PAGE檔案館出入庫制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案館檔案的出入庫管理，確保檔案的安全與完整，便于檔案的有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織檔案館內(nèi)各類檔案資料的出入庫管理。（三）基本原則1.嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.遵循安全、準確、及時、便捷的原則，保障檔案在出入庫過程中的質(zhì)量與效率。3.實行專人負責、分級管理，明確各環(huán)節(jié)的職責與權(quán)限，確保管理工作有序進行。二、檔案入庫管理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)按照公司/組織檔案管理的要求，定期將本部門形成的具有保存價值的文件材料進行整理、分類，移交至檔案館。2.檔案收集過程中，收集人員應(yīng)認真核對檔案的完整性、準確性，確保檔案內(nèi)容齊全、格式規(guī)范、簽字蓋章等手續(xù)完備。3.對于重要檔案或特殊載體檔案（如電子檔案、實物檔案等），應(yīng)在收集時進行重點標注，并采取相應(yīng)的保護措施。（二）檔案整理1.檔案館工作人員接收檔案后，應(yīng)按照檔案分類方案對檔案進行進一步整理。2.整理工作包括對檔案進行分類、編號、編目、裝訂等，確保檔案排列有序，便于查找與管理。3.在整理過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題（如破損、字跡不清等），應(yīng)及時與移交部門溝通，采取補救措施。（三）檔案著錄1.依據(jù)檔案管理系統(tǒng)的要求，對整理好的檔案進行詳細著錄。2.著錄內(nèi)容應(yīng)包括檔案的題名、責任者、日期、來源、保管期限等關(guān)鍵信息，確保著錄準確無誤。3.著錄完成后，應(yīng)進行認真核對，保證檔案信息與實體檔案一致。（四）檔案上架1.根據(jù)檔案的分類與編號，將整理好并著錄完成的檔案上架存放。2.上架時應(yīng)遵循從左到右、從上到下的順序，確保檔案排列整齊、便于存取。3.同時，應(yīng)在檔案架上設(shè)置明顯的標識，注明檔案類別、年度、保管期限等信息，方便查找。（五）入庫登記1.檔案入庫時，應(yīng)詳細填寫《檔案入庫登記表》，記錄檔案的名稱、數(shù)量、來源、入庫時間、保管期限等信息。2.登記表應(yīng)由專人負責填寫，并與檔案著錄信息進行核對，確保登記準確。3.入庫登記完成后，應(yīng)將登記表妥善保存，以備查詢。三、檔案出庫管理（一）借閱申請1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、預計歸還時間等信息。2.申請表應(yīng)由借閱人所在部門負責人簽字審批，重要檔案的借閱還需經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導批準。3.借閱申請表應(yīng)提交至檔案館，檔案館工作人員對申請信息進行審核，審核通過后方可辦理出庫手續(xù)。（二）借閱審批1.檔案館工作人員收到借閱申請表后，應(yīng)根據(jù)檔案的密級與保管期限進行審批。2.對于涉及機密、絕密的檔案，應(yīng)嚴格控制借閱范圍與審批權(quán)限，確保檔案安全。3.審批過程中，如發(fā)現(xiàn)申請信息不完整或不符合規(guī)定，應(yīng)及時與借閱人溝通，要求其補充或修改。（三）檔案出庫1.經(jīng)審批同意借閱的檔案，檔案館工作人員應(yīng)按照申請表的要求，準確查找并提取檔案。2.在檔案出庫前，應(yīng)再次核對檔案的名稱、數(shù)量等信息，確保無誤。3.檔案出庫時，應(yīng)辦理出庫登記手續(xù)，填寫《檔案出庫登記表》，記錄檔案的借閱人、出庫時間、預計歸還時間等信息。（四）借閱期限1.根據(jù)檔案的性質(zhì)與實際使用需求，合理確定檔案的借閱期限。2.一般檔案的借閱期限不得超過[X]個工作日，特殊情況需延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.續(xù)借手續(xù)應(yīng)按照借閱申請流程進行審批，經(jīng)批準后方可延長借閱期限。（五）歸還提醒1.在檔案借閱期限屆滿前[X]個工作日，檔案館工作人員應(yīng)通過電話、郵件等方式向借閱人發(fā)出歸還提醒通知。2.提醒通知應(yīng)明確檔案的歸還時間與要求，確保借閱人按時歸還檔案。3.對于重要檔案或逾期未歸還的檔案，應(yīng)重點關(guān)注，及時跟進。（六）檔案歸還1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)將檔案歸還至檔案館。2.歸還檔案時，借閱人應(yīng)確保檔案的完整性與整潔性，如有損壞或遺失，應(yīng)承擔相應(yīng)責任。3.檔案館工作人員在接收歸還檔案時，應(yīng)認真核對檔案的數(shù)量、完整性等信息，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與借閱人溝通解決。4.檔案歸還后，應(yīng)在《檔案出庫登記表》上記錄歸還時間，并辦理注銷手續(xù)。四、檔案查閱管理（一）查閱申請1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途等信息。2.申請表應(yīng)由查閱人所在部門負責人簽字審批，重要檔案的查閱還需經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導批準。3.查閱申請表應(yīng)提交至檔案館，檔案館工作人員對申請信息進行審核，審核通過后方可安排查閱。（二）查閱審批1.檔案館工作人員收到查閱申請表后，應(yīng)根據(jù)檔案的密級與保管期限進行審批。2.對于涉及機密、絕密的檔案，應(yīng)嚴格控制查閱范圍與審批權(quán)限，確保檔案安全。3.審批過程中，如發(fā)現(xiàn)申請信息不完整或不符合規(guī)定，應(yīng)及時與查閱人溝通，要求其補充或修改。（三）查閱安排1.經(jīng)審批同意查閱的檔案，檔案館工作人員應(yīng)根據(jù)檔案的存放位置，安排查閱地點與時間。2.查閱地點應(yīng)具備必要的安全與保密條件，查閱過程中應(yīng)安排專人進行監(jiān)督。3.查閱時間應(yīng)根據(jù)檔案的數(shù)量與查閱內(nèi)容合理確定，確保查閱工作高效有序進行。（四）查閱要求1.查閱人應(yīng)在規(guī)定的查閱地點與時間內(nèi)進行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱地點。2.查閱過程中，查閱人應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損等。3.如需復印或摘錄檔案內(nèi)容時，應(yīng)提前向檔案館工作人員提出申請，經(jīng)批準后方可進行。復印或摘錄的檔案內(nèi)容應(yīng)妥善保管，不得用于非工作目的。（五）查閱登記1.檔案查閱時，應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，記錄查閱人姓名、單位、查閱時間、查閱檔案名稱、查閱內(nèi)容等信息。2.登記表應(yīng)由查閱人簽字確認，查閱結(jié)束后，檔案館工作人員應(yīng)將登記表妥善保存，以備查詢。五、檔案調(diào)閱管理（一）調(diào)閱申請1.外單位因工作需要調(diào)閱本公司/組織檔案時，應(yīng)提前向本公司/組織發(fā)出《檔案調(diào)閱申請函》，注明調(diào)閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、調(diào)閱時間等信息。2.申請函應(yīng)由調(diào)閱單位加蓋公章，并經(jīng)調(diào)閱單位主管領(lǐng)導簽字。3.調(diào)閱申請函應(yīng)提交至本公司/組織檔案館，檔案館工作人員對申請信息進行審核，審核通過后報公司/組織主管領(lǐng)導審批。（二）調(diào)閱審批1.公司/組織主管領(lǐng)導收到調(diào)閱申請后，應(yīng)根據(jù)檔案的密級、重要性以及調(diào)閱單位的情況進行審批。2.對于涉及重要機密或敏感信息的檔案，應(yīng)嚴格控制調(diào)閱范圍與審批權(quán)限，確保檔案安全。3.審批過程中，如發(fā)現(xiàn)申請信息不完整或不符合規(guī)定，應(yīng)及時與調(diào)閱單位溝通，要求其補充或修改。（三）調(diào)閱安排1.經(jīng)審批同意調(diào)閱的檔案，檔案館工作人員應(yīng)與調(diào)閱單位協(xié)商調(diào)閱時間、地點等具體事宜。2.調(diào)閱地點應(yīng)選擇在本公司/組織檔案館內(nèi)或具備安全保密條件的場所，調(diào)閱過程中應(yīng)安排專人進行監(jiān)督。3.調(diào)閱時間應(yīng)根據(jù)檔案的數(shù)量與調(diào)閱內(nèi)容合理確定，確保調(diào)閱工作高效有序進行。（四）調(diào)閱要求1.調(diào)閱單位應(yīng)按照約定的時間與地點進行調(diào)閱，不得擅自更改調(diào)閱時間與地點。2.調(diào)閱過程中，調(diào)閱單位人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損等。3.如需復印或摘錄檔案內(nèi)容時，應(yīng)提前向檔案館工作人員提出申請，經(jīng)批準后方可進行。復印或摘錄的檔案內(nèi)容應(yīng)妥善保管，不得用于非工作目的。4.調(diào)閱單位不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借其他單位或個人。（五）調(diào)閱登記1.檔案調(diào)閱時，應(yīng)填寫《檔案調(diào)閱登記表》，記錄調(diào)閱單位名稱、調(diào)閱人姓名、調(diào)閱時間、調(diào)閱檔案名稱、調(diào)閱內(nèi)容等信息。2.登記表應(yīng)由調(diào)閱單位人員簽字確認，調(diào)閱結(jié)束后，檔案館工作人員應(yīng)將登記表妥善保存，以備查詢。（六）歸還與交接1.調(diào)閱工作結(jié)束后，調(diào)閱單位應(yīng)及時將檔案歸還至本公司/組織檔案館。2.歸還檔案時，調(diào)閱單位應(yīng)確保檔案的完整性與整潔性，如有損壞或遺失，應(yīng)承擔相應(yīng)責任。3.檔案館工作人員在接收歸還檔案時，應(yīng)認真核對檔案的數(shù)量、完整性等信息，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與調(diào)閱單位溝通解決。4.檔案歸還后，應(yīng)辦理交接手續(xù)，雙方在《檔案調(diào)閱登記表》上簽字確認。六、特殊情況處理（一）檔案損壞或遺失1.在檔案出入庫、查閱、調(diào)閱等過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案損壞或遺失，應(yīng)立即采取措施進行查找與補救。2.對于損壞的檔案，應(yīng)根據(jù)損壞程度進行修復或復制，確保檔案內(nèi)容完整可讀。3.對于遺失的檔案，應(yīng)及時向上級主管部門報告，并組織相關(guān)人員進行調(diào)查，查明原因，追究責任。4.同時，應(yīng)采取措施防止類似情況再次發(fā)生，完善檔案管理流程與安全措施。（二）緊急調(diào)閱1.如遇緊急情況需要調(diào)閱檔案，應(yīng)簡化調(diào)閱審批流程，優(yōu)先保障檔案的及時提供。2.緊急調(diào)閱申請應(yīng)通過電話、郵件等方式迅速傳達至相關(guān)領(lǐng)導，并說明緊急情況的性質(zhì)與調(diào)閱需求。3.領(lǐng)導批準后，檔案館工作人員應(yīng)立即按照要求準備檔案，確保在最短時間內(nèi)將檔案提供給調(diào)閱人員。（三）檔案銷毀1.對于已到保管期限且無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀處理。2.檔案銷毀前，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，詳細記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。3.銷毀清單應(yīng)經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導審批，并報上級檔案管理部門備案。4.檔案銷毀應(yīng)在指定的場所進行，采用適當?shù)匿N毀方式（如焚燒、粉碎等），確保檔案信息無法恢復。5.銷毀過程中，應(yīng)安排專人進行監(jiān)督，銷毀結(jié)束后，監(jiān)督人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案館應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機制，定期對檔案出入庫管理工作進行自查。2.自查內(nèi)容包括檔案出入庫手續(xù)是否完備、檔案整理與著錄是否準確、檔案存放是否安全有序等。3.對于自查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時進行整改，確保檔案管理工作規(guī)范運行。（二