PAGE檔案庫(kù)房保管制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)檔案庫(kù)房的管理，確保檔案的安全與完整，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織檔案庫(kù)房的管理工作，包括各類紙質(zhì)檔案、電子檔案等的保管。（三）基本原則1.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。2.科學(xué)管理原則：運(yùn)用科學(xué)的方法和技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、存儲(chǔ)和保管。3.方便利用原則：便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案庫(kù)房管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案庫(kù)房管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。3.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，包括庫(kù)房的安全、衛(wèi)生、溫濕度控制等。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱和利用工作，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供支持。（二）庫(kù)房管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，負(fù)責(zé)庫(kù)房的日常管理工作。2.負(fù)責(zé)檔案的出入庫(kù)登記、整理和保管，確保檔案的安全與完整。3.負(fù)責(zé)庫(kù)房的安全防范工作，定期檢查庫(kù)房的消防、防盜、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)施，確保設(shè)施完好有效。4.負(fù)責(zé)庫(kù)房的衛(wèi)生清潔工作，保持庫(kù)房的整潔和通風(fēng)良好。5.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱和利用工作，及時(shí)提供所需檔案。三、檔案庫(kù)房建設(shè)與布局（一）庫(kù)房選址檔案庫(kù)房應(yīng)選擇在地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好、遠(yuǎn)離火源和水源的地方，避免建在地下室或低洼地帶。（二）庫(kù)房面積根據(jù)公司/組織檔案的數(shù)量和增長(zhǎng)趨勢(shì)，合理確定檔案庫(kù)房的面積，確保檔案有足夠的存儲(chǔ)空間。（三）庫(kù)房布局1.檔案庫(kù)房應(yīng)分為檔案存儲(chǔ)區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等功能區(qū)域，各區(qū)域之間應(yīng)保持相對(duì)獨(dú)立，避免相互干擾。2.檔案存儲(chǔ)區(qū)應(yīng)設(shè)置檔案架、檔案柜等存儲(chǔ)設(shè)備，按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放。3.整理區(qū)應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備，如辦公桌、電腦、打印機(jī)等，便于檔案的整理和加工。4.查閱區(qū)應(yīng)設(shè)置查閱桌椅、電腦等設(shè)備，為檔案的查閱提供便利條件。（四）庫(kù)房設(shè)施1.消防設(shè)施：庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備足夠數(shù)量的滅火器、消火栓等消防設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施完好有效。2.防盜設(shè)施：庫(kù)房應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等防盜設(shè)施，確保檔案的安全。3.防潮設(shè)施：庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)設(shè)置除濕機(jī)、通風(fēng)設(shè)備等防潮設(shè)施，控制庫(kù)房的濕度，防止檔案受潮霉變。4.防蟲(chóng)設(shè)施：庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)放置防蟲(chóng)藥品、防蟲(chóng)網(wǎng)等防蟲(chóng)設(shè)施，防止檔案被蟲(chóng)蛀。5.溫濕度控制設(shè)施：庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)安裝溫濕度傳感器、空調(diào)等溫濕度控制設(shè)施，將庫(kù)房的溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。四、檔案入庫(kù)管理（一）檔案整理1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的查閱和利用。（二）檔案編號(hào)1.檔案管理部門應(yīng)按照一定的編號(hào)規(guī)則為檔案編制唯一的編號(hào)，確保檔案編號(hào)的準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.檔案編號(hào)應(yīng)包含檔案類別、年度、保管期限、順序號(hào)等信息，便于檔案的識(shí)別和管理。（三）檔案裝盒1.檔案應(yīng)按照一定的規(guī)格裝入檔案盒，并在檔案盒上填寫檔案編號(hào)、檔案名稱、保管期限等信息。2.檔案裝盒應(yīng)整齊、規(guī)范，避免檔案在盒內(nèi)晃動(dòng)或擠壓。（四）檔案上架1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案的編號(hào)順序?qū)n案上架存放，并在檔案架上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。2.檔案上架應(yīng)排列整齊，便于檔案的查找和取用。（五）檔案入庫(kù)登記1.檔案管理人員應(yīng)建立檔案入庫(kù)登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)時(shí)間、檔案編號(hào)、檔案名稱、保管期限、數(shù)量等信息。2.檔案入庫(kù)登記臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行核對(duì)和更新，確保賬實(shí)相符。五、檔案保管管理（一）檔案存儲(chǔ)1.檔案應(yīng)按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，避免不同類別的檔案混存。2.檔案存儲(chǔ)應(yīng)遵循便于查找和取用的原則，合理安排檔案的存放位置。3.檔案存儲(chǔ)應(yīng)注意防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等安全問(wèn)題，確保檔案的安全與完整。（二）檔案盤點(diǎn)1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，確保檔案的賬實(shí)相符。2.檔案盤點(diǎn)應(yīng)包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等方面的檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.檔案盤點(diǎn)應(yīng)形成盤點(diǎn)報(bào)告，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)的情況和結(jié)果，并提出改進(jìn)措施和建議。（三）檔案保管期限調(diào)整1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案的實(shí)際情況，定期對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行調(diào)整，確保檔案的保管期限合理準(zhǔn)確。2.檔案保管期限調(diào)整應(yīng)遵循相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，嚴(yán)格按照程序進(jìn)行。3.檔案保管期限調(diào)整應(yīng)形成調(diào)整報(bào)告，詳細(xì)記錄調(diào)整的原因、依據(jù)、結(jié)果等信息，并報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）檔案鑒定銷毀1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀價(jià)值。2.檔案鑒定應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成，按照相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定進(jìn)行鑒定。3.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。檔案銷毀應(yīng)填寫銷毀清單，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀清單應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要資料。六、檔案查閱與借閱管理（一）查閱與借閱申請(qǐng)1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱或借閱檔案的，應(yīng)填寫查閱/借閱申請(qǐng)表，注明查閱/借閱的檔案名稱、編號(hào)、查閱/借閱目的、查閱/借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱或借閱檔案的，應(yīng)填寫查閱/借閱申請(qǐng)表，并提交單位介紹信、身份證明等相關(guān)證明材料，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，提交檔案管理部門。（二）查閱與借閱審批1.檔案管理部門收到查閱/借閱申請(qǐng)表后，應(yīng)進(jìn)行審核，核實(shí)查閱/借閱的目的、范圍、期限等是否符合規(guī)定。2.對(duì)于涉及公司/組織機(jī)密的檔案，查閱/借閱申請(qǐng)應(yīng)報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)審批同意的查閱/借閱申請(qǐng)，檔案管理部門應(yīng)開(kāi)具查閱/借閱通知單，并告知查閱/借閱人員查閱/借閱的注意事項(xiàng)。（三）查閱與借閱登記1.查閱/借閱人員應(yīng)憑查閱/借閱通知單到檔案庫(kù)房查閱或借閱檔案，并在查閱/借閱登記臺(tái)賬上簽字登記。2.查閱/借閱登記臺(tái)賬應(yīng)詳細(xì)記錄查閱/借閱的時(shí)間、檔案名稱、編號(hào)、查閱/借閱人員姓名、部門、查閱/借閱期限等信息。（四）查閱與借閱管理1.查閱/借閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱區(qū)查閱檔案，不得將檔案帶出查閱區(qū)。2.查閱/借閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。3.查閱/借閱人員如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行辦理。4.查閱/借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如需延期歸還檔案的，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。（五）查閱與借閱監(jiān)督1.檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)查閱/借閱人員的監(jiān)督，確保查閱/借閱人員遵守查閱/借閱規(guī)定。2.檔案管理人員發(fā)現(xiàn)查閱/借閱人員有違反查閱/借閱規(guī)定的行為時(shí)，應(yīng)及時(shí)制止，并報(bào)告檔案管理部門負(fù)責(zé)人。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)查閱/借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷完善查閱/借閱管理制度。七、檔案信息化管理（一）檔案數(shù)字化1.檔案管理部門應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案數(shù)字化應(yīng)確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，采用先進(jìn)的技術(shù)手段和設(shè)備，保證數(shù)字化檔案的質(zhì)量。3.檔案數(shù)字化應(yīng)建立嚴(yán)格的質(zhì)量控制體系，對(duì)數(shù)字化過(guò)程進(jìn)行全程監(jiān)控，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量符合要求。（二）電子檔案管理1.檔案管理部門應(yīng)建立電子檔案管理制度，對(duì)電子檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、保管、利用等進(jìn)行規(guī)范管理。2.電子檔案應(yīng)按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，便于電子檔案的查找和利用。3.電子檔案應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)方式，定期進(jìn)行備份，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失。八、檔案庫(kù)房安全管理（一）安全制度1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案庫(kù)房安全管理制度，明確安全管理職責(zé)，制定安全操作規(guī)程。2.檔案庫(kù)房安全管理制度應(yīng)包括庫(kù)房的安全保衛(wèi)、消防、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等方面的內(nèi)容。（二）安全檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，檢查內(nèi)容包括庫(kù)房的設(shè)施設(shè)備、消防器材、防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等。2.安全檢查應(yīng)形成檢查記錄，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，并將整改情況記錄在案。（三）安全培訓(xùn)1.檔案管理部門應(yīng)定期組織檔案管理人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高檔案管理人員的安全意識(shí)和安全技能。2.安全培訓(xùn)應(yīng)包括安全法律法規(guī)、安全操作規(guī)程、應(yīng)急處置等方面的內(nèi)容。（四）應(yīng)急處置1.檔案管理部門應(yīng)制定檔案庫(kù)房安全應(yīng)急預(yù)案，明確