PAGE建立變更管理檔案制度一、總則（一）目的為了加強公司變更管理的規(guī)范化和系統(tǒng)化，確保變更過程的可追溯性，有效控制變更風險，保障公司各項業(yè)務(wù)的穩(wěn)定運行，特制定本變更管理檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及業(yè)務(wù)流程、技術(shù)系統(tǒng)、組織架構(gòu)、管理制度等方面的變更管理活動及其相關(guān)檔案的管理。（三）基本原則1.合法性原則：變更管理活動及檔案管理應(yīng)嚴格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標準和規(guī)范。2.完整性原則：全面記錄變更的各個環(huán)節(jié)和相關(guān)信息，確保檔案資料的完整性和準確性。3.及時性原則：在變更過程中及時收集、整理和歸檔相關(guān)資料，保證檔案信息與變更實際情況同步。4.保密性原則：對于涉及公司機密的變更信息，嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止信息泄露。二、變更管理檔案的分類與編號（一）變更分類1.業(yè)務(wù)流程變更：包括但不限于業(yè)務(wù)操作流程、審批流程、服務(wù)流程等的調(diào)整和優(yōu)化。2.技術(shù)系統(tǒng)變更：涵蓋軟件系統(tǒng)、硬件設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)等方面的升級、改造、遷移等。3.組織架構(gòu)變更：如部門設(shè)置調(diào)整、人員崗位變動、職責權(quán)限重新劃分等。4.管理制度變更：各類規(guī)章制度、管理辦法、考核機制等的修訂。（二）編號規(guī)則為便于變更管理檔案的識別和查詢，采用以下編號方式：編號格式：[變更類型代碼][年份][流水號]1.變更類型代碼：“YL”代表業(yè)務(wù)流程變更；“JS”代表技術(shù)系統(tǒng)變更；“ZZ”代表組織架構(gòu)變更；“GL”代表管理制度變更。2.年份：取變更發(fā)生年份的后兩位數(shù)字。3.流水號：按照變更發(fā)生的先后順序依次編排，從001開始遞增。例如，2023年第5次業(yè)務(wù)流程變更的編號為：YL23005三、變更管理檔案的內(nèi)容要求（一）變更申請階段1.變更申請表詳細記錄變更發(fā)起部門、申請人、申請日期。明確變更的主題、背景、目的和預(yù)期效果。對變更可能涉及的業(yè)務(wù)影響、技術(shù)影響、風險評估等進行簡要描述。2.相關(guān)支持材料如涉及業(yè)務(wù)流程變更，需提供現(xiàn)狀流程圖、擬變更流程圖、相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析等。對于技術(shù)系統(tǒng)變更，應(yīng)附上系統(tǒng)架構(gòu)圖、變更需求文檔、技術(shù)可行性分析報告等。組織架構(gòu)變更則需有變更前后組織架構(gòu)對比圖、人員變動清單及崗位說明書調(diào)整說明等。管理制度變更需包含原制度文本、修訂說明、修訂依據(jù)等。（二）變更評估階段1.評估報告由專業(yè)評估團隊出具，對變更的必要性、可行性、風險影響等進行全面評估。明確評估結(jié)論，如同意變更、建議調(diào)整變更內(nèi)容或不同意變更，并闡述理由。2.風險評估記錄詳細分析變更可能帶來的風險，包括業(yè)務(wù)風險、技術(shù)風險、合規(guī)風險等。針對識別出的風險，制定相應(yīng)的風險應(yīng)對措施，如風險規(guī)避、風險減輕、風險轉(zhuǎn)移、風險接受等，并明確責任人和時間節(jié)點。（三）變更實施階段1.變更實施方案明確變更實施的步驟、方法、時間安排和責任人。對實施過程中可能出現(xiàn)的問題及應(yīng)急處理預(yù)案進行說明。2.實施過程記錄包括變更實施過程中的關(guān)鍵操作記錄、測試報告、問題反饋及解決情況等。如有涉及多部門協(xié)同實施的變更，需記錄各部門的工作進展和協(xié)調(diào)情況。（四）變更驗收階段1.驗收申請由變更實施部門提交驗收申請，注明變更內(nèi)容、實施情況及申請驗收日期。2.驗收報告驗收小組根據(jù)驗收標準對變更進行檢查和評估，出具驗收報告。驗收報告應(yīng)明確變更是否達到預(yù)期目標，是否符合相關(guān)要求，驗收結(jié)論為通過或不通過，并說明理由。（五）變更后管理1.效果跟蹤記錄定期對變更后的業(yè)務(wù)運行、技術(shù)性能、組織協(xié)同等方面的效果進行跟蹤評估。記錄跟蹤過程中發(fā)現(xiàn)的問題及改進措施，持續(xù)優(yōu)化變更效果。2.文檔更新記錄對因變更而涉及的各類文檔，如業(yè)務(wù)流程手冊、技術(shù)文檔、管理制度文件等進行及時更新，并記錄更新的內(nèi)容和時間。四、變更管理檔案的收集與整理（一）收集職責1.變更發(fā)起部門負責在變更過程中及時收集本部門產(chǎn)生的相關(guān)資料，并按照要求整理后提交給檔案管理部門。2.變更實施部門在實施過程中產(chǎn)生的各類記錄、報告等由本部門專人負責收集和整理，定期移交檔案管理部門。3.涉及不同部門協(xié)同的變更，由牽頭部門負責協(xié)調(diào)各部門收集和整理相關(guān)資料，并統(tǒng)一提交檔案管理部門。（二）收集時間要求1.變更申請表及相關(guān)支持材料應(yīng)在變更申請?zhí)峤粫r一并收集齊全。2.變更評估報告、風險評估記錄等在評估工作完成后3個工作日內(nèi)提交。3.變更實施方案在方案制定完成后及時提交，變更實施過程記錄應(yīng)實時更新并定期匯總提交，確保與變更實施進度同步。4.驗收申請應(yīng)在變更實施完成并自檢合格后5個工作日內(nèi)提交，驗收報告在驗收工作結(jié)束后2個工作日內(nèi)出具并提交。5.變更后管理的相關(guān)記錄應(yīng)定期（每月/每季度）進行收集和整理。（三）整理要求1.檔案管理部門收到變更管理資料后，應(yīng)按照變更分類和編號規(guī)則進行分類整理。2.對于同一變更的各類資料，應(yīng)按照變更申請、評估、實施、驗收及變更后管理的順序依次排列，確保資料的連貫性和邏輯性。3.對每份資料進行編號標注，并編制目錄清單，方便查閱和檢索。五、變更管理檔案的存儲與保管（一）存儲方式1.采用電子存儲和紙質(zhì)存儲相結(jié)合的方式。電子檔案存儲于公司專用的文件服務(wù)器中，按照變更分類和編號建立文件夾結(jié)構(gòu)進行存放。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)進行分類裝訂，裝入檔案盒，并在檔案盒上標注變更類型、年份范圍和流水號區(qū)間等信息。（二）保管期限1.涉及公司核心業(yè)務(wù)流程、關(guān)鍵技術(shù)系統(tǒng)、重大組織架構(gòu)調(diào)整及重要管理制度變更的檔案，保管期限為永久。2.一般性的變更管理檔案，保管期限為10年。（三）保管環(huán)境要求1.電子檔案存儲服務(wù)器應(yīng)具備安全可靠的硬件設(shè)施，配備防火墻、防病毒軟件等安全防護措施，定期進行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.紙質(zhì)檔案保管場所應(yīng)保持干燥、通風，溫度和濕度適宜，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。（四）檔案借閱與歸還1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱變更管理檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱用途、預(yù)計歸還日期等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)對借閱情況進行登記，借閱人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案。如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)檢查檔案的完整性和保密性，如發(fā)現(xiàn)問題，及時追究借閱人的責任。六、變更管理檔案的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司高層管理人員有權(quán)查閱所有變更管理檔案。2.涉及變更相關(guān)業(yè)務(wù)的部門負責人及項目負責人，經(jīng)檔案管理部門負責人同意后，可查閱本部門或本項目的變更管理檔案。3.其他人員因工作需要查閱變更管理檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，并在檔案管理部門指定人員陪同下查閱。（二）查閱流程1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，明確查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息。2.按照查閱權(quán)限進行審批，審批通過后，查閱人持申請表到檔案管理部門查閱檔案。3.檔案管理部門應(yīng)提供必要的查閱條件，并對查閱過程進行監(jiān)督，確保檔案安全。（三）使用限制1.變更管理檔案僅供公司內(nèi)部查閱和使用，未經(jīng)公司書面授權(quán)，嚴禁對外提供或泄露檔案內(nèi)容。2.如需引用檔案內(nèi)容用于內(nèi)部報告、文件起草等工作，應(yīng)注明檔案來源和引用部分的具體內(nèi)容，不得擅自篡改或歪曲檔案原意。七、變更管理檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期限已滿且無需繼續(xù)保存的變更管理檔案，經(jīng)檔案管理部門核實后，可進行銷毀。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、機構(gòu)撤銷等原因，相關(guān)變更管理檔案不再具有保存價值的，可申請銷毀。（二）銷毀流程1.檔案管理部門提出銷毀申請，填寫《檔案銷毀申請表》，注明擬銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由檔案管理部門會同相關(guān)部門組成銷毀小組，對擬銷毀檔案進行清點和核對。3.銷毀小組采用粉碎、焚燒等方式對檔案進行銷毀，并填寫《檔案銷毀記錄》，記錄銷毀時間、地點、參與人員等信息。