PAGE社區(qū)檔案管理利用制度一、總則（一）目的為加強社區(qū)檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在社區(qū)建設(shè)、管理和服務(wù)中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本社區(qū)內(nèi)各類檔案的管理與利用，包括但不限于社區(qū)黨組織建設(shè)、居民信息、社區(qū)服務(wù)記錄、環(huán)境衛(wèi)生、安全管理、文化活動等方面形成的文件、資料、圖表、聲像等各種形式的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則社區(qū)檔案由社區(qū)指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實準確原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映社區(qū)各項工作的實際情況，確保檔案信息的準確性和可靠性。3.完整安全原則保證檔案的齊全完整，采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.方便利用原則建立健全檔案利用制度，便于社區(qū)工作人員、居民及相關(guān)單位查閱和利用檔案。二、檔案管理機構(gòu)與職責（一）檔案管理部門設(shè)立社區(qū)檔案管理室，負責社區(qū)檔案的日常管理工作。檔案管理室配備專職檔案管理人員，負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。（二）檔案管理人員職責1.檔案收集負責接收社區(qū)各部門和工作人員移交的檔案材料，確保檔案收集的及時、完整。2.檔案整理按照檔案分類標準，對收集到的檔案進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，使其系統(tǒng)化、條理化。3.檔案保管妥善保管檔案，做好檔案庫房的安全防護工作，定期檢查檔案保管狀況，確保檔案的安全。4.檔案鑒定定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限的檔案提出存毀意見。5.檔案統(tǒng)計建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。6.檔案利用負責接待檔案查閱利用者，按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，做好檔案利用登記工作。（三）各部門職責1.負責本部門檔案材料的形成、積累和整理工作，定期向檔案管理部門移交檔案。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.在工作中積極配合檔案管理部門，遵守檔案管理規(guī)定，維護檔案的完整與安全。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.社區(qū)黨組織建設(shè)方面包括黨組織會議記錄、黨員名冊、黨員發(fā)展材料、黨組織活動記錄等。2.居民信息方面居民基本情況登記表、戶籍資料、居民訴求記錄、社區(qū)人口統(tǒng)計報表等。3.社區(qū)服務(wù)記錄方面社區(qū)服務(wù)項目記錄、服務(wù)對象信息、服務(wù)反饋意見等。4.環(huán)境衛(wèi)生方面環(huán)境衛(wèi)生檢查記錄、垃圾清運記錄、環(huán)保宣傳活動資料等。5.安全管理方面安全檢查記錄、安全事故處理報告、消防安全資料、治安防范記錄等。6.文化活動方面文化活動計劃、活動實施方案、活動照片、視頻等資料。7.其他方面與社區(qū)工作相關(guān)的各類文件、通知、協(xié)議、合同等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時形成和積累。2.收集的檔案材料應(yīng)真實、完整、準確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對收集到的檔案材料應(yīng)進行初步整理，按照類別和時間順序排列，便于移交檔案管理部門。（三）整理方法1.分類標準采用年度機構(gòu)問題分類法，將檔案分為黨群工作類、社區(qū)建設(shè)類、社區(qū)服務(wù)類、環(huán)境衛(wèi)生類、安全管理類、文化活動類等一級類目，在一級類目下根據(jù)具體內(nèi)容設(shè)置二級類目和三級類目。2.編號規(guī)則檔案編號采用全宗號目錄號案卷號件號四級編號。全宗號為本社區(qū)檔案管理的代號；目錄號按檔案類別編制；案卷號按年度和類別順序編制；件號在案卷內(nèi)按文件排列順序編制。3.編目要求編制檔案目錄，包括案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。案卷目錄應(yīng)注明案卷編號、題名、年度、保管期限、起止日期、頁數(shù)等；卷內(nèi)文件目錄應(yīng)注明順序號、文號、責任者、題名、日期、頁號等。四、檔案的保管（一）保管場所設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等設(shè)施，確保檔案的安全保管。（二）保管設(shè)備配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、檔案架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。（三）檔案上架檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，便于查找和管理。同時，應(yīng)建立檔案存放位置索引，注明檔案的存放架位、案卷號等信息。（四）保管期限劃分檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指反映社區(qū)主要職能活動和歷史面貌的，對社區(qū)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有長遠利用價值的檔案；長期保管的檔案是指在相當長的時期內(nèi)對社區(qū)工作有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年；短期保管的檔案是指在較短時間內(nèi)對社區(qū)工作有查考利用價值的檔案，保管期限為15年以下。（五）定期檢查檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，每年至少進行一次全面檢查，重點檢查檔案的保管狀況、有無損壞、霉變等情況。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時采取措施進行處理，并做好檢查記錄。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，負責檔案鑒定工作。（二）鑒定標準根據(jù)檔案的保管期限劃分標準，結(jié)合社區(qū)工作實際，對檔案進行鑒定。鑒定時應(yīng)全面分析檔案的內(nèi)容、來源、時間及價值，準確判定檔案的保管期限。（三）鑒定程序1.檔案管理人員對到期檔案進行初步清理，提出存毀意見，填寫檔案鑒定審批表。2.檔案鑒定小組對檔案鑒定審批表進行審核，提出鑒定意見。3.社區(qū)負責人根據(jù)檔案鑒定小組的意見，對檔案的存毀作出最終審批決定。（四）銷毀程序1.對經(jīng)批準銷毀的檔案，由檔案管理人員編制檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等。2.檔案銷毀清冊經(jīng)社區(qū)負責人審核簽字后，在檔案鑒定小組人員的監(jiān)督下進行銷毀。3.檔案銷毀時應(yīng)采用適當?shù)姆绞剑_保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀后，檔案管理人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上注明銷毀日期，并由監(jiān)銷人員簽字確認。（五）銷毀記錄建立檔案銷毀記錄檔案，將檔案銷毀清冊、審批文件、銷毀過程記錄等資料整理歸檔，永久保存。六、檔案的利用（一）利用范圍本社區(qū)工作人員因工作需要查閱檔案的，可在檔案管理部門查閱利用檔案；居民因個人需要查閱與其自身相關(guān)檔案的，經(jīng)檔案管理部門審核同意后，可查閱利用相關(guān)檔案；外單位因工作需要查閱本社區(qū)檔案的，須持單位介紹信，經(jīng)社區(qū)負責人批準后，方可查閱利用。（二）利用方式1.查閱檔案查閱者可在檔案管理部門指定的場所查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助，確保查閱工作的順利進行。查閱者不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，須填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱情況進行詳細登記，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）者姓名、單位、查閱（借閱）檔案名稱、數(shù)量、用途、歸還日期等信息。檔案利用登記冊應(yīng)妥善保管，以備查考。（四）保密規(guī)定1.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.對涉及國家機密、社區(qū)敏感信息和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理和利用，防止信息泄露。3.查閱利用檔案時，檔案管理人員應(yīng)監(jiān)督查閱利用者的行為，確保檔案信息安全。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標逐步實現(xiàn)社區(qū)檔案的信息化管理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平，方便檔案的查閱和利用。（二）數(shù)據(jù)錄入檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理要求，將紙質(zhì)檔案內(nèi)容錄入檔案信息數(shù)據(jù)庫，確保錄入數(shù)據(jù)的準確、完整。（三）系統(tǒng)維護定期對檔案信息數(shù)據(jù)庫進行維護，檢查數(shù)據(jù)的完整性和準確性，及時處理數(shù)據(jù)錄