PAGE民政檔案管理規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強民政檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在民政工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本單位實際情況，制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于本單位及所屬各部門在各項民政工作中形成的具有保存價值的各種載體形式的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則民政檔案實行集中統(tǒng)一管理，由本單位檔案管理部門負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映民政工作的實際情況，嚴禁弄虛作假。3.完整性原則全面收集、整理和保存民政工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止泄露。5.服務(wù)利用原則充分開發(fā)利用檔案資源，為民政工作決策、業(yè)務(wù)開展、社會服務(wù)等提供有效支持。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責本單位檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)和監(jiān)督。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對到期檔案提出處置意見。3.做好檔案的安全保管工作，確保檔案實體和信息的安全，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。4.根據(jù)工作需要，及時、準確地提供檔案利用服務(wù)，編制檔案檢索工具，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫。5.定期對檔案管理工作進行總結(jié)和評估，不斷完善檔案管理規(guī)章制度和工作流程。6.參與檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理工作。（三）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向檔案管理部門移交。2.明確一名兼職檔案員，負責本部門檔案管理工作的具體落實，配合檔案管理部門開展相關(guān)工作。3.嚴格遵守檔案管理規(guī)定，確保本部門形成的檔案真實、完整、及時歸檔。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各類民政業(yè)務(wù)文件、報告、報表、會議記錄、決議、決定等。2.涉及民政工作的法律法規(guī)、政策文件、標準規(guī)范等。3.民政工作中形成的統(tǒng)計數(shù)據(jù)、調(diào)查資料、案例分析等。4.各類民政工作項目的申報材料、審批文件、驗收報告等。5.與社會組織、福利機構(gòu)、困難群眾等相關(guān)的檔案資料。6.其他具有保存價值的民政工作檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門在工作中形成的檔案，確保檔案的齊全完整。2.對重要文件、緊急文件應(yīng)優(yōu)先收集，并及時進行登記和處理。3.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、偽造、損毀。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、排列有序、編號規(guī)范、編目準確。（四）整理方法1.分類按照民政業(yè)務(wù)類別、時間順序、保管期限等進行分類。2.編號對每一類檔案編制唯一的編號，便于查找和管理。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊牢固。四、檔案的鑒定與保管期限劃分（一）鑒定原則根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值，對檔案進行科學(xué)鑒定。（二）鑒定方法1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門和相關(guān)專家組成。2.對檔案進行逐卷審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，確定檔案的保管期限。3.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和本單位的實際情況進行綜合判斷。（三）保管期限劃分1.永久保管凡是反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的，對本單位、國家和社會具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管定期保管分為30年、10年。凡是在一定時間內(nèi)具有查考利用價值的檔案，列為定期保管。五、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.使用符合國家標準的檔案柜、檔案架等裝具，確保檔案存放安全、整齊。2.對電子檔案應(yīng)采用安全可靠的存儲設(shè)備進行存儲，并定期進行備份。（三）檔案保管措施1.建立檔案出入庫登記制度，嚴格檔案借閱手續(xù)，確保檔案的安全。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對破損、褪色的檔案及時進行修復(fù)和復(fù)制。4.做好檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，配備必要的消防器材和安全設(shè)施。六、檔案的利用（一）利用范圍1.本單位內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案。2.社會組織、公民個人因合法權(quán)益需要查閱相關(guān)檔案。3.國家有關(guān)部門因工作需要查閱檔案。（二）利用手續(xù)1.本單位內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.社會組織、公民個人查閱檔案，需提交有效身份證明和相關(guān)證明材料，經(jīng)檔案管理部門審核同意后，辦理查閱手續(xù)。3.國家有關(guān)部門查閱檔案，需出具單位介紹信和查閱人員有效身份證明，經(jīng)檔案管理部門審核同意后，辦理查閱手續(xù)。（三）利用方式1.查閱紙質(zhì)檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行，不得擅自將檔案帶出庫房。2.如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。3.電子檔案的利用應(yīng)遵循相關(guān)的安全規(guī)定，確保檔案信息的安全。（四）利用反饋檔案利用完畢后，利用者應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并填寫《檔案利用反饋表》，對檔案利用情況進行評價。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標逐步實現(xiàn)民政檔案的數(shù)字化管理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描對紙質(zhì)檔案進行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國家相關(guān)標準，確保掃描圖像清晰可讀。2.圖像處理對掃描圖像進行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)錄入將檔案目錄信息和圖像數(shù)據(jù)錄入檔案信息數(shù)據(jù)庫，建立準確的索引關(guān)系。4.存儲備份將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息安全管理1.建立檔案信息安全管理制度，加強對檔案信息系統(tǒng)的安全防護。2.對檔案信息系統(tǒng)進行定期維護和更新，及時修復(fù)安全漏洞。3.嚴格控制檔案信息的訪問權(quán)限，防止信息泄露。八、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案管理人員應(yīng)認真填寫檔案統(tǒng)計報表，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準確、及時。3.對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析和研究，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）移交工作1.本單位撤銷、合并時，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，將檔案移交給有關(guān)部門。2.檔案管理人員調(diào)動工作時，應(yīng)辦理檔案交接手續(xù)，確保檔案的完整和安全。九、獎勵與處罰（一）獎勵對在