PAGE建立檔案利用登記制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范檔案利用行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本檔案利用登記制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在利用公司檔案過程中的登記管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案利用登記工作合法合規(guī)。2.安全保密原則在檔案利用過程中，始終將檔案安全保密放在首位，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。3.高效服務(wù)原則在保證檔案安全和規(guī)范利用的前提下，盡可能提高檔案利用效率，滿足公司各部門及員工對檔案信息的合理需求。二、檔案利用登記的范圍（一）檔案查閱1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱各類檔案，包括但不限于人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)合同檔案、技術(shù)檔案等。2.外單位因合作、調(diào)研等正當(dāng)理由，經(jīng)公司批準(zhǔn)后查閱相關(guān)檔案。（二）檔案借閱1.公司員工因較長時(shí)間使用檔案開展工作，可申請借閱檔案。2.外單位因特殊情況確需借閱公司檔案，須按規(guī)定辦理借閱手續(xù)。（三）檔案復(fù)制1.公司內(nèi)部員工根據(jù)工作需要復(fù)制部分檔案內(nèi)容。2.外單位因工作需要，經(jīng)公司同意后復(fù)制相關(guān)檔案資料。三、檔案利用登記的流程（一）申請1.公司內(nèi)部員工填寫《檔案利用申請表》，詳細(xì)注明所需檔案的名稱、文號、形成時(shí)間、利用目的、利用方式（查閱、借閱、復(fù)制）等信息。將申請表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況，對申請的必要性和合理性進(jìn)行審查，并簽署意見。2.外單位外單位需提前向公司提交書面申請，說明查閱、借閱或復(fù)制檔案的目的、范圍、時(shí)間等內(nèi)容。申請應(yīng)加蓋單位公章，并由聯(lián)系人簽字。將申請?zhí)峤恢凉緳n案管理部門，檔案管理部門初審后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）審批1.公司內(nèi)部員工申請部門負(fù)責(zé)人審核通過后，申請表流轉(zhuǎn)至檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)檔案的密級、保管期限等情況進(jìn)行審批。對于涉及重要機(jī)密或特殊保管要求的檔案，需報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.外單位申請檔案管理部門初審時(shí)，重點(diǎn)審查申請單位的資質(zhì)、申請事項(xiàng)的合法性以及對檔案安全保密的保障措施等。初審?fù)ㄟ^后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)綜合考慮公司利益、合作關(guān)系等因素，做出是否批準(zhǔn)的決定。（三）登記1.經(jīng)審批同意后，檔案管理人員對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.登記內(nèi)容包括利用者姓名（或單位名稱）、利用日期、檔案名稱及文號、利用目的、利用方式、歸還日期（借閱時(shí)）等。3.對于檔案復(fù)制，還需登記復(fù)制的頁數(shù)、份數(shù)等信息。（四）利用1.查閱檔案管理人員根據(jù)登記信息，為利用者提供相應(yīng)的檔案，并引導(dǎo)其在指定的查閱場所進(jìn)行查閱。查閱過程中，利用者不得擅自涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序辦理。2.借閱檔案管理人員將批準(zhǔn)借閱的檔案交付利用者，并與利用者當(dāng)面核對檔案數(shù)量、完整性等情況，辦理借閱交接手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自帶出公司指定范圍。如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制檔案管理人員按照審批意見和利用者需求，對檔案進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制過程中應(yīng)確保復(fù)制內(nèi)容清晰、準(zhǔn)確，與原件一致。復(fù)制完成后，檔案管理人員對復(fù)制件進(jìn)行核對，并在登記冊上記錄相關(guān)信息。（五）歸還（借閱）1.借閱者應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前，將借閱的檔案歸還至檔案管理部門。2.檔案管理人員對歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，檢查檔案是否完整、有無損壞、涂改等情況。3.如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)向借閱者查明原因，并做好記錄。對于造成檔案損壞或丟失的，按照相關(guān)規(guī)定追究借閱者責(zé)任。（六）注銷1.檔案利用完畢后，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)在檔案利用登記冊上注銷相關(guān)記錄。2.對于因特殊原因未能完成利用的申請，也應(yīng)注明原因并進(jìn)行相應(yīng)處理。四、檔案利用登記的管理要求（一）登記冊的管理1.檔案利用登記冊應(yīng)采用紙質(zhì)和電子相結(jié)合的方式進(jìn)行記錄，確保記錄的準(zhǔn)確性和可追溯性。2.紙質(zhì)登記冊應(yīng)妥善保管，按照檔案管理的要求進(jìn)行歸檔，保存期限與相關(guān)檔案的保管期限一致。3.電子登記冊應(yīng)定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，要設(shè)置嚴(yán)格的訪問權(quán)限，只有檔案管理人員和授權(quán)人員才能進(jìn)行操作。（二）檔案利用情況的統(tǒng)計(jì)與分析1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案利用登記情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，包括利用者類別、利用目的、利用方式、檔案類別等方面的數(shù)據(jù)。2.通過統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案利用的規(guī)律和趨勢，為檔案管理工作的優(yōu)化提供依據(jù)。例如，發(fā)現(xiàn)某類檔案利用頻率較高，可以考慮進(jìn)一步優(yōu)化該類檔案的保管和檢索方式；發(fā)現(xiàn)某些部門檔案利用需求較大，可以加強(qiáng)與該部門的溝通與服務(wù)。（三）檔案利用過程的監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案利用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保利用登記制度的嚴(yán)格執(zhí)行。2.檢查內(nèi)容包括登記信息的完整性、準(zhǔn)確性，利用過程是否符合規(guī)定要求，檔案的安全保密措施是否落實(shí)等。3.對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)督促整改，并將整改情況記錄在案。五、檔案利用登記的安全保密措施（一）檔案查閱場所的管理1.設(shè)立專門的檔案查閱場所，配備必要的設(shè)施設(shè)備，如桌椅、照明設(shè)備、電腦等，為利用者提供良好的查閱環(huán)境。2.查閱場所應(yīng)與檔案保管場所相對獨(dú)立，確保檔案在查閱過程中的安全。同時(shí)，要安裝監(jiān)控設(shè)備，對查閱場所進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。3.查閱場所應(yīng)制定嚴(yán)格的管理制度，限制無關(guān)人員進(jìn)入。利用者進(jìn)入查閱場所時(shí)，應(yīng)進(jìn)行身份登記，并遵守查閱場所的各項(xiàng)規(guī)定。（二）檔案借閱過程的安全保密1.借閱者應(yīng)承諾對所借閱檔案的安全保密負(fù)責(zé)，并在借閱協(xié)議中明確相關(guān)責(zé)任和義務(wù)。2.借閱的檔案應(yīng)采取必要的包裝和防護(hù)措施，防止在運(yùn)輸和使用過程中受損或泄露信息。3.借閱者不得在非公司指定的場所存放或使用借閱的檔案，不得擅自將檔案帶出公司所在地區(qū)（如有特殊情況需帶出，應(yīng)另行申請并獲得批準(zhǔn)）。（三）檔案復(fù)制過程的安全保密1.檔案復(fù)制應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，由檔案管理人員操作或監(jiān)督操作。2.對于涉及機(jī)密的檔案復(fù)制，應(yīng)采用加密存儲、專人傳遞等方式，確保復(fù)制件的安全。3.復(fù)制完成后，對復(fù)制設(shè)備和存儲介質(zhì)進(jìn)行清理，防止殘留的檔案信息泄露。（四）人員培訓(xùn)與教育1.對檔案管理人員進(jìn)行定期的安全保密培訓(xùn)，提高其安全意識和業(yè)務(wù)水平，確保在檔案利用登記過程中能夠嚴(yán)格執(zhí)行安全保密制度。2.對公司全體員工開展檔案安全保密教育，使員工了解檔案利用登記制度的重要性以及在利用檔案過程中應(yīng)遵守的安全保密規(guī)定，增強(qiáng)員工的保密意識。六、違反檔案利用登記制度的責(zé)任追究（一）內(nèi)部員工違規(guī)責(zé)任1.公司內(nèi)部員工如違反檔案利用登記制度，擅自查閱、借閱、復(fù)制檔案或未按規(guī)定進(jìn)行登記、歸還等，檔案管理部門應(yīng)責(zé)令其改正，并視情節(jié)輕重給予批評教育、警告等處分。2.對于因違規(guī)行為導(dǎo)致檔案信息泄露、丟失或損壞的，公司將依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任，包括但不限于賠償經(jīng)濟(jì)損失、給予紀(jì)律處分，情節(jié)嚴(yán)重的將追究法律責(zé)任。（二）外單位違規(guī)責(zé)任1.外單位在利用公司檔案過程中違反本制度規(guī)定的，公司檔案管理部門有權(quán)終止其利用檔案的資格，并要求其承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。2.因外單位違規(guī)行為給公司造成損失的，外單位