PAGE財務制度會計檔案管理一、總則（一）目的為了加強本公司/組織財務制度下會計檔案的管理，保證會計檔案的真實、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《會計檔案管理辦法》等相關法律法規(guī)，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織及所屬各部門的會計檔案管理工作。（三）定義本制度所稱會計檔案是指本公司/組織在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映本單位經(jīng)濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。二、會計檔案的內(nèi)容（一）會計憑證1.原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單、借款單等各類經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生時取得或填制的憑證。2.記賬憑證，根據(jù)審核無誤的原始憑證編制的，用于記錄經(jīng)濟業(yè)務的會計分錄憑證。（二）會計賬簿1.總賬，按照會計科目分類登記全部經(jīng)濟業(yè)務的賬簿。2.明細賬，按照明細科目分類登記某一類經(jīng)濟業(yè)務的賬簿，如應收賬款明細賬、應付賬款明細賬等。3.日記賬，按照經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生時間順序逐日逐筆登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。4.其他輔助性賬簿，如固定資產(chǎn)卡片、低值易耗品臺賬等。（三）財務會計報告1.月度、季度、年度財務報表，包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等主表以及相關附表。2.財務情況說明書，對本公司/組織一定時期內(nèi)財務狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量等情況進行分析說明的書面報告。（四）其他會計資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表，用于核對銀行存款日記賬與銀行對賬單余額差異的調(diào)節(jié)表。2.銀行對賬單，銀行定期提供的本公司/組織銀行賬戶收支明細記錄。3.納稅申報表，本公司/組織向稅務機關申報繳納稅款的報表。4.會計檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊，記錄會計檔案移交、保管、銷毀情況的清冊。5.會計電算化系統(tǒng)生成的電子數(shù)據(jù)及相關資料，如會計憑證、賬簿、報表等的電子備份。三、會計檔案的管理職責（一）財務部門職責1.負責會計檔案的整理、裝訂、保管等日常管理工作。2.按照規(guī)定定期將會計檔案移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.對需要查閱、復制、借閱會計檔案的申請進行審核，并報經(jīng)批準后辦理相關手續(xù)。4.參與會計檔案的銷毀工作，提出銷毀意見并監(jiān)督銷毀過程。（二）檔案管理部門職責1.負責接收財務部門移交的會計檔案，并進行妥善保管。2.建立會計檔案查閱、復制、借閱登記制度，對查閱、復制、借閱情況進行記錄。3.按照規(guī)定對到期會計檔案進行鑒定，提出銷毀意見并組織銷毀工作。4.負責會計檔案的安全保護工作，防止會計檔案的損壞、丟失和泄密。（三）其他部門職責各部門應協(xié)助財務部門和檔案管理部門做好會計檔案的管理工作，及時將涉及財務的文件資料移交財務部門進行整理歸檔。四、會計檔案的整理與歸檔（一）會計憑證整理1.每月末，財務人員對本月的會計憑證進行分類整理，檢查憑證的編號是否連續(xù)、附件是否齊全、印章是否完備等。2.按照記賬憑證的編號順序，將原始憑證粘貼在記賬憑證后面，并在記賬憑證上注明附件張數(shù)。3.對于紙張規(guī)格不一致的原始憑證，應先進行折疊或粘貼，使其規(guī)格與記賬憑證一致。4.將整理好的會計憑證裝訂成冊，在裝訂線上加封簽，并由裝訂人員在封簽處簽名或蓋章。（二）會計賬簿整理1.年度終了，各種會計賬簿在結(jié)轉(zhuǎn)下年、建立新賬后，將舊賬整理裝訂。2.對于活頁式賬簿，應抽出空白賬頁，再將賬頁順序編號，加具封面、封底，裝訂成冊。3.在賬簿封面上注明單位名稱、賬簿名稱、所屬年度等信息，并由記賬人員、會計機構負責人（會計主管人員）簽名或蓋章。（三）財務會計報告整理1.年度終了，財務人員將全年的財務會計報告按類別、時間順序進行整理。2.檢查財務會計報告的編制是否符合規(guī)定，內(nèi)容是否完整，簽章是否齊全等。3.將整理好的財務會計報告裝訂成冊，加具封面，在封面上注明單位名稱、年度、月份、財務會計報告名稱等信息，并由單位負責人、主管會計工作負責人、會計機構負責人（會計主管人員）簽名或蓋章。（四）其他會計資料整理1.將銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表按照時間順序整理成冊。2.對會計檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊等進行分類整理，確保內(nèi)容準確、完整。3.對于會計電算化系統(tǒng)生成的電子數(shù)據(jù)及相關資料，應按照規(guī)定的存儲格式和命名規(guī)則進行備份，并建立相應的索引目錄。（五）歸檔要求1.整理好的會計檔案應及時歸檔，歸檔時應編制會計檔案保管清冊，詳細記錄會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內(nèi)容。2.會計檔案應按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，便于查找和管理。3.檔案管理部門應建立會計檔案檢索系統(tǒng)，以便快速準確地查找所需會計檔案。五、會計檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證、會計賬簿的保管期限為30年。2.財務會計報告中，月度、季度財務會計報告的保管期限為10年，年度財務會計報告的保管期限為永久。3.其他會計資料，如銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表等的保管期限為10年；會計檔案移交清冊的保管期限為30年；會計檔案保管清冊、銷毀清冊的保管期限為永久。（二）保管地點1.會計檔案應存放在專門的檔案庫房內(nèi)，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全設施。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合規(guī)定要求。3.電子會計檔案應存儲在磁性介質(zhì)或光盤等存儲介質(zhì)上，并定期進行備份，備份存儲地點應與原存儲地點分開。（三）保管要求1.檔案管理部門應建立健全會計檔案保管制度，明確專人負責會計檔案的保管工作。2.對會計檔案應進行定期檢查，每年至少進行一次全面檢查，檢查內(nèi)容包括會計檔案的保管情況、存儲介質(zhì)的可讀性等。3.對于保管期滿但未結(jié)清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。4.因撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的單位，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，應當由終止單位的業(yè)務主管部門或財產(chǎn)所有者代管或移交有關檔案館代管。六、會計檔案的查閱與復制（一）查閱申請1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱會計檔案，應填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負責人批準。2.外部單位查閱會計檔案，應持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)本公司/組織財務負責人和單位負責人批準。（二）查閱審批財務部門收到查閱申請后，應進行審核，對于符合規(guī)定的申請，報經(jīng)批準后予以辦理。對于涉及重要會計檔案或敏感信息的查閱申請，應進行嚴格審查，并報經(jīng)上級領導批準。（三）查閱與復制規(guī)定1.查閱會計檔案時，查閱人員必須在檔案管理部門指定的地點進行查閱，不得將會計檔案攜帶出指定地點。2.查閱人員不得在會計檔案上涂畫、標記、拆散原卷冊，也不得擅自復制、借出會計檔案。如需復制會計檔案，應經(jīng)財務部門負責人和檔案管理部門負責人批準，并在檔案管理部門的監(jiān)督下進行復制。3.檔案管理部門應對查閱、復制情況進行詳細記錄，包括查閱人員姓名、單位、查閱時間、查閱內(nèi)容、復制份數(shù)等信息。（四）歸還要求查閱完畢后，查閱人員應及時將會計檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理部門應對歸還的會計檔案進行檢查，確保檔案完整無損。七、會計檔案的借閱（一）借閱申請本公司/組織內(nèi)部人員借閱會計檔案，應填寫《會計檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負責人和財務部門負責人批準。外部單位借閱會計檔案，應持有單位介紹信，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息，并經(jīng)本公司/組織財務負責人和單位負責人批準。（二）借閱審批財務部門收到借閱申請后，應進行審核，對于符合規(guī)定的申請，報經(jīng)批準后予以辦理。對于涉及重要會計檔案或敏感信息的借閱申請，應進行嚴格審查，并報經(jīng)上級領導批準。（三）借閱規(guī)定1.借閱會計檔案時，借閱人員必須出具本人有效身份證件，并在檔案管理部門辦理借閱登記手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員不得將會計檔案轉(zhuǎn)借他人，不得在會計檔案上進行任何形式的更改或損壞。4.檔案管理部門應對借閱情況進行跟蹤檢查，確保借閱人員按時歸還會計檔案。（四）歸還要求借閱期滿后，借閱人員應及時將會計檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理部門應對歸還的會計檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因并追究借閱人員的責任。八、會計檔案的銷毀（一）銷毀鑒定1.會計檔案保管期滿，由檔案管理部門會同財務部門提出銷毀意見，編制《會計檔案銷毀清冊》，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。2.對于保管期滿但未結(jié)清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。3.檔案管理部門應組織相關人員對擬銷毀的會計檔案進行鑒定，確保銷毀的會計檔案已無保存價值。（二）銷毀審批《會計檔案銷毀清冊》報經(jīng)本公司/組織負責人批準后，方可進行銷毀。（三）銷毀實施1.銷毀會計檔案時，應由檔案管理部門和財務部門共同派員監(jiān)銷。2.監(jiān)銷人員在銷毀會計檔案前，應當按照《會計