PAGE建設(shè)項(xiàng)目組織制度檔案一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司建設(shè)項(xiàng)目組織制度檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，為公司建設(shè)項(xiàng)目的順利開展提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有建設(shè)項(xiàng)目組織制度檔案的管理，包括項(xiàng)目立項(xiàng)、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等全過程中形成的各類文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：建設(shè)項(xiàng)目組織制度檔案由公司指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.分類科學(xué)原則：按照建設(shè)項(xiàng)目的特點(diǎn)和檔案的形成規(guī)律，進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的相關(guān)制度，制定和完善建設(shè)項(xiàng)目組織制度檔案管理的具體辦法和操作規(guī)程。2.負(fù)責(zé)建設(shè)項(xiàng)目組織制度檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)和鑒定銷毀等工作。3.建立健全建設(shè)項(xiàng)目組織制度檔案的檢索工具和目錄數(shù)據(jù)庫，為檔案的查閱和利用提供便利條件。4.對(duì)建設(shè)項(xiàng)目組織制度檔案的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，指導(dǎo)項(xiàng)目各參建單位的檔案管理工作。5.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。（二）項(xiàng)目各參建單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本單位在建設(shè)項(xiàng)目中形成的各類文件、資料、記錄的收集、整理和歸檔工作，并按照公司檔案管理部門的要求，及時(shí)向公司移交。2.明確本單位的檔案管理人員，負(fù)責(zé)本單位檔案管理工作的具體實(shí)施，并接受公司檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。3.嚴(yán)格遵守公司建設(shè)項(xiàng)目組織制度檔案管理的相關(guān)規(guī)定，確保本單位檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確和安全。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目立項(xiàng)階段：項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)等文件。2.規(guī)劃設(shè)計(jì)階段：規(guī)劃設(shè)計(jì)方案、初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件、設(shè)計(jì)變更通知等。3.施工階段：施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、施工技術(shù)交底、工程進(jìn)度計(jì)劃、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、工程安全檢查記錄、工程變更簽證、工程計(jì)量支付憑證、工程材料設(shè)備采購合同及質(zhì)量證明文件等。4.竣工驗(yàn)收階段：竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工決算報(bào)告、工程質(zhì)量保修書、工程檔案驗(yàn)收意見等。5.其他與建設(shè)項(xiàng)目組織制度相關(guān)的文件、資料、記錄，如項(xiàng)目會(huì)議紀(jì)要、工作聯(lián)系單、來往信函等。（二）收集要求1.各參建單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.檔案收集應(yīng)遵循真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的原則，不得遺漏、篡改或偽造檔案資料。3.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)同時(shí)收集原件和復(fù)印件，復(fù)印件應(yīng)加蓋單位公章，并注明與原件一致。（三）整理方法1.分類整理：按照建設(shè)項(xiàng)目的階段和檔案的性質(zhì)，將收集到的檔案資料分為項(xiàng)目立項(xiàng)、規(guī)劃設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等類別，再在每個(gè)類別下按照具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分。2.編號(hào)編目：對(duì)整理好的檔案資料進(jìn)行編號(hào)，編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來源等信息，以便于查找和管理。3.裝訂成冊(cè)：對(duì)于紙質(zhì)檔案資料，應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔程序1.各參建單位在完成檔案資料的收集、整理后，應(yīng)及時(shí)向公司檔案管理部門移交。移交時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.公司檔案管理部門對(duì)移交的檔案資料進(jìn)行審核，審核合格后辦理歸檔手續(xù)，并將檔案資料存入專門的檔案庫房。（二）保管期限1.建設(shè)項(xiàng)目組織制度檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案主要包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工決算報(bào)告等重要文件。長(zhǎng)期保管的檔案主要包括規(guī)劃設(shè)計(jì)文件、施工技術(shù)資料、工程變更簽證等與項(xiàng)目建設(shè)密切相關(guān)的文件，保管期限為[X]年。短期保管的檔案主要包括一般性的文件和資料，保管期限為[X]年。2.檔案保管期限的確定應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司的實(shí)際情況進(jìn)行，確保檔案的完整性和有效性達(dá)到規(guī)定要求。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全。2.檔案應(yīng)按照類別和保管期限進(jìn)行分類存放，排列整齊，便于查找和管理。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新。五、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱建設(shè)項(xiàng)目組織制度檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱公司建設(shè)項(xiàng)目組織制度檔案的，應(yīng)持單位介紹信或有效證件，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在檔案管理部門指定人員的陪同下查閱。（二）查閱要求1.查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱制度，不得擅自涂改、抽取、撤換或損壞檔案資料。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱時(shí)間一般不得超過[X]個(gè)工作日。如需復(fù)印或摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并注明用途。3.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（三）利用服務(wù)1.檔案管理部門應(yīng)積極為公司內(nèi)部各部門提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)工作需要及時(shí)提供相關(guān)檔案資料。2.對(duì)于重要建設(shè)項(xiàng)目，檔案管理部門可協(xié)助項(xiàng)目組進(jìn)行檔案資料的整理和分析，為項(xiàng)目決策提供參考依據(jù)。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)建設(shè)項(xiàng)目組織制度檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保管期限合理，檔案內(nèi)容真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、科學(xué)分析、嚴(yán)格把關(guān)的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性：檢查檔案是否齊全，有無遺漏。2.檔案的準(zhǔn)確性：核實(shí)檔案內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)是否可靠。3.檔案的保管期限：根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，確定檔案的保管期限是否合理。4.檔案的密級(jí)：審查檔案的密級(jí)是否符合規(guī)定，是否需要調(diào)整。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)組織檔案銷毀工作，并指定專人監(jiān)銷。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案銷毀清單，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間等信息，監(jiān)銷人員和銷毀人員應(yīng)在清單上簽字確認(rèn)。3.銷毀檔案應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行徹底刪除或格式化處理。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立建設(shè)項(xiàng)目組織制度檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.通過信息化手段，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，為公司建設(shè)項(xiàng)目的決策和管理提供更加便捷、高效的服務(wù)。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化錄入，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來源、內(nèi)容等信息。2.檔案檢索：提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、名稱、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案資料。3.檔案借閱：實(shí)現(xiàn)檔案借閱的在線申請(qǐng)、審批和管理，記錄借閱人員、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。4.檔案統(tǒng)計(jì)：對(duì)檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理：設(shè)置用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和修改。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備和網(wǎng)