PAGE農(nóng)行工作檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)中國(guó)農(nóng)業(yè)銀行（以下簡(jiǎn)稱“農(nóng)行”）工作檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于農(nóng)行各級(jí)機(jī)構(gòu)及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則農(nóng)行工作檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由各級(jí)檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映農(nóng)行各項(xiàng)工作的真實(shí)情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則應(yīng)保證檔案材料的齊全、完整，全面反映農(nóng)行工作的全過程和各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和農(nóng)行檔案管理制度，制定和完善本部門檔案管理的具體辦法和操作規(guī)程。2.負(fù)責(zé)組織、指導(dǎo)和監(jiān)督農(nóng)行各級(jí)機(jī)構(gòu)的檔案管理工作，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。3.負(fù)責(zé)接收、整理、保管和統(tǒng)計(jì)農(nóng)行各類檔案，建立健全檔案檢索體系，提高檔案利用效率。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。6.負(fù)責(zé)開展檔案宣傳、教育和培訓(xùn)工作，提高員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案材料的齊全、完整和規(guī)范。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，并接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.在各項(xiàng)工作活動(dòng)中，及時(shí)形成和積累檔案材料，按照規(guī)定的時(shí)間和要求向檔案管理部門移交。4.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案的整齊、有序。3.熟悉檔案內(nèi)容，掌握檔案檢索方法，積極為利用者提供檔案信息服務(wù)。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全管理，定期檢查檔案保管狀況，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案安全。5.按照規(guī)定的程序和要求，做好檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案銷毀的合法性和準(zhǔn)確性。6.負(fù)責(zé)檔案信息化系統(tǒng)的操作和維護(hù)，及時(shí)錄入和更新檔案信息，提高檔案管理的信息化水平。三、檔案的收集與整理(一)收集范圍1.文書檔案包括農(nóng)行在行政管理、業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)、黨群工作等活動(dòng)中形成的各類文件、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要等。2.業(yè)務(wù)檔案涵蓋各類業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的合同、協(xié)議、憑證、報(bào)表、客戶資料、業(yè)務(wù)記錄等。3.科技檔案涉及農(nóng)行信息化建設(shè)、軟件開發(fā)、系統(tǒng)維護(hù)、設(shè)備購(gòu)置與管理等方面的技術(shù)文件、圖紙、數(shù)據(jù)等。4.會(huì)計(jì)檔案包含會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算資料。5.人事檔案包括員工的履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲、工資、培訓(xùn)、職稱等方面的材料。6.聲像檔案如照片、錄音、錄像等反映農(nóng)行重要活動(dòng)、事件、人物等的資料。7.實(shí)物檔案包括農(nóng)行獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、印章等實(shí)物。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集齊全。2.檔案形成部門應(yīng)在工作活動(dòng)結(jié)束后，按照規(guī)定及時(shí)將檔案材料整理歸檔，不得拖延或積壓。3.對(duì)于重要的、具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案材料，應(yīng)一式多份，分別保存于不同的載體或地點(diǎn)，以確保檔案的安全性和完整性。（三）整理方法1.文書檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）分類法進(jìn)行整理。即先將檔案按年度分開，再根據(jù)保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期，然后在每個(gè)年度和保管期限內(nèi)按機(jī)構(gòu)或問題進(jìn)行排列。2.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)業(yè)務(wù)類型和流程進(jìn)行分類整理，如信貸業(yè)務(wù)檔案可按客戶類別、貸款期限等進(jìn)行分類；會(huì)計(jì)檔案按照會(huì)計(jì)年度、憑證類別等進(jìn)行整理。3.科技檔案按照項(xiàng)目、專業(yè)等進(jìn)行分類，如軟件開發(fā)項(xiàng)目檔案可按項(xiàng)目階段、功能模塊等進(jìn)行整理；設(shè)備檔案按設(shè)備型號(hào)、購(gòu)置時(shí)間等進(jìn)行整理。4.會(huì)計(jì)檔案按照會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等類別分別整理，會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按月裝訂成冊(cè)，賬簿按年度整理歸檔，報(bào)表按年度和類別進(jìn)行排列。5.人事檔案按照檔案內(nèi)容的類別進(jìn)行整理，如履歷材料、考核材料、任免材料等分別歸類，每類材料按時(shí)間順序排列。6.聲像檔案按照形成時(shí)間、內(nèi)容主題等進(jìn)行分類整理，并配以文字說明，注明拍攝（錄制）時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等信息。7.實(shí)物檔案對(duì)實(shí)物進(jìn)行編號(hào)登記，注明實(shí)物名稱、來源、日期、保管地點(diǎn)等信息，并拍照留存。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.農(nóng)行應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案架、密集架等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案上架與排列1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行上架排列，同一類別的檔案應(yīng)集中存放，便于查找和管理。2.檔案架（柜）應(yīng)編號(hào)，每個(gè)架（柜）的每層應(yīng)標(biāo)明存放檔案的類別、年度、保管期限等信息。3.檔案應(yīng)按照排列順序依次上架，不得隨意堆放或倒置，確保檔案存放有序。（三）檔案保管期限1.永久保管凡是反映農(nóng)行主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)農(nóng)行工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。如農(nóng)行的重要規(guī)章制度、重大決策文件、歷史沿革資料、重要業(yè)務(wù)合同等。2.長(zhǎng)期保管對(duì)農(nóng)行在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為15年至50年。如一般性業(yè)務(wù)文件、重要會(huì)議記錄、會(huì)計(jì)報(bào)表等。3.短期保管對(duì)農(nóng)行在較短時(shí)間內(nèi)需要查考利用的檔案，保管期限為5年以下。如臨時(shí)性的通知、報(bào)表、一般性業(yè)務(wù)資料等。（四）檔案定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，對(duì)重點(diǎn)檔案應(yīng)增加檢查頻次。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管環(huán)境、安全設(shè)施等方面，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.檢查結(jié)果應(yīng)詳細(xì)記錄，對(duì)存在的問題應(yīng)分析原因，提出改進(jìn)措施，并跟蹤落實(shí)情況。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員、檔案管理人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。已過保管期限且確無利用價(jià)值的檔案，可考慮銷毀。2.對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行處理，未經(jīng)批準(zhǔn)不得銷毀。3.對(duì)重要業(yè)務(wù)檔案、歷史檔案等應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)鑒定，確保其保存價(jià)值。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀鑒定表》。2.檔案鑒定工作小組對(duì)《檔案銷毀鑒定表》進(jìn)行審核，對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行逐卷（件）審查，確定是否可以銷毀。3.經(jīng)鑒定可以銷毀的檔案，報(bào)經(jīng)農(nóng)行主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（四）銷毀方法1.檔案銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進(jìn)行，如焚毀、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。3.銷毀清冊(cè)應(yīng)詳細(xì)記錄銷毀檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息，永久保存。六、檔案的利用（一）利用范圍1.農(nóng)行員工因工作需要，可查閱、借閱本部門及相關(guān)部門的檔案。2.外部單位因工作需要，經(jīng)農(nóng)行批準(zhǔn)，可查閱、借閱農(nóng)行相關(guān)檔案，但必須遵守保密規(guī)定，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.農(nóng)行員工查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審批。2.檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合規(guī)定的予以批準(zhǔn)，并提供相應(yīng)的檔案查閱或借閱服務(wù)。3.外部單位查閱、借閱檔案，應(yīng)提交單位介紹信、查閱或借閱申請(qǐng)函等材料，經(jīng)農(nóng)行相關(guān)部門審核同意后，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由檔案管理部門辦理查閱或借閱手續(xù)。4.查閱、借閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注，不得轉(zhuǎn)借他人。（三）利用方式1.查閱利用者可在檔案管理部門指定的場(chǎng)所查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。2.借閱因工作需要確需將檔案借出的，應(yīng)嚴(yán)格控制借閱期限和數(shù)量，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需要延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、檔案名稱、數(shù)量、用途等信息。利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的農(nóng)行檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。2.通過信息化手段，對(duì)檔案信息進(jìn)行深度挖掘和分析，為農(nóng)行的決策提供支持。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)農(nóng)行各類檔案進(jìn)行全面數(shù)字化掃描，確保檔案圖像清晰、完整，符合檔案管理要求。2.建立檔案數(shù)字化加工質(zhì)量控制體系，對(duì)數(shù)字化過程進(jìn)行全程監(jiān)控，保證數(shù)字化成果的質(zhì)量。3.對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行分類、著錄、標(biāo)引等處理，建立準(zhǔn)確、完整的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，便于檔案信息的檢索和利用。（三）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入與存儲(chǔ)實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線錄入、批量導(dǎo)入和存儲(chǔ)，支持多種格式的文件上傳，確保檔案數(shù)據(jù)的及時(shí)、準(zhǔn)確錄入。2.檢索查詢提供靈活多樣的檢索方式，如按關(guān)鍵詞、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)等進(jìn)行檢索，快速定位所需檔案信息。3.借閱管理實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請(qǐng)、審批、登記、歸還等流程的信息化管理，實(shí)時(shí)跟蹤檔案借閱狀態(tài)。4.權(quán)限管理根據(jù)不同用戶的角色和職責(zé)，設(shè)置相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保檔案信息的安全。5.統(tǒng)計(jì)分析對(duì)檔案利用情況、檔案數(shù)量、檔案類別分布等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類報(bào)表和圖表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）數(shù)據(jù)安全與備份1.加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管