PAGE小學(xué)資料檔案保管制度一、總則（一）目的為了加強小學(xué)資料檔案的科學(xué)管理，確保資料檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮資料檔案在學(xué)校教育教學(xué)、行政管理等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各部門、各年級組、各學(xué)科組以及全體教職工在工作中形成的各類資料檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則學(xué)校設(shè)立專門的資料檔案管理機構(gòu)，對全校各類資料檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則資料檔案應(yīng)如實反映學(xué)校各項工作的實際情況，不得弄虛作假、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集、整理學(xué)校在各個方面形成的資料檔案，保證檔案資料的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及學(xué)校機密、師生個人隱私等敏感信息的資料檔案進行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則優(yōu)化資料檔案的整理和保管方式，提高檔案檢索效率，便于學(xué)校各部門和教職工查閱利用，為學(xué)校各項工作提供及時有效的支持。二、資料檔案的分類與歸檔范圍（一）行政管理類1.學(xué)校行政文件包括上級主管部門下發(fā)的各類文件、學(xué)校制定的規(guī)章制度、工作計劃與總結(jié)、會議紀要、大事記等。2.學(xué)校機構(gòu)設(shè)置與人員檔案學(xué)校內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置文件、教職工個人檔案（含入職登記表、履歷表、考核材料、獎懲記錄、職稱評定材料等）、人員調(diào)動與任免文件等。3.學(xué)校財務(wù)管理檔案財務(wù)預(yù)算、決算報表，財務(wù)憑證、賬簿，收費文件與記錄，固定資產(chǎn)登記等。4.學(xué)校安全管理檔案安全工作計劃、應(yīng)急預(yù)案、安全檢查記錄、安全事故處理文件等。（二）教育教學(xué)類1.教學(xué)計劃與總結(jié)各學(xué)科教學(xué)計劃、學(xué)期教學(xué)總結(jié)、課程標準、教學(xué)大綱等。2.教案與教學(xué)設(shè)計教師個人教案、集體備課記錄、優(yōu)秀教學(xué)設(shè)計案例等。3.課堂教學(xué)記錄公開課、示范課、觀摩課等教學(xué)活動的記錄材料，包括教學(xué)設(shè)計、教學(xué)課件、教學(xué)反思等。4.學(xué)生學(xué)業(yè)成績檔案學(xué)生各學(xué)科考試成績、成績分析報告、學(xué)業(yè)水平測試記錄等。5.教學(xué)研究與改革檔案課題研究立項申請書、研究方案、研究過程記錄、研究成果報告，教學(xué)改革實驗方案、實驗數(shù)據(jù)、實驗總結(jié)等。6.教師培訓(xùn)檔案教師參加各類培訓(xùn)的通知、培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)證書等。（三）學(xué)生管理類1.學(xué)生基本信息檔案學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)籍卡片、家庭情況登記表等。2.學(xué)生綜合素質(zhì)評價檔案學(xué)生品德表現(xiàn)、學(xué)業(yè)水平、身心健康、藝術(shù)素養(yǎng)、社會實踐等方面的評價材料。3.學(xué)生獎懲檔案學(xué)生獲得的各級各類獎勵證書、表彰文件，違紀處分決定及相關(guān)材料。4.學(xué)生活動檔案學(xué)校組織的各類文體活動、社團活動、社會實踐活動等的策劃方案、活動記錄、照片、視頻等資料。（四）后勤管理類1.校園建設(shè)與維修檔案校園規(guī)劃圖紙、建設(shè)項目審批文件及相關(guān)合同，校園維修工程的申請報告、維修記錄、驗收報告等。2.物資采購與管理檔案物資采購計劃、采購合同、物資入庫與出庫記錄、物資清查盤點記錄等。3.校園環(huán)境衛(wèi)生與綠化檔案環(huán)境衛(wèi)生管理制度、衛(wèi)生檢查記錄，綠化規(guī)劃與養(yǎng)護記錄等。（五）其他類（如榮譽檔案、特色活動檔案等）1.學(xué)校獲得的各級各類榮譽證書、獎牌、獎杯等的相關(guān)材料。2.學(xué)校舉辦的具有特色和影響力的活動檔案，如校慶活動、文化藝術(shù)節(jié)等，包括活動策劃方案、活動組織實施過程記錄、活動成果展示材料等。三、資料檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門、各年級組、各學(xué)科組及教職工應(yīng)按照檔案歸檔范圍，及時將工作中形成的各類資料收集齊全，定期移交學(xué)校資料檔案管理機構(gòu)。2.資料收集應(yīng)確保內(nèi)容真實、完整，字跡清晰可辨，載體形式符合要求（如紙質(zhì)文件應(yīng)使用A4紙張打印或書寫，電子文件應(yīng)格式規(guī)范、存儲完整）。3.對于重要資料或具有長期保存價值的資料，應(yīng)同時收集原始材料和復(fù)印件，以便于查閱和備份。（二）整理方法1.分類整理按照資料檔案的分類標準，對收集到的資料進行分類，同類資料集中在一起。2.編號編目為每一類資料編制唯一的編號，并建立詳細的目錄清單，注明資料的名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息，以便于檢索和管理。3.裝訂成冊對于紙質(zhì)資料，應(yīng)按照一定的順序進行裝訂，確保整齊、牢固，便于翻閱。裝訂時應(yīng)去除金屬物，采用左側(cè)裝訂方式，頁號編寫規(guī)范。4.電子文件整理電子文件應(yīng)按照分類要求進行文件夾命名和存儲，確保文件名準確反映文件內(nèi)容，同時建立電子文件索引目錄，方便查找和利用。電子文件應(yīng)定期進行備份，存儲介質(zhì)應(yīng)選擇安全可靠的設(shè)備，并異地存放一份，以防止數(shù)據(jù)丟失。四、資料檔案的保管（一）保管場所1.學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的資料檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護設(shè)施，確保檔案的安全保存。2.庫房應(yīng)保持清潔、干燥，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，檔案裝具應(yīng)符合檔案保管要求，便于檔案的存放和查找。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類編號順序排列存放于檔案柜或檔案架上，不同年度、不同類別、不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，便于管理和查閱。2.電子檔案保管電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)分別存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。同時，應(yīng)建立電子檔案的訪問權(quán)限管理制度，嚴格控制電子檔案的查閱和使用范圍。3.特殊載體檔案保管對于照片、錄音、錄像等特殊載體檔案，應(yīng)按照相關(guān)技術(shù)要求進行整理和保管。照片應(yīng)沖印或掃描成電子文件后分類存放，并注明拍攝時間、地點、人物等信息；錄音、錄像檔案應(yīng)轉(zhuǎn)錄成電子文件，并確保音質(zhì)、畫質(zhì)清晰，同時建立相應(yīng)的索引目錄。特殊載體檔案應(yīng)存放在專門的防磁、防潮、防塵的存儲設(shè)備中，并定期進行檢查和維護。（三）檔案保管期限1.學(xué)校資料檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要包括學(xué)校重要的歷史文件、規(guī)章制度、榮譽檔案、涉及學(xué)校重大權(quán)益的文件等。長期保管的檔案期限一般為30年，主要包括學(xué)校一般性的行政文件、教學(xué)文件、學(xué)生管理文件等。短期保管的檔案期限一般為10年，主要包括學(xué)校臨時性的工作文件、時效性較強的資料等。2.檔案保管期限的確定應(yīng)嚴格按照國家有關(guān)檔案管理規(guī)定和學(xué)校實際情況進行，確保檔案的保存價值與保管期限相匹配。（四）檔案清查與盤點1.學(xué)校資料檔案管理機構(gòu)應(yīng)定期對檔案進行清查與盤點，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況符合要求。2.清查盤點內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、準確性、保管期限、存儲位置等。對于清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時進行記錄，并采取相應(yīng)的措施進行處理，如補充缺失檔案、修正錯誤信息、調(diào)整保管位置等。3.清查盤點結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查盤點報告，報告內(nèi)容包括清查盤點的基本情況、發(fā)現(xiàn)的問題及處理結(jié)果等，并將報告存檔備案。五、資料檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本校教職工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到資料檔案管理機構(gòu)查閱。2.查閱檔案時，應(yīng)在資料檔案管理機構(gòu)指定的地點進行，查閱人員必須遵守檔案查閱紀律，愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案。3.查閱重要檔案或涉及機密信息的檔案，需經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準，并嚴格按照批準的查閱范圍和要求進行查閱。查閱過程中，應(yīng)有資料檔案管理人員在場監(jiān)督。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還資料檔案管理機構(gòu)，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認查閱情況。（二）借閱規(guī)定1.本校教職工因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人和學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案一般不得超過兩周，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。3.借閱人員應(yīng)對所借閱的檔案妥善保管，不得遺失、損壞、泄露檔案內(nèi)容。如發(fā)生檔案遺失或損壞等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并及時向資料檔案管理機構(gòu)報告。4.外單位人員因工作需要查閱或借閱本校檔案的，須持有單位介紹信，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，按照本校查閱或借閱規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。查閱或借閱重要檔案或涉及機密信息的檔案，還需經(jīng)上級主管部門同意。六、資料檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.資料檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準確性。2.鑒定工作應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定標準和學(xué)校檔案保管期限規(guī)定，結(jié)合檔案的實際價值和現(xiàn)實利用需求進行。（二）鑒定組織學(xué)校成立檔案鑒定工作小組，由資料檔案管理機構(gòu)負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定工作小組負責(zé)對擬銷毀的檔案進行審查和鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定程序1.定期鑒定資料檔案管理機構(gòu)應(yīng)定期對保管期滿的檔案進行清理，初步確定擬銷毀的檔案清單。2.審查鑒定檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值、保管期限等因素，綜合判定檔案是否仍有保存價值。對于仍有保存價值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對于確無保存價值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。3.審批公示檔案鑒定工作小組提出的銷毀意見經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，應(yīng)在學(xué)校內(nèi)部進行公示，公示期為[X]個工作日。公示期間，如有異議，應(yīng)及時進行復(fù)查和處理。（四）銷毀方法1.經(jīng)批準銷毀的檔案，應(yīng)采用安全可靠的方式進行銷毀，確保