PAGE煤礦應(yīng)急管理檔案制度一、總則（一）目的為加強煤礦應(yīng)急管理檔案工作，規(guī)范應(yīng)急管理檔案管理行為，提高應(yīng)急管理檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，有效發(fā)揮應(yīng)急管理檔案在應(yīng)對突發(fā)事件中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本煤礦實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本煤礦應(yīng)急管理工作中形成的各類文件材料、資料、記錄等檔案的管理，包括但不限于應(yīng)急預(yù)案、應(yīng)急演練記錄、應(yīng)急物資儲備清單、應(yīng)急救援隊伍信息、事故災(zāi)難應(yīng)對記錄等。（三）基本原則1.真實性原則：應(yīng)急管理檔案應(yīng)如實反映應(yīng)急管理工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集、整理應(yīng)急管理工作中產(chǎn)生的各類檔案，保證檔案的完整性，避免遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)、事實等應(yīng)經(jīng)過核實，確保檔案信息的準(zhǔn)確性。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案管理，包括檔案的分類、編號、整理、存儲等，保證檔案管理工作的規(guī)范性。5.及時性原則：及時對應(yīng)急管理工作中形成的檔案進(jìn)行收集、整理和歸檔，確保檔案的時效性。（四）管理職責(zé)1.應(yīng)急管理部門負(fù)責(zé)制定和完善應(yīng)急管理檔案管理制度，并組織實施。指導(dǎo)、監(jiān)督各部門應(yīng)急管理檔案的收集、整理和歸檔工作。負(fù)責(zé)對應(yīng)急管理檔案進(jìn)行分類、編號、編目等基礎(chǔ)工作。負(fù)責(zé)應(yīng)急管理檔案的存儲、保管和利用工作，確保檔案的安全和完整。2.各部門負(fù)責(zé)本部門應(yīng)急管理工作中文件材料的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交至應(yīng)急管理部門。配合應(yīng)急管理部門做好應(yīng)急管理檔案的管理工作，提供必要的信息和資料。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.應(yīng)急預(yù)案：包括綜合應(yīng)急預(yù)案、專項應(yīng)急預(yù)案和現(xiàn)場處置方案，以及應(yīng)急預(yù)案的修訂記錄。2.應(yīng)急演練：演練計劃、演練方案、演練總結(jié)報告、演練影像資料等。3.應(yīng)急物資管理：應(yīng)急物資儲備清單、采購合同、出入庫記錄、維護保養(yǎng)記錄、報廢處理記錄等。4.應(yīng)急救援隊伍：隊伍組建文件、人員信息、培訓(xùn)記錄、考核記錄、救援行動記錄等。5.事故災(zāi)難應(yīng)對：事故報告、事故調(diào)查處理文件、應(yīng)急救援過程記錄、傷亡人員信息、損失評估報告等。6.預(yù)警與監(jiān)測：監(jiān)測設(shè)備運行記錄、預(yù)警信息發(fā)布記錄、風(fēng)險評估報告等。7.其他與應(yīng)急管理相關(guān)的文件材料：如應(yīng)急工作會議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)批示、應(yīng)急培訓(xùn)教材等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)應(yīng)急管理文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對于電子文件，應(yīng)同時收集其紙質(zhì)版本或進(jìn)行有效的電子備份，確保文件的可讀性和可追溯性。（三）整理方法1.分類：按照應(yīng)急管理的工作環(huán)節(jié)和檔案內(nèi)容的性質(zhì)，將應(yīng)急管理檔案分為應(yīng)急預(yù)案類、應(yīng)急演練類、應(yīng)急物資管理類、應(yīng)急救援隊伍類、事故災(zāi)難應(yīng)對類、預(yù)警與監(jiān)測類等類別。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的查找和管理。編號格式可采用“年份+類別代碼+順序號”，例如“2023YJ001”表示2023年應(yīng)急預(yù)案類的第1份檔案。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，以便快速檢索檔案。4.裝訂：對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行整齊裝訂，去除金屬物，確保檔案的牢固和整齊。三、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.各部門收集整理好的應(yīng)急管理檔案，應(yīng)定期移交至應(yīng)急管理部門。2.應(yīng)急管理部門對接收的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對不符合要求的檔案，退回原部門進(jìn)行補充或修正。3.審核通過的檔案，按照分類和編號順序進(jìn)行排列，填寫檔案盒封面和脊背的相關(guān)信息，裝入檔案盒，并在檔案盒上加蓋歸檔章。4.將歸檔后的檔案按照類別存放在檔案柜中，并建立檔案存放位置索引，便于查找。（二）保管期限1.永久保管：涉及煤礦重大決策、重要應(yīng)急事件處置、具有長期查考利用價值的檔案，如綜合應(yīng)急預(yù)案、事故災(zāi)難應(yīng)對的重要文件等，應(yīng)永久保管。2.定期保管：其他應(yīng)急管理檔案根據(jù)其重要程度和使用頻率，確定保管期限，一般分為30年、10年等。保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定可以銷毀的檔案進(jìn)行銷毀處理。（三）保管要求1.檔案庫房：應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全存儲。2.溫濕度控制：庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。3.存儲方式：檔案應(yīng)采用密集架、檔案柜等方式進(jìn)行存儲，排列整齊，便于查找和管理。對于電子檔案，應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。4.檔案保護：定期對檔案進(jìn)行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對于破損、褪色的檔案，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。四、檔案的利用與借閱（一）利用范圍1.為煤礦應(yīng)急管理工作提供決策支持，如查閱應(yīng)急預(yù)案、應(yīng)急演練記錄等，評估應(yīng)急管理工作的成效和不足。2.用于應(yīng)急培訓(xùn)和教育，為培訓(xùn)人員提供相關(guān)的案例和資料。3.在事故災(zāi)難調(diào)查處理過程中，作為證據(jù)和參考資料。4.滿足上級主管部門、政府相關(guān)部門等對煤礦應(yīng)急管理工作檢查和考核的需要。（二）利用方式1.查閱：利用者可到應(yīng)急管理部門檔案庫房查閱檔案，查閱時應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)應(yīng)急管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：對于不宜借出的檔案，利用者可申請復(fù)制，應(yīng)急管理部門應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制，并加蓋檔案復(fù)制章。（三）利用要求1.利用者應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、折頁等，不得擅自抽取、撤換檔案材料。2.查閱或借閱檔案時，應(yīng)在指定地點進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案庫房。如需帶出，應(yīng)經(jīng)應(yīng)急管理部門負(fù)責(zé)人特別批準(zhǔn)，并采取必要的保護措施。3.利用結(jié)束后，利用者應(yīng)及時歸還檔案，應(yīng)急管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時處理。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由應(yīng)急管理部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成，負(fù)責(zé)對應(yīng)急管理檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，對檔案進(jìn)行鑒定。對于已超過保管期限且確無保存價值的檔案，可考慮銷毀。2.對于涉及煤礦商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要信息的檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行妥善保管，不得隨意銷毀。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對檔案進(jìn)行清查，確定需要鑒定的檔案范圍。2.對需鑒定的檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。3.編制檔案鑒定報告，記錄鑒定過程和結(jié)果，經(jīng)檔案鑒定小組組長審核簽字后，報煤礦主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清單，注明檔案編號、題名、日期、責(zé)任者等信息。2.銷毀清單應(yīng)經(jīng)檔案鑒定小組組長和煤礦主要領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。3.選擇安全可靠地點進(jìn)行銷毀，可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等，并由參與人員簽字確認(rèn)。5.銷毀清單和銷毀記錄應(yīng)作為檔案管理的重要資料進(jìn)行保存。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的應(yīng)急管理檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)應(yīng)急管理檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)應(yīng)急管理檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行圖像處理和數(shù)據(jù)錄入，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合本煤礦的應(yīng)急管理檔案信息化管理系統(tǒng)，系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能模塊。3.數(shù)據(jù)安全：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等安全措施，保障應(yīng)急管理檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露和被篡改。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握應(yīng)急管理檔