PAGE學(xué)生檔案管理規(guī)章制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)學(xué)生檔案管理，確保學(xué)生檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，充分發(fā)揮檔案在學(xué)生教育、管理、就業(yè)等方面的作用，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于本校全體學(xué)生的檔案管理工作，包括全日制本科生、研究生、?？粕雀黝愒谛W(xué)生。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映學(xué)生的學(xué)習(xí)、生活、獎(jiǎng)懲等實(shí)際情況，嚴(yán)禁弄虛作假。2.完整性原則：全面收集學(xué)生各方面的資料，確保檔案資料齊全，不遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)學(xué)生檔案的安全，防止檔案信息泄露，未經(jīng)授權(quán)不得查閱、借閱或傳播學(xué)生檔案。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校的相關(guān)規(guī)定，按照規(guī)范的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作。二、檔案內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族、籍貫：準(zhǔn)確記錄學(xué)生的基本身份信息。2.政治面貌、家庭住址、聯(lián)系電話：反映學(xué)生的政治情況和家庭聯(lián)系方式。（二）學(xué)籍信息1.入學(xué)登記表：記錄學(xué)生入學(xué)時(shí)的基本情況，包括錄取專業(yè)、入學(xué)時(shí)間等。2.學(xué)籍卡片：詳細(xì)記載學(xué)生在校期間的學(xué)籍變動(dòng)情況，如休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等。3.成績(jī)單：包括每學(xué)期的課程成績(jī)、學(xué)分、考試成績(jī)等，反映學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)和學(xué)業(yè)完成情況。（三）獎(jiǎng)懲情況1.獎(jiǎng)勵(lì)記錄：記載學(xué)生在校期間獲得的各類獎(jiǎng)勵(lì)，如獎(jiǎng)學(xué)金、三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部等，包括獎(jiǎng)勵(lì)名稱、頒獎(jiǎng)單位、頒獎(jiǎng)時(shí)間等。2.處分記錄：記錄學(xué)生受到的紀(jì)律處分，如警告、嚴(yán)重警告、記過(guò)、留校察看、開(kāi)除學(xué)籍等，包括處分原因、處分決定、處分時(shí)間等。（四）黨團(tuán)組織關(guān)系材料1.入黨申請(qǐng)書(shū)、入黨志愿書(shū)、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū)：記錄學(xué)生加入中國(guó)共產(chǎn)黨的過(guò)程和相關(guān)材料。2.入團(tuán)申請(qǐng)書(shū)、團(tuán)員證：反映學(xué)生加入共青團(tuán)的情況。（五）社會(huì)實(shí)踐與實(shí)習(xí)材料1.社會(huì)實(shí)踐報(bào)告：記錄學(xué)生參加社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的情況和收獲。2.實(shí)習(xí)報(bào)告、實(shí)習(xí)鑒定：反映學(xué)生在實(shí)習(xí)單位的實(shí)習(xí)表現(xiàn)和實(shí)習(xí)單位的評(píng)價(jià)。（六）就業(yè)材料1.就業(yè)推薦表：學(xué)校為畢業(yè)生提供的就業(yè)推薦材料，包括學(xué)生基本信息、學(xué)習(xí)成績(jī)、獲獎(jiǎng)情況等。2.就業(yè)協(xié)議書(shū)：畢業(yè)生與用人單位簽訂的就業(yè)協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.報(bào)到證：畢業(yè)生到用人單位報(bào)到的憑證。（七）其他材料1.體檢表：記錄學(xué)生入學(xué)時(shí)和在校期間的身體檢查情況。2.畢業(yè)生登記表：全面總結(jié)學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活、思想等方面的情況，是畢業(yè)生檔案的重要組成部分。三、檔案建立與收集（一）檔案建立1.新生入學(xué)后，學(xué)校按照教育部和學(xué)校的相關(guān)規(guī)定，為每位學(xué)生建立個(gè)人檔案。檔案建立工作由學(xué)校招生就業(yè)處或?qū)W生工作部門(mén)負(fù)責(zé)組織實(shí)施。2.檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真審核學(xué)生提交的各類材料，確保材料的真實(shí)性和完整性。對(duì)于不符合要求的材料，應(yīng)及時(shí)通知學(xué)生補(bǔ)充或更正。（二）檔案收集1.各學(xué)院（系）應(yīng)定期收集學(xué)生的各類檔案材料，包括成績(jī)單、獎(jiǎng)懲材料、黨團(tuán)組織關(guān)系材料等，并及時(shí)移交學(xué)校檔案管理部門(mén)。2.檔案管理人員應(yīng)按照檔案內(nèi)容的分類，對(duì)收集到的材料進(jìn)行整理和歸檔，確保檔案材料的有序存放。3.對(duì)于學(xué)生畢業(yè)時(shí)需要提交的就業(yè)材料，學(xué)校應(yīng)提前通知學(xué)生準(zhǔn)備，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求進(jìn)行收集和整理。四、檔案整理與歸檔（一）整理原則1.遵循檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。2.便于檔案的保管、查閱和利用。（二）整理方法1.按照檔案內(nèi)容的分類，對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行分類整理。同一類別的檔案材料應(yīng)集中在一起，并按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列。2.對(duì)每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案材料的編號(hào)、名稱、日期等信息，以便快速查閱檔案內(nèi)容。（三）歸檔要求1.檔案整理完成后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔。歸檔時(shí)，應(yīng)將檔案材料裝入檔案袋或檔案盒，并在檔案袋或檔案盒上標(biāo)明學(xué)生姓名、學(xué)號(hào)、專業(yè)等信息。2.檔案應(yīng)存放在專門(mén)的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的安全保管。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案管理人員和利用者查找檔案。檢索系統(tǒng)應(yīng)包括紙質(zhì)目錄和電子目錄，電子目錄應(yīng)定期更新。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.學(xué)生本人有權(quán)查閱自己的檔案。查閱時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.學(xué)校內(nèi)部有關(guān)部門(mén)因工作需要查閱學(xué)生檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱審批表，注明查閱目的、查閱范圍等信息，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人和學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.校外單位因工作需要查閱學(xué)生檔案的，必須持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱范圍等信息，經(jīng)學(xué)校檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人和學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，應(yīng)有檔案管理人員在場(chǎng)監(jiān)督。（二）借閱規(guī)定1.一般情況下，學(xué)生檔案不對(duì)外借閱。如有特殊情況需要借閱的，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人和學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日。2.借閱檔案時(shí)，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。3.檔案管理人員應(yīng)對(duì)借閱檔案的情況進(jìn)行登記，包括借閱人姓名、單位、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，確保檔案的安全和完整。六、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞原則1.嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)遞，確保檔案的安全和及時(shí)送達(dá)。2.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)通過(guò)機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉确绞竭M(jìn)行，嚴(yán)禁個(gè)人自帶檔案轉(zhuǎn)遞。（二）轉(zhuǎn)遞流程1.學(xué)生畢業(yè)或因其他原因需要轉(zhuǎn)遞檔案時(shí)，學(xué)校檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)學(xué)生的就業(yè)單位或接收單位，開(kāi)具檔案轉(zhuǎn)遞通知單。2.檔案管理人員應(yīng)按照檔案轉(zhuǎn)遞通知單的要求，將學(xué)生檔案整理密封，并在封口處加蓋檔案管理部門(mén)公章。3.將密封后的檔案通過(guò)機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉确绞睫D(zhuǎn)遞給接收單位，并要求接收單位在檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)上簽字蓋章，注明接收日期。4.檔案轉(zhuǎn)遞完成后，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)更新檔案管理系統(tǒng)中的檔案狀態(tài)，并將檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)歸檔保存。七、檔案保管期限與銷(xiāo)毀（一）保管期限1.學(xué)生檔案的保管期限為[X]年，自學(xué)生畢業(yè)或離校之日起計(jì)算。2.保管期限屆滿后，檔案管理部門(mén)應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。（二）銷(xiāo)毀程序1.檔案管理部門(mén)應(yīng)成立檔案鑒定小組，對(duì)保管期限屆滿的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定小組應(yīng)由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員和學(xué)校紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)人員組成。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的價(jià)值和保存意義，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，提出存毀意見(jiàn)。對(duì)于仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存；對(duì)于確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀清單。3.檔案銷(xiāo)毀清單應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)校紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。4.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行。銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞剑_保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，并由監(jiān)銷(xiāo)人員簽字確認(rèn)。5.銷(xiāo)毀完成后，檔案管理部門(mén)應(yīng)將檔案銷(xiāo)毀清單歸檔保存，以備查考。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的學(xué)生檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和共享。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為學(xué)校的教學(xué)、管理和決策提供有力支持。（二）信息化管理措施1.配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備和檔案管理軟件，確保檔案信息化管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行信息化培訓(xùn)，提高其計(jì)算機(jī)操作技能和檔案信息化管理水平。3.按照檔案信息化管理系統(tǒng)的要求，對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并進(jìn)行分類存儲(chǔ)和管理。4.建立檔案信息安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.學(xué)校成立檔案管理工作監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對(duì)學(xué)生檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督小組應(yīng)由學(xué)校紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)、檔案管理部門(mén)和相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員組成。2.監(jiān)督小組應(yīng)定期對(duì)學(xué)生檔案管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并督促檔案管理部門(mén)進(jìn)行整改。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案建立、收集、整理、歸檔、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞、保管、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)的操作是否符合規(guī)定。2.檔案內(nèi)容的真實(shí)性、完整性和保密性，是否存在弄虛作假、遺漏重要信息或泄露檔案信息等問(wèn)題。3.檔案信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況，包括檔案信息的錄入、存儲(chǔ)、檢索、利用和共享等是否正常。（三）責(zé)任追究1.對(duì)于違反檔案管理制度的單位和個(gè)人，學(xué)校將視情節(jié)輕重，給予批評(píng)教育