PAGE遼寧實物檔案管理制度一、總則（一）目的為加強遼寧實物檔案的管理，確保實物檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮實物檔案在各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于遼寧地區(qū)各級各類機關、團體、企事業(yè)單位及其他社會組織形成的實物檔案的管理。（三）定義實物檔案是指各單位在工作活動中形成的，具有保存價值的，以物質實體形態(tài)存在的各種物品，包括但不限于獎章、證書、獎杯、牌匾、印章、題詞、手稿、照片、錄音帶、錄像帶、光盤等。（四）管理原則實物檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理、分類科學、編號規(guī)范、保管安全、利用高效的原則。二、實物檔案的收集（一）收集范圍1.反映本單位重大活動、重要事件、榮譽成就的實物，如活動紀念品、證書、獎杯、牌匾等。2.本單位獲得的各類獎項、榮譽證書、獎章等。3.本單位歷任領導、著名人物的題詞、手稿等。4.具有歷史、文化、藝術價值的物品，如古籍善本、書畫作品、文物復制品等。5.本單位使用過的重要印章、印模等。6.其他具有保存價值的實物。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責實物檔案的收集工作，及時將本部門形成的實物檔案移交檔案管理部門。2.收集的實物應保持完整、清潔，無損壞、變質等情況。3.對于具有特殊保存要求的實物，如易損、易腐、易燃、易爆等物品，應采取相應的保護措施。4.收集實物時，應同時收集相關的文字說明材料，包括實物的名稱、來源、時間、背景、用途等信息。（三）收集程序1.各部門在實物形成后，應填寫《實物檔案收集登記表》，詳細記錄實物的基本信息，并將登記表及實物一并移交檔案管理部門。2.檔案管理部門收到實物后，應進行認真核對，檢查實物的完整性、真實性和準確性。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與移交部門溝通，要求補充或更正相關信息。3.檔案管理部門對符合收集要求的實物進行整理、編號，并按照規(guī)定的保管期限進行保管。三、實物檔案的整理（一）分類實物檔案應按照其來源、時間、性質、用途等因素進行分類。一般可分為以下幾類：1.榮譽類：包括各類獎項、榮譽證書、獎章、牌匾等。2.活動類：包括重大活動、重要會議、慶典等活動中形成的實物，如紀念品、禮品、照片等。3.領導題詞類：包括本單位歷任領導、著名人物的題詞、手稿等。4.印章類：包括本單位使用過的各種印章、印模等。5.文物類：包括具有歷史、文化、藝術價值的物品，如古籍善本、書畫作品、文物復制品等。6.其他類：包括上述類別以外的其他具有保存價值的實物。（二）編號實物檔案應進行統(tǒng)一編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用“年度+類別+順序號”的格式，例如：2023RY001，表示2023年收集的榮譽類實物檔案中的第1件。（三）編目實物檔案應建立詳細的目錄，目錄應包括編號、名稱、來源、時間、保管期限、存放位置等信息。編目應采用紙質和電子兩種形式，以便于查詢和利用。（四）裝盒實物檔案應裝入專用的檔案盒中進行保管，檔案盒應標明編號、名稱、類別等信息。對于體積較大或形狀特殊的實物，可采用特制的包裝盒或陳列柜進行保管。四、實物檔案的保管（一）保管場所實物檔案應存放在專門的檔案庫房中，庫房應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光等條件。庫房應配備必要的消防器材、防盜設備、溫濕度調節(jié)設備等。（二）保管要求1.實物檔案應分類存放，排列整齊，便于查找和利用。2.對于易損、易腐、易燃、易爆等物品，應采取特殊的保管措施，如密封、冷藏、防火、防爆等。3.定期對實物檔案進行檢查和清點核實，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對實物檔案的保管情況進行記錄，包括檢查時間、檢查人員、檢查結果等信息。（三）保管期限實物檔案的保管期限應根據(jù)其重要程度、歷史價值、利用需求等因素確定。一般可分為永久、長期和短期三種：1.永久保管的實物檔案：具有重要歷史價值、文化價值或對本單位發(fā)展具有重大影響的實物檔案，如本單位獲得的國家級獎項、榮譽證書，重要領導的題詞、手稿等。2.長期保管的實物檔案：具有一定歷史價值、文化價值或對本單位工作具有重要參考作用的實物檔案，保管期限一般為30年至50年。3.短期保管的實物檔案：具有一般保存價值的實物檔案，保管期限一般為10年至30年。五、實物檔案的鑒定（一）鑒定組織成立實物檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門專家及檔案管理人員組成。鑒定小組負責對實物檔案的保管期限、價值等進行鑒定。（二）鑒定內容1.實物檔案的真實性、完整性和準確性。2.實物檔案的歷史價值、文化價值和現(xiàn)實利用價值。3.實物檔案的保管期限是否合理。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對實物檔案進行清理，提出需要鑒定的實物檔案清單。2.鑒定小組根據(jù)清單進行鑒定，對實物檔案的保管期限、價值等進行評估，并提出鑒定意見。3.檔案管理部門根據(jù)鑒定小組的意見，對實物檔案進行調整，確定保管期限和處置方式。（四）處置方式1.對仍有保存價值的實物檔案，繼續(xù)按照本制度進行保管。2.對已失去保存價值的實物檔案，經(jīng)批準后可進行銷毀。銷毀時應填寫《實物檔案銷毀登記表》，詳細記錄銷毀實物檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，并由鑒定小組負責人、檔案管理部門負責人及監(jiān)銷人員簽字確認。六、實物檔案的利用（一）利用范圍實物檔案主要用于本單位內部的工作查考、經(jīng)驗總結、宣傳教育、文化建設等方面，同時也可根據(jù)有關規(guī)定向社會提供利用。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案管理部門查閱實物檔案原件或復印件。查閱時應填寫《實物檔案查閱登記表》，注明查閱目的、查閱內容等信息。2.借閱：因工作需要確需借閱實物檔案的，應填寫《實物檔案借閱申請表》，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應妥善保管實物檔案，不得轉借、涂改、損壞、丟失。3.展覽：根據(jù)工作需要，可舉辦實物檔案展覽，展示本單位的歷史文化和發(fā)展成就。展覽應制定詳細的展覽方案，確保展覽的安全、有序進行。（三）利用審批1.本單位內部人員利用實物檔案，由檔案管理部門負責人審批。2.外單位人員利用實物檔案，應經(jīng)本單位分管領導批準，并按照有關規(guī)定辦理相關手續(xù)。（四）利用登記檔案管理部門應對實物檔案的利用情況進行詳細登記，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、利用內容等信息。登記應采用紙質和電子兩種形式，以便于統(tǒng)計和查詢。七、實物檔案的數(shù)字化（一）數(shù)字化范圍根據(jù)實際情況，對具有重要歷史價值、文化價值或利用頻率較高的實物檔案進行數(shù)字化處理。（二）數(shù)字化要求1.數(shù)字化圖像應清晰、完整，色彩還原準確，分辨率應符合相關標準要求。2.數(shù)字化過程中應做好數(shù)據(jù)備份，確保數(shù)據(jù)安全。3.建立實物檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫，對數(shù)字化圖像進行分類存儲，并建立相應的索引目錄，便于查詢和利用。（三）數(shù)字化程序1.檔案管理部門制定實物檔案數(shù)字化工作計劃，明確數(shù)字化的范圍、內容、時間進度等要求。2.選擇具備資質的數(shù)字化加工單位進行數(shù)字化處理，簽訂數(shù)字化加工合同，明確雙方的權利和義務。3.數(shù)字化加工單位按照合同要求進行數(shù)字化處理，檔案管理部門負責對數(shù)字化過程進行監(jiān)督和檢查。4.數(shù)字化處理完成后，檔案管理部門對數(shù)字化圖像進行驗收，驗收合格后將數(shù)字化圖像存儲到數(shù)據(jù)庫中，并更新實物檔案目錄。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體本單位檔案管理部門負責對實物檔案管理工作進行日常監(jiān)督檢查，定期對實物檔案的收集、整理、保管、利用等情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。同時，接受上級主管部門和檔案行政管理部門的監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內容1.實物檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.實物檔案的收集、整理、保管、利用等工作是否符合本制度的要求。3.實物檔案管理工作中存在的問題及整改情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門每年至少組織一次全面的實物檔案管理工作檢查，對各部門實物檔案管理情況進行檢查評估。2.不定期抽查：檔案管理部門不定期對實物檔案管理工作進行抽查，重點檢查實物檔案的保管情況、利用情況等。3.專項檢查：根據(jù)工作需要，對實物檔案管理中的某一專項工作進行檢查，如實物檔案的數(shù)字化工作、實物檔案的鑒定銷毀工作等。（四）問題整改對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應及