PAGE教堂檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)教堂檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于教堂內(nèi)各部門(mén)及全體工作人員在工作活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則教堂檔案由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映教堂工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集、整理教堂工作中形成的各類(lèi)檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及教堂機(jī)密和敏感信息的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)教堂檔案的日常管理工作。其職責(zé)包括：1.制定和完善檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查閱和利用。4.對(duì)檔案的保管狀況進(jìn)行定期檢查，確保檔案的安全。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門(mén)移交檔案，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）各部門(mén)兼職檔案員各部門(mén)指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和初步審核工作，并及時(shí)將檔案移交檔案管理部門(mén)。兼職檔案員的職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案材料的收集、積累和整理，確保檔案材料的齊全完整。2.對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行初步分類(lèi)和整理，按照檔案管理部門(mén)的要求進(jìn)行編目。3.定期將本部門(mén)整理好的檔案移交檔案管理部門(mén)，并辦理交接手續(xù)。（三）檔案管理負(fù)責(zé)人檔案管理部門(mén)設(shè)負(fù)責(zé)人一名，全面負(fù)責(zé)檔案管理工作。其職責(zé)包括：1.組織貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善教堂檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案管理部門(mén)的日常工作安排和人員管理，組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。3.審核檔案管理工作的各項(xiàng)計(jì)劃和總結(jié)，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問(wèn)題。4.定期向教堂領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供檔案信息支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.教堂行政管理文件，包括上級(jí)文件、教堂內(nèi)部文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)等。2.宗教活動(dòng)相關(guān)文件，如宗教儀式安排、講道稿、信徒登記資料等。3.財(cái)務(wù)檔案，包括預(yù)算決算報(bào)表、財(cái)務(wù)憑證、資產(chǎn)賬目等。4.人事檔案，如員工履歷、考核記錄、培訓(xùn)檔案等。5.建筑與設(shè)施檔案，包括教堂建筑圖紙、維修記錄、設(shè)備清單等。6.對(duì)外交流檔案，如與其他宗教團(tuán)體的往來(lái)信函、合作協(xié)議等。7.其他與教堂工作相關(guān)的具有保存價(jià)值的文件、資料、照片、音像等。（二）收集要求1.各部門(mén)兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案材料，確保檔案的真實(shí)性和完整性。2.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)實(shí)行雙套制保存，一份紙質(zhì)檔案，一份電子檔案。電子檔案應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)，并定期進(jìn)行備份。3.檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆等不耐久書(shū)寫(xiě)工具書(shū)寫(xiě)。對(duì)于破損、褪色的檔案材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（三）整理方法1.分類(lèi)按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，將檔案分為行政管理類(lèi)、宗教活動(dòng)類(lèi)、財(cái)務(wù)類(lèi)、人事類(lèi)、建筑與設(shè)施類(lèi)、對(duì)外交流類(lèi)等類(lèi)別。每個(gè)類(lèi)別下再根據(jù)檔案的具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分。2.編號(hào)為便于檔案的管理和查找，對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，采用統(tǒng)一的編號(hào)規(guī)則。例如，行政管理類(lèi)檔案編號(hào)格式為“XZ年份序號(hào)”，其中“XZ”表示行政管理類(lèi)，“年份”為檔案形成年份，“序號(hào)”為該年份內(nèi)該類(lèi)檔案的順序號(hào)。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。目錄應(yīng)一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，一份單獨(dú)成冊(cè)，作為檔案檢索工具。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用線(xiàn)裝或膠裝方式，確保檔案整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。庫(kù)房?jī)?nèi)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲(chóng)藥品等，確保檔案存放環(huán)境安全適宜。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照類(lèi)別、年度、保管期限等進(jìn)行分類(lèi)存放，排列有序，便于查找和管理。2.對(duì)于珍貴檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專(zhuān)柜存放、復(fù)制備份等。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和歷史價(jià)值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案涉及教堂重大歷史事件、重要決策、核心機(jī)密等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案。2.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為[具體年限]年的檔案，主要包括一般性的行政管理文件、宗教活動(dòng)記錄、財(cái)務(wù)報(bào)表等。3.短期保管的檔案保管期限為[具體年限]年的檔案，如臨時(shí)性的工作文件、一般性的業(yè)務(wù)資料等。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.教堂內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案，需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱(chēng)、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.外單位人員查閱教堂檔案，需持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱范圍等內(nèi)容，經(jīng)教堂主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過(guò)程中，檔案管理部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人陪同，并對(duì)查閱情況進(jìn)行記錄。3.涉及教堂機(jī)密和敏感信息的檔案，未經(jīng)教堂領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)禁查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，提交相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人或教堂主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，將申請(qǐng)表交至檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，查找所需檔案，并將檔案提供給查閱人員。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。3.查閱人員查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。（三）利用登記檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案的查閱和利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人員姓名、單位、查閱目的、查閱檔案名稱(chēng)及編號(hào)、利用方式（查閱、復(fù)印、摘錄等）、歸還日期等。登記冊(cè)應(yīng)妥善保管，以備查詢(xún)。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案銷(xiāo)毀意見(jiàn)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。鑒定時(shí)應(yīng)綜合考慮檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形式、時(shí)間等因素，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確合理。（三）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行逐一審查，確定銷(xiāo)毀范圍和清單，并填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》。2.《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》經(jīng)教堂主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門(mén)按照批準(zhǔn)的銷(xiāo)毀清單對(duì)檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底。3.檔案銷(xiāo)毀后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字，并將銷(xiāo)毀清冊(cè)存檔。銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀日期、銷(xiāo)毀方式等內(nèi)容。七、檔案的數(shù)字化管理（一）數(shù)字化范圍對(duì)具有重要保存價(jià)值和頻繁利用需求的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，包括但不限于宗教活動(dòng)記錄、重要文件、人事檔案等。（二）數(shù)字化流程1.掃描采用專(zhuān)業(yè)的掃描設(shè)備，按照規(guī)定的分辨率和掃描格式對(duì)檔案進(jìn)行掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.圖像處理對(duì)掃描圖像進(jìn)行去污、糾偏、裁剪、拼接等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)掛接將數(shù)字化圖像與對(duì)應(yīng)的檔案目錄信息進(jìn)行掛接，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。4.存儲(chǔ)備份將數(shù)字化檔案存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）數(shù)字化管理要求1