PAGE資助檔案管理制度制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織資助檔案的管理，確保資助檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，保障資助工作的規(guī)范開展，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織開展的各類資助活動(dòng)所形成的檔案管理工作，包括但不限于資助項(xiàng)目的申請(qǐng)、審批、實(shí)施、監(jiān)督、評(píng)估等過程中產(chǎn)生的文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映資助活動(dòng)的實(shí)際情況，不得虛構(gòu)、篡改。2.完整性原則：全面收集、整理資助活動(dòng)各環(huán)節(jié)的相關(guān)資料，確保檔案資料的齊全、完整。3.保密性原則：對(duì)涉及資助對(duì)象個(gè)人隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案的整理、歸檔、保管、利用等工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案管理工作的科學(xué)性和系統(tǒng)性。5.時(shí)效性原則：及時(shí)對(duì)資助檔案進(jìn)行整理、歸檔，確保檔案資料的時(shí)效性，便于查詢和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善資助檔案管理制度，明確檔案管理流程和要求。2.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門資助檔案的收集、整理、歸檔工作。3.集中統(tǒng)一管理公司/組織的資助檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和檢索。4.定期對(duì)資助檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.提供檔案查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。（二）資助業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門資助項(xiàng)目檔案資料的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將整理好的檔案移交檔案管理部門。3.在資助項(xiàng)目實(shí)施過程中，妥善保管各類檔案資料，不得擅自銷毀、涂改或丟失。4.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案管理的基本知識(shí)和技能，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)資助檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.做好檔案的保管工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，確保檔案的安全，防止檔案損壞、丟失。4.按照規(guī)定為檔案查閱、借閱人員辦理手續(xù)，登記查閱、借閱情況，及時(shí)催還檔案。5.積極參與檔案管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動(dòng)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.資助項(xiàng)目申報(bào)材料，包括資助申請(qǐng)表、項(xiàng)目計(jì)劃書、可行性研究報(bào)告、相關(guān)證明材料等。2.資助項(xiàng)目審批文件，如立項(xiàng)批復(fù)、評(píng)審意見、會(huì)議紀(jì)要等。3.資助項(xiàng)目實(shí)施過程中的文件資料，如項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告、資金使用情況報(bào)告、活動(dòng)記錄、照片、視頻等。4.資助項(xiàng)目監(jiān)督檢查資料，如檢查記錄、整改報(bào)告等。5.資助項(xiàng)目評(píng)估資料，如評(píng)估報(bào)告、評(píng)估意見等。6.資助對(duì)象的相關(guān)資料，如個(gè)人信息、資格證明、受助反饋等。7.其他與資助項(xiàng)目有關(guān)的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)資助檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，不得使用復(fù)印件代替原件（特殊情況除外）。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)。4.收集的檔案資料應(yīng)注明來源、日期、責(zé)任人等信息，以便于追溯和查詢。（三）整理方法1.按照資助項(xiàng)目的類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類整理，確保檔案資料條理清晰、便于查找。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和檢索。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者等信息，確保目錄與檔案內(nèi)容相符。4.對(duì)檔案資料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于長(zhǎng)期保存。對(duì)于紙張較大的文件，應(yīng)進(jìn)行折疊處理，使其大小與檔案盒一致。5.對(duì)于照片、視頻等非紙質(zhì)檔案資料，應(yīng)進(jìn)行分類整理，并配以文字說明，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等信息。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)在資助項(xiàng)目結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)按照檔案整理規(guī)范，對(duì)接收的檔案進(jìn)行復(fù)查，確保檔案質(zhì)量符合要求。3.對(duì)復(fù)查合格的檔案進(jìn)行歸檔，將檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號(hào)、題名、年度等信息。4.建立檔案索引，將檔案的編號(hào)、題名、存放位置等信息錄入檔案管理系統(tǒng)，便于快速查詢和檢索。（二）保管期限1.資助檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括：資助項(xiàng)目的重要文件、協(xié)議、合同、評(píng)估報(bào)告等具有重要?dú)v史價(jià)值和憑證作用的資料。3.長(zhǎng)期保管的檔案期限為[X]年，主要包括：資助項(xiàng)目的一般性文件、資料、記錄等。4.短期保管的檔案期限為[X]年，主要包括：資助項(xiàng)目實(shí)施過程中的臨時(shí)性文件、資料等。（三）保管措施1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。對(duì)于破損、褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫度、濕度，保持庫房環(huán)境整潔、通風(fēng)良好。5.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案保管情況進(jìn)行總結(jié)和分析，針對(duì)存在的問題及時(shí)采取改進(jìn)措施，不斷提高檔案保管水平。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱資助檔案的，查閱人員應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合查閱規(guī)定的，為查閱人員提供必要的查閱條件，并指定專人負(fù)責(zé)陪同查閱。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房。查閱過程中，應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱資助檔案的，借閱人員應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合借閱規(guī)定的，向借閱人員收取一定的押金，并提供檔案借閱清單，注明檔案編號(hào)、題名、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。3.借閱人員應(yīng)按照約定的時(shí)間歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。5.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或涂改等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)保管期限已滿的資助檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的留存價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、嚴(yán)格把關(guān)的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、資助業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來源、形式等進(jìn)行全面審查，分析其歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值。2.參考同類檔案的保管情況和利用需求，綜合判斷檔案是否需要繼續(xù)保存。3.征求資助業(yè)務(wù)部門和相關(guān)部門的意見，了解檔案的實(shí)際利用情況和對(duì)工作的影響。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無保存價(jià)值的檔案，編制《檔案銷毀清單》，注明檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.在指定的地點(diǎn)對(duì)檔案進(jìn)行銷毀，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員和銷毀人員在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)長(zhǎng)期保存?zhèn)洳?。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立資助檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。2.通過信息化手段，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的安全保護(hù)，確保檔案信息的保密性、完整性和可用性。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，將檔案轉(zhuǎn)化為電子文件，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.系統(tǒng)功能建設(shè)：檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自動(dòng)化和信息化。3.安全管理：建立健全檔案信息化安全管理制度和技術(shù)措施，加強(qiáng)對(duì)檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止信息泄露、篡改和丟失。4.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。制定數(shù)據(jù)恢復(fù)預(yù)案，在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作規(guī)程進(jìn)行檔案管理工作。2.加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的維護(hù)和管理，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行檢查、升級(jí)和優(yōu)化，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.建立檔案信息化管理日志，記錄檔案管理信息系統(tǒng)的操作情況、數(shù)據(jù)備份情況等，以便