PAGE項(xiàng)目工程檔案規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司項(xiàng)目工程檔案管理，確保項(xiàng)目工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為公司項(xiàng)目工程建設(shè)、運(yùn)營管理、維護(hù)維修、技術(shù)改造以及對外交流等提供可靠的依據(jù)和支持，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司所有項(xiàng)目工程從項(xiàng)目前期策劃、可行性研究、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、調(diào)試、竣工驗(yàn)收、交付使用直至項(xiàng)目終結(jié)全過程中形成的各類檔案資料的管理。（三）依據(jù)本規(guī)章制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則公司設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，對項(xiàng)目工程檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。各項(xiàng)目建設(shè)部門、參建單位按照職責(zé)分工，負(fù)責(zé)本部門項(xiàng)目工程檔案的收集、整理、歸檔等具體工作，并接受公司檔案管理機(jī)構(gòu)的監(jiān)督指導(dǎo)。2.全過程管理原則項(xiàng)目工程檔案管理貫穿于項(xiàng)目工程建設(shè)的全過程，從項(xiàng)目啟動(dòng)開始，同步進(jìn)行檔案資料的收集、整理、歸檔工作，確保檔案資料與項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度同步。3.真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性原則項(xiàng)目工程檔案應(yīng)如實(shí)反映項(xiàng)目工程建設(shè)的實(shí)際情況，內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)可靠，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案資料。4.便于利用原則項(xiàng)目工程檔案的整理應(yīng)符合科學(xué)分類和檢索要求，便于查閱、利用和保管，提高檔案的利用效率。二、管理職責(zé)（一）公司檔案管理機(jī)構(gòu)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司項(xiàng)目工程檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)對公司項(xiàng)目工程檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查。3.指導(dǎo)各項(xiàng)目建設(shè)部門、參建單位的項(xiàng)目工程檔案收集、整理、歸檔等工作，對重要項(xiàng)目工程檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。4.組織開展項(xiàng)目工程檔案的鑒定、銷毀、數(shù)字化等工作，確保檔案的安全和有效利用。5.負(fù)責(zé)提供項(xiàng)目工程檔案的查閱、借閱服務(wù)，對檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。6.參與項(xiàng)目工程竣工驗(yàn)收，對項(xiàng)目工程檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核。（二）項(xiàng)目建設(shè)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門項(xiàng)目工程檔案管理工作的組織實(shí)施，建立健全項(xiàng)目工程檔案管理工作機(jī)制，明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。2.按照項(xiàng)目工程檔案管理要求，組織、指導(dǎo)和監(jiān)督本部門及參建單位在項(xiàng)目工程建設(shè)過程中做好檔案資料的收集、整理、歸檔工作。3.負(fù)責(zé)對本部門及參建單位提交的項(xiàng)目工程檔案進(jìn)行審核，確保檔案資料符合要求后向公司檔案管理機(jī)構(gòu)移交。4.參與項(xiàng)目工程竣工驗(yàn)收，配合公司檔案管理機(jī)構(gòu)做好項(xiàng)目工程檔案驗(yàn)收工作。（三）參建單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本單位承擔(dān)的項(xiàng)目工程建設(shè)任務(wù)中形成的檔案資料的收集、整理、歸檔工作，確保檔案資料真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.按照項(xiàng)目建設(shè)單位和公司檔案管理機(jī)構(gòu)的要求，及時(shí)向項(xiàng)目建設(shè)單位提交檔案資料，并配合做好檔案資料的審核和移交工作。3.接受項(xiàng)目建設(shè)單位和公司檔案管理機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，對存在的問題及時(shí)進(jìn)行整改。三、檔案收集（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期文件包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)等。2.設(shè)計(jì)文件包括初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更通知等。3.招投標(biāo)文件包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)通知書等。4.施工文件包括施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、工程變更記錄、施工日志、原材料及構(gòu)配件質(zhì)量證明文件、試驗(yàn)檢測報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。5.監(jiān)理文件包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報(bào)告等。6.設(shè)備文件包括設(shè)備采購合同、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備運(yùn)行維護(hù)手冊等。7.竣工驗(yàn)收文件包括工程竣工驗(yàn)收報(bào)告、工程質(zhì)量保修書、竣工圖等。8.其他文件包括項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的會(huì)議紀(jì)要、來往函件、工程照片、錄像等。（二）收集要求1.各部門及參建單位應(yīng)明確檔案資料收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時(shí)收集項(xiàng)目工程建設(shè)過程中形成的各類檔案資料，確保檔案資料的齊全、完整。2.檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備，采用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體進(jìn)行記錄。3.對于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在符合安全要求的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并進(jìn)行備份。4.項(xiàng)目工程建設(shè)過程中形成的聲像檔案，如照片、錄像等，應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等信息，并進(jìn)行整理歸檔。四、檔案整理（一）分類原則項(xiàng)目工程檔案按照工程建設(shè)階段和文件性質(zhì)進(jìn)行分類，一般分為工程前期文件、工程設(shè)計(jì)文件、工程招投標(biāo)文件、工程施工文件、工程監(jiān)理文件、工程設(shè)備文件、工程竣工驗(yàn)收文件等大類，每大類下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分。（二）整理方法1.紙質(zhì)檔案按照分類方案對紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類，同一類別的檔案按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列，編制頁碼，填寫卷內(nèi)目錄和備考表，裝訂成冊，填寫案卷封面，形成案卷。2.電子檔案電子檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，文件夾命名應(yīng)規(guī)范、準(zhǔn)確，便于查找和管理。電子文件應(yīng)按照一定的命名規(guī)則進(jìn)行命名，文件名應(yīng)包含項(xiàng)目名稱、文件類別、日期等關(guān)鍵信息。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案索引目錄，方便快速檢索。3.聲像檔案聲像檔案應(yīng)按照時(shí)間順序或項(xiàng)目進(jìn)展情況進(jìn)行整理，編寫文字說明，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等信息，存儲(chǔ)在相應(yīng)的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并建立索引目錄。（三）編號規(guī)則1.項(xiàng)目工程檔案編號應(yīng)具有唯一性，便于識(shí)別和管理。編號應(yīng)包含項(xiàng)目名稱、檔案類別、年份、序號等信息。2.具體編號格式為：項(xiàng)目名稱檔案類別年份序號。例如：[項(xiàng)目名稱]施工文件20XX001，表示該項(xiàng)目施工文件類別中20XX年的第1份檔案。五、檔案歸檔（一）歸檔時(shí)間1.項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的檔案資料，應(yīng)在每個(gè)階段結(jié)束后及時(shí)整理歸檔。例如，工程前期文件在項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)后歸檔，設(shè)計(jì)文件在施工圖會(huì)審后歸檔，施工文件在分部工程驗(yàn)收后歸檔等。2.工程竣工驗(yàn)收后，項(xiàng)目建設(shè)部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將全部項(xiàng)目工程檔案整理歸檔，并向公司檔案管理機(jī)構(gòu)移交。一般情況下，應(yīng)在竣工驗(yàn)收后[X]個(gè)月內(nèi)完成檔案移交工作。（二）歸檔程序1.項(xiàng)目建設(shè)部門及參建單位在檔案整理完成后，應(yīng)進(jìn)行自查，確保檔案資料符合整理要求。自查合格后，填寫檔案移交清單，向項(xiàng)目建設(shè)部門提交檔案資料。2.項(xiàng)目建設(shè)部門對接收的檔案資料進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性等。審核合格后，將檔案資料移交公司檔案管理機(jī)構(gòu)。3.公司檔案管理機(jī)構(gòu)對移交的檔案資料進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后辦理檔案接收手續(xù)，并將檔案資料納入公司檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理。六、檔案保管（一）保管場所公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放項(xiàng)目工程檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，排列整齊，便于查找。不同類別、不同項(xiàng)目的檔案應(yīng)分開存放。2.檔案應(yīng)定期進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.對于電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并分別存放于不同地點(diǎn)。同時(shí)，應(yīng)定期對電子檔案進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保電子檔案的可讀性和可用性。4.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫濕度，溫度一般控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。七、檔案利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門因項(xiàng)目建設(shè)、運(yùn)營管理、維護(hù)維修、技術(shù)改造等工作需要，可查閱、借閱項(xiàng)目工程檔案。外部單位因工作需要查閱項(xiàng)目工程檔案的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用程序1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱項(xiàng)目工程檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的檔案名稱、原因、時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到公司檔案管理機(jī)構(gòu)辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外部單位查閱項(xiàng)目工程檔案，應(yīng)提前向公司提出書面申請，說明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息，并提供單位介紹信、查閱人員身份證明等相關(guān)材料。經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可辦理查閱手續(xù)。查閱過程中，公司檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)安排專人陪同，確保檔案資料的安全。3.查閱、借閱檔案人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、偽造、損毀、丟失檔案資料。如需復(fù)印、摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)公司檔案管理機(jī)構(gòu)同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.檔案查閱、借閱完畢后，查閱、借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案資料。公司檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)對歸還檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)追究查閱、借閱人員的責(zé)任。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則項(xiàng)目工程檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、慎重決定的原則，根據(jù)檔案的保存價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用需要，對檔案進(jìn)行科學(xué)、準(zhǔn)確的鑒定。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目建設(shè)部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員等組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對項(xiàng)目工程檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性。2.檔案的保存價(jià)值，包括對項(xiàng)目工程建設(shè)、運(yùn)營管理、維護(hù)維修、技術(shù)改造等方面的參考價(jià)值，以及對歷史研究、文化傳承等方面的意義。3.檔案的現(xiàn)實(shí)利用情況，如是否經(jīng)常被查閱、借閱，利用效果如何等。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清單，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.檔案銷毀清單應(yīng)包括檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，并由檔案鑒定工作小組全體成員簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀工作應(yīng)在公司檔案管理機(jī)構(gòu)的監(jiān)督下進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷