PAGE內控制度會計檔案管理內控制度下的會計檔案管理規(guī)定一、總則（一）目的為了加強公司會計檔案管理，確保會計檔案的真實性、完整性、安全性和保密性，充分發(fā)揮會計檔案在公司經營管理中的作用，根據《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》、《會計檔案管理辦法》等相關法律法規(guī)，結合本公司實際情況，制定本規(guī)定。（二）適用范圍本規(guī)定適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會計檔案管理工作。（三）定義本規(guī)定所稱會計檔案，是指公司在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映公司經濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。二、會計檔案管理職責（一）財務部門職責1.負責會計檔案的整理、裝訂、保管和定期歸檔工作。2.按照國家有關規(guī)定和本公司實際情況，確定會計檔案的保管期限和銷毀程序。3.建立會計檔案查閱、借閱登記制度，嚴格按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。4.負責對會計檔案管理工作進行指導和監(jiān)督，確保會計檔案管理工作規(guī)范、有序進行。（二）檔案管理部門職責1.協(xié)助財務部門做好會計檔案的整理、裝訂和歸檔工作。2.負責提供適宜的會計檔案保管場所，確保會計檔案的安全存儲。3.按照國家有關規(guī)定和本公司實際情況，對到期會計檔案進行鑒定和銷毀工作。（三）其他部門職責各部門應積極配合財務部門和檔案管理部門做好會計檔案管理工作，及時將本部門形成的與會計核算有關的資料移交財務部門歸檔。三、會計檔案的內容（一）會計憑證包括原始憑證和記賬憑證。原始憑證是經濟業(yè)務發(fā)生時取得或填制的，用以記錄和證明經濟業(yè)務發(fā)生或完成情況的憑證；記賬憑證是根據審核無誤的原始憑證編制的，用以確定會計分錄，作為登記賬簿直接依據的憑證。（二）會計賬簿包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿?？傎~是根據總分類賬戶開設的，用以分類登記全部經濟業(yè)務，提供資產、負債、所有者權益、收入、費用及利潤等總括核算資料的賬簿；明細賬是根據明細分類賬戶開設的，用以分類登記某一類經濟業(yè)務，提供有關明細核算資料的賬簿；日記賬是按照經濟業(yè)務發(fā)生或完成時間的先后順序逐日逐筆進行登記的賬簿；固定資產卡片是記錄固定資產詳細情況的卡片式賬簿。（三）財務會計報告包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告。財務會計報告是企業(yè)對外提供的反映企業(yè)某一特定日期財務狀況和某一會計期間經營成果、現金流量等會計信息的文件，包括會計報表、會計報表附注和財務情況說明書。（四）其他會計資料包括銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。四、會計檔案的整理與裝訂（一）會計憑證的整理與裝訂1.每月終了，會計人員應及時將本月的記賬憑證按照編號順序整理整齊，檢查憑證日期、編號、摘要、會計科目、金額、所附原始憑證張數等是否齊全、準確。2.對于紙張面積大于記賬憑證的原始憑證，可按記賬憑證的面積尺寸，先自右向后，再自下向后兩次折疊。注意應把憑證的左上角或左側面讓出來，以便裝訂后，還可以展開查閱。對于紙張面積過小的原始憑證，一般不能直接裝訂，可先按一定次序和類別排列，再粘在一張同記賬憑證大小相同的白紙上，粘貼時以膠水為宜。小票應分張排列，同類同金額的單據盡量粘在一起，同時，在一旁注明張數和合計金額。如果是板狀票證（如火車票），可以將票面票底輕輕撕開，厚紙板棄之不用。3.整理好的會計憑證應使用專用的憑證裝訂機進行裝訂，裝訂時應保證憑證的整齊、牢固，不得有壓角、缺角、掉頁等現象。裝訂線應在憑證的左上角，裝訂厚度一般以1.52厘米為宜。4.裝訂后的會計憑證應在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止日期、起止號碼、憑證張數等內容，并由裝訂人員在封簽處簽名或蓋章。（二）會計賬簿的整理與裝訂1.年度終了，各種賬簿在結轉下年、建立新賬后，一般都要把舊賬送交總賬會計集中統(tǒng)一整理。2.整理賬簿時，應將賬頁逐張分開，檢查賬頁是否齊全、完整，有無缺頁、漏頁、跳行等情況。3.對于活頁賬簿，應抽出空白賬頁，再將已使用的賬頁按順序編號，加具封面和封底，裝訂成冊。封面應注明單位名稱、賬簿名稱、年度、賬簿頁數等內容，并由裝訂人員在封簽處簽名或蓋章。4.對于訂本式賬簿，應在原賬簿的封面上注明“結轉下年”字樣，并在新賬簿的封面上注明“上年結轉”字樣。（三）財務會計報告的整理與裝訂1.年度終了，財務部門應將全年的財務會計報告按照月份或季度順序整理成冊。2.整理時，應檢查報告的內容是否齊全、完整，報表之間的勾稽關系是否正確，附注及財務情況說明書是否詳實。3.裝訂后的財務會計報告應在封面上注明單位名稱、年度、月份、報告種類等內容，并由編制人員、審核人員、財務負責人在封簽處簽名或蓋章。（四）其他會計資料的整理與裝訂1.銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單等應按月或按季整理成冊，封面注明單位名稱、年度、月份、資料名稱等內容，并由編制人員、審核人員簽名或蓋章。2.納稅申報表應按年度整理成冊，封面注明單位名稱、年度、稅種等內容，并由編制人員、審核人員簽名或蓋章。3.會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書等應按照規(guī)定的格式和內容進行填寫和整理，確保資料的完整性和準確性。五、會計檔案的保管（一）保管期限會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。具體保管期限如下：1.會計憑證，保管期限為30年。2.會計賬簿，其中總賬、明細賬、日記賬、其他輔助性賬簿保管期限為30年，固定資產卡片在固定資產報廢清理后保管5年。3.財務會計報告，年度財務會計報告保管期限為永久，月度、季度、半年度財務會計報告保管期限為10年。4.其他會計資料，銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表保管期限為10年，會計檔案移交清冊保管期限為30年，會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書保管期限為永久。（二）保管要求1.公司應設立專門的會計檔案保管庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等設施，確保會計檔案的安全存儲。2.會計檔案應分類存放，按照保管期限、類別等進行排列，便于查找和管理。3.對于電子會計檔案，應定期進行備份，并存儲在安全可靠的存儲介質上，如磁帶、光盤、硬盤等。備份介質應異地存放，以防止因自然災害、意外事故等原因導致數據丟失。4.會計檔案保管人員應定期對會計檔案進行檢查和核對，發(fā)現問題及時處理，并做好記錄。如發(fā)現會計檔案有損壞、變質等情況，應及時采取補救措施，確保會計檔案的完整性和可用性。六、會計檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內部人員因工作需要查閱會計檔案時，應填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等，并經所在部門負責人簽字同意后，報財務部門負責人審批。2.財務部門應指定專人負責接待查閱人員，并按照審批后的查閱申請表提供相應的會計檔案。查閱人員應在指定的地點查閱，不得將會計檔案帶出保管場所。3.查閱會計檔案時，查閱人員應保持檔案的整潔、完整，不得在檔案上涂改、標記、抽換、污損等。如需復印或摘錄會計檔案內容，應經財務部門負責人批準，并由財務部門指定人員負責辦理。復印或摘錄的會計檔案資料應加蓋財務部門印章，并注明用途。（二）借閱規(guī)定1.公司外部單位或個人因特殊原因需要借閱會計檔案時，應持有單位介紹信，并填寫《會計檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內容、借閱時間等，經公司總經理批準后，報財務部門負責人審批。2.財務部門應與借閱單位或個人簽訂《會計檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權利和義務，包括借閱期限、歸還時間、保密責任等。借閱期限一般不得超過3個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應按照協(xié)議約定的時間和方式歸還會計檔案，不得轉借他人。財務部門應指定專人負責對歸還的會計檔案進行檢查，如發(fā)現檔案有損壞、丟失等情況，應及時追究借閱人員的責任。七、會計檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.公司應定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定。鑒定工作應由財務部門牽頭，會同檔案管理部門、審計部門等相關人員組成鑒定小組共同進行。2.鑒定小組應根據會計檔案的保管期限、重要性、完整性等因素，對會計檔案進行逐一審查，確定是否仍需繼續(xù)保存。對于仍有保存價值的會計檔案，應重新確定保管期限；對于確無保存價值的會計檔案，應提出銷毀意見。3.鑒定小組應形成會計檔案鑒定意見書，詳細記錄鑒定過程和鑒定結果，并由鑒定小組成員簽字確認。（二）銷毀1.經鑒定可以銷毀的會計檔案，應按照以下程序進行銷毀：由財務部門編制《會計檔案銷毀清冊》，詳細列出擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容，并經財務部門負責人、檔案管理部門負責人、公司總經理簽字批準。公司應指定專人負責會計檔案的銷毀工作，銷毀時應由財務部門、檔案管理部門等相關人員共同監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應認真核對《會計檔案銷毀清冊》所列內容，確保銷毀的會計檔案準確無誤。銷毀會計檔案時，應采用適當的方式進行，如焚燒、粉碎等，確保會計檔案無法恢復。銷毀過程中，監(jiān)銷人員應在銷毀現場進行監(jiān)督，并在銷毀后在《會計檔案銷