注明移交原因、移交內(nèi)容、移交時間等信息，經(jīng)移交部門和接收部門負責人批準后，方可辦理移交手續(xù)。2.移交會計檔案時，移交部門應編制《會計檔案移交清冊》，詳細記錄移交會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、移交時間等內(nèi)容，并由移交人員和接收人員在移交清冊上簽字確認。3.接收部門收到會計檔案后，應按照移交清冊進行核對，如發(fā)現(xiàn)問題應及時與移交部門溝通解決。核對無誤后，接收部門應將會計檔案妥善保管。（二）外部移交1.公司因合并、分立、撤銷、解散或破產(chǎn)等原因需要向其他單位移交會計檔案的，應按照國家有關(guān)規(guī)定進行辦理。2.向其他單位移交會計檔案時，公司應編制《會計檔案移交清冊》，詳細記錄移交會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、移交時間等內(nèi)容，并由移交人員和接收人員在移交清冊上簽字確認。移交清冊應一式三份，移交單位、接收單位和監(jiān)交單位各執(zhí)一份。3.公司應按照國家有關(guān)規(guī)定，對移交的會計檔案進行整理、編號、裝訂等工作，并確保會計檔案的真實、完整、安全。移交的會計檔案應符合國家有關(guān)會計檔案管理的規(guī)定和要求。八、會計檔案的銷毀（一）銷毀程序1.會計檔案保管期限屆滿需要銷毀的，由檔案管理部門會同財務部門提出銷毀意見，編制《會計檔案銷毀清冊》，詳細記錄擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。2.《會計檔案銷毀清冊》經(jīng)公司負責人簽署意見后，報上級主管部門和同級財政部門備案。3.經(jīng)批準銷毀的會計檔案，應在檔案管理部門和財務部門指定人員的監(jiān)督下，由專人負責銷毀。銷毀人員應在銷毀清冊上簽字確認。4.銷毀會計檔案時，應采用適當?shù)姆绞竭M行，確保會計檔案徹底銷毀，無法恢復。對于電子會計檔案，應采用數(shù)據(jù)刪除、格式化等方式進行銷毀，確保存儲介質(zhì)上的數(shù)據(jù)無法恢復。（二）特殊情況處理1.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。2.正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司審計部門負責對會計檔案管理工作進行定期或不定期的監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.會計檔案的歸檔是否及時、完整，整理是否符合要求。2.會計檔案的保管是否安全、規(guī)范，保管期限是否符合規(guī)定。3.會計檔案的查閱與借閱是否履行審批手續(xù)，查閱與借閱記錄是否完整。4.會計檔案的移交是否符合規(guī)定，移交清冊是否完整。5.會計檔案的銷毀是否履行審批