PAGE法律援助檔案規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)法律援助檔案管理，規(guī)范法律援助檔案的收集、整理、保管和利用，確保法律援助檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮法律援助檔案在法律援助工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《法律援助條例》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于本公司/組織開展法律援助工作過(guò)程中形成的各類檔案，包括法律援助案件檔案、法律援助機(jī)構(gòu)管理檔案等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：法律援助檔案應(yīng)如實(shí)反映法律援助工作的全過(guò)程和實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集、整理法律援助工作中形成的各種文件材料，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)法律援助檔案進(jìn)行分類、整理、編目和裝訂，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。4.保密性原則：對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、當(dāng)事人隱私等敏感信息的法律援助檔案，要嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。5.便利性原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、利用和統(tǒng)計(jì)分析，提高法律援助工作效率和服務(wù)質(zhì)量。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織法律援助檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)法律援助檔案的集中統(tǒng)一管理，對(duì)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作進(jìn)行全面監(jiān)督和指導(dǎo)。3.定期對(duì)法律援助檔案進(jìn)行檢查、評(píng)估，確保檔案的質(zhì)量和安全。4.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。5.負(fù)責(zé)與上級(jí)檔案管理部門及其他相關(guān)部門的溝通協(xié)調(diào)，做好檔案的移交、接收等工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握檔案管理的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)法律援助檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案資料的完整和規(guī)范。3.做好檔案的保管工作，維護(hù)檔案的安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.按照規(guī)定的程序和要求，及時(shí)為法律援助工作人員及其他需要查閱檔案的人員提供檔案利用服務(wù)，并做好登記和記錄。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量和質(zhì)量，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。6.參與檔案的鑒定、銷毀等工作，對(duì)已到保管期限或失去保存價(jià)值的檔案提出處理意見。（三）法律援助業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門法律援助案件檔案及相關(guān)文件材料的收集、整理和初步立卷工作，并在案件辦結(jié)后及時(shí)移交檔案管理部門進(jìn)行集中管理。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的整理、編目、鑒定等工作，提供有關(guān)檔案內(nèi)容的詳細(xì)信息和說(shuō)明。3.按照檔案管理規(guī)定，正確使用和歸還所借閱的檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、損毀檔案。4.對(duì)本部門形成的檔案質(zhì)量負(fù)責(zé)，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.法律援助案件檔案：包括法律援助申請(qǐng)表、受理審批表、指派通知書、委托代理協(xié)議、授權(quán)委托書、當(dāng)事人身份證明材料、案件相關(guān)證據(jù)材料、法律文書、庭審記錄、結(jié)案報(bào)告等。2.法律援助機(jī)構(gòu)管理檔案：包括機(jī)構(gòu)設(shè)立、變更、注銷文件，人員任免文件，工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表，業(yè)務(wù)培訓(xùn)資料，財(cái)務(wù)收支憑證，設(shè)備采購(gòu)及使用記錄等。3.其他與法律援助工作相關(guān)的文件材料，如上級(jí)部門的指示、通知，對(duì)外交流合作材料，宣傳資料等。（二）收集要求1.法律援助業(yè)務(wù)部門應(yīng)在案件辦理過(guò)程中同步收集相關(guān)文件材料，確保材料的及時(shí)性和完整性。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲(chǔ)，確保其可讀性和可利用性，并與紙質(zhì)文件一并歸檔。（三）整理方法1.分類：按照法律援助案件的類別、性質(zhì)、年度等進(jìn)行分類。例如，可分為民事法律援助案件檔案、刑事法律援助案件檔案、行政法律援助案件檔案等，每類再按年度細(xì)分。2.編號(hào)：為每份檔案編制唯一的檔案編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查找和管理。編號(hào)可采用年度+案件類別+流水號(hào)的形式。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，確保目錄準(zhǔn)確反映檔案內(nèi)容，便于檢索。4.裝訂：將每份檔案的文件材料按照一定順序進(jìn)行排列，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、防蟲藥品、消防器材、防盜門窗等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）保管期限1.法律援助案件檔案的保管期限分為短期（3年）、中期（10年）和長(zhǎng)期（永久）。具體保管期限根據(jù)案件性質(zhì)、重要程度等因素確定。一般法律援助案件檔案保管期限為短期3年。涉及重大案件、疑難復(fù)雜案件、群體性案件等檔案保管期限為中期10年。具有重要?dú)v史價(jià)值、典型示范意義或涉及國(guó)家利益、社會(huì)穩(wěn)定等檔案保管期限為長(zhǎng)期永久。2.法律援助機(jī)構(gòu)管理檔案的保管期限根據(jù)文件材料的性質(zhì)和用途確定，一般參照國(guó)家檔案保管期限的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（三）檔案存放1.按照檔案類別、保管期限等進(jìn)行分區(qū)存放，不同類別和保管期限的檔案應(yīng)分開存放，便于查找和管理。2.建立檔案存放索引，標(biāo)明各類檔案的存放位置，確保檔案管理人員能夠快速準(zhǔn)確地找到所需檔案。（四）檔案保管檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)記錄并報(bào)告處理。2.每年應(yīng)對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行全面清查盤點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量和質(zhì)量，確保賬實(shí)相符。3.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的檔案損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)、復(fù)制等措施進(jìn)行處理，確保檔案的完整性和可讀性。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)檔案保管期限表和相關(guān)法律法規(guī)，對(duì)已到保管期限的法律援助檔案進(jìn)行鑒定，確保鑒定工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面審查、綜合判斷的原則，充分考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和法律意義。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行審核鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形式等進(jìn)行全面審查，判斷其是否仍具有保存價(jià)值。2.參考檔案的利用情況，包括查閱次數(shù)、利用效果等，評(píng)估其現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值。3.結(jié)合國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和本公司/組織實(shí)際情況，確定檔案的保管期限是否已滿。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行審核鑒定，形成鑒定報(bào)告，提出銷毀意見。2.經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，填寫檔案銷毀清冊(cè)，清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息。3.按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀，可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。六、檔案的利用與借閱（一）利用范圍1.法律援助工作人員因工作需要查閱、使用法律援助檔案，以了解案件情況、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、開展業(yè)務(wù)研究等。2.司法機(jī)關(guān)、相關(guān)政府部門因工作需要查閱與法律援助案件有關(guān)的檔案資料，以核實(shí)案件事實(shí)、處理相關(guān)問(wèn)題等。3.當(dāng)事人及其代理人因合理需求查閱與其自身法律援助案件相關(guān)的檔案材料，但應(yīng)遵守相關(guān)規(guī)定并辦理必要手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件或復(fù)印件供其查閱。查閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。2.借閱：對(duì)于確需借出檔案的情況，應(yīng)嚴(yán)格履行借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損毀檔案，按時(shí)歸還檔案。（三）利用手續(xù)1.法律援助工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱/借閱申請(qǐng)表，注明查閱/借閱的檔案編號(hào)、題名、利用目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門辦理。2.司法機(jī)關(guān)、相關(guān)政府部門查閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信和查閱人有效身份證件，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，方可查閱。3.當(dāng)事人及其代理人查閱檔案，應(yīng)提交有效身份證件和相關(guān)證明材料，說(shuō)明查閱目的，經(jīng)檔案管理部門審核同意后，在檔案管理人員陪同下查閱。查閱內(nèi)容僅限于與其自身案件相關(guān)的部分，不得查閱其他無(wú)關(guān)案件檔案。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、查閱/借閱的檔案編號(hào)及內(nèi)容等。利用登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，以便對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析和跟蹤管理。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立法律援助檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。2.通過(guò)信息化手段，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的安全保護(hù)，確保檔案信息的保密性、完整性和可用性。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)法律援助檔案進(jìn)行全面數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行圖像處理，包括去噪、去污、裁剪、拼接等，提高圖像質(zhì)量。3.按照檔案分類和編號(hào)規(guī)則，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，建立與紙質(zhì)檔案一一對(duì)應(yīng)的電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。（三）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)、內(nèi)容摘要等，確保錄入信息準(zhǔn)確無(wú)誤。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理：記錄檔案借閱情況，包括借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案借閱流程的全程跟蹤管理。4.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案的數(shù)量、類別、保管期限、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理：設(shè)置用戶權(quán)限管理功能，不同用戶根據(jù)其工作職責(zé)和權(quán)限，只能訪問(wèn)和操作相應(yīng)的檔案信息，確保檔案信息安全。（四）數(shù)據(jù)備份與安全維護(hù)1.定期對(duì)法律援助檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。