PAGE單位文書(shū)檔案歸檔制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本單位文書(shū)檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位各部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文書(shū)檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本單位文書(shū)檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門(mén)文件材料的收集、整理和移交工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則歸檔的文書(shū)材料應(yīng)真實(shí)反映本單位各項(xiàng)工作活動(dòng)的實(shí)際情況，內(nèi)容完整，手續(xù)齊全，不得遺漏或篡改。3.分類科學(xué)原則按照文書(shū)檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和查找利用。4.安全保密原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。二、歸檔范圍（一）上級(jí)文件1.上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本單位工作有關(guān)的各類文件，包括指示、決定、通知、通報(bào)、批復(fù)等。2.上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)的重要會(huì)議的文件材料，如會(huì)議通知、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。（二）本單位文件1.本單位制定的各種規(guī)章制度、辦法、規(guī)定、細(xì)則等規(guī)范性文件。2.本單位召開(kāi)的各類會(huì)議文件材料，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。3.本單位的工作計(jì)劃、總結(jié)、匯報(bào)材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。4.本單位與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書(shū)等文件材料。5.本單位的人事任免、獎(jiǎng)懲、考核等文件材料。6.本單位的財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、預(yù)決算等文件材料。7.本單位的科研項(xiàng)目、技術(shù)改造、基本建設(shè)等方面的文件材料。8.本單位的外事活動(dòng)文件材料，包括出國(guó)考察、接待外賓等活動(dòng)中形成的文件。（三）下級(jí)文件1.下級(jí)單位報(bào)送的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等文件材料。2.下級(jí)單位的重要工作匯報(bào)材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。（四）其他文件1.本單位與有關(guān)單位之間的來(lái)往信函、電報(bào)、傳真等文件材料。2.本單位獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯等實(shí)物檔案的照片、文字說(shuō)明等材料。3.本單位在社會(huì)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，如參加各類展覽、演出、比賽等活動(dòng)的相關(guān)材料。三、歸檔要求（一）文件材料齊全完整各部門(mén)應(yīng)按照歸檔范圍的要求，將本部門(mén)工作活動(dòng)中形成的各種文件材料收集齊全，不得遺漏。文件材料應(yīng)內(nèi)容完整，手續(xù)完備，簽字蓋章齊全。（二）文件材料真實(shí)準(zhǔn)確歸檔的文件材料應(yīng)真實(shí)反映本單位工作活動(dòng)的實(shí)際情況，不得弄虛作假。文件材料的內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)可靠，字跡清晰。（三）文件材料格式規(guī)范歸檔的文件材料應(yīng)格式規(guī)范，紙張大小統(tǒng)一，一般采用A4紙。文件材料應(yīng)打印或用鋼筆、毛筆書(shū)寫(xiě)，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的書(shū)寫(xiě)工具。文件材料的排版應(yīng)整齊美觀，裝訂牢固。（四）文件材料分類清晰各部門(mén)應(yīng)按照本制度規(guī)定的分類方法，對(duì)收集的文件材料進(jìn)行分類整理，確保分類清晰，便于查找利用。（五）文件材料及時(shí)歸檔各部門(mén)應(yīng)在文件材料形成后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將整理好的文件材料移交綜合檔案室歸檔。一般情況下，當(dāng)年形成的文件材料應(yīng)在次年上半年歸檔完畢。四、歸檔時(shí)間（一）上級(jí)文件上級(jí)文件應(yīng)在收到后及時(shí)進(jìn)行登記，并按照文件內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行分類整理，在一周內(nèi)移交綜合檔案室歸檔。（二）本單位文件1.本單位形成的各類文件材料，承辦部門(mén)應(yīng)在文件辦理完畢后的一個(gè)月內(nèi)，將整理好的文件材料移交綜合檔案室歸檔。2.本單位召開(kāi)的各類會(huì)議文件材料，會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)在一周內(nèi)將會(huì)議文件材料整理好移交綜合檔案室歸檔。（三）下級(jí)文件下級(jí)單位報(bào)送的文件材料，綜合檔案室應(yīng)在收到后及時(shí)進(jìn)行登記，并按照文件內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行分類整理，在半個(gè)月內(nèi)歸檔完畢。（四）其他文件其他文件應(yīng)在文件形成后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)，按照本制度的要求進(jìn)行整理歸檔。五、歸檔程序（一）收集各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門(mén)文件材料的收集工作，對(duì)本部門(mén)工作活動(dòng)中形成的各種文件材料進(jìn)行及時(shí)收集，確保文件材料不丟失、不遺漏。（二）整理1.各部門(mén)收集的文件材料應(yīng)按照本制度規(guī)定的分類方法進(jìn)行分類整理，將同一類別的文件材料放在一起，并按照文件形成的時(shí)間順序進(jìn)行排列。2.對(duì)每份文件材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)按照一定的規(guī)則進(jìn)行，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。3.對(duì)文件材料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固整齊，不得有掉頁(yè)、缺頁(yè)等現(xiàn)象。4.編制文件材料目錄，目錄應(yīng)包括文件材料的編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源等信息，便于查找利用。（三）移交各部門(mén)整理好的文件材料應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)移交綜合檔案室歸檔。移交時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)文件材料移交清單，清單應(yīng)包括文件材料的編號(hào)、名稱、日期、數(shù)量等信息，雙方簽字確認(rèn)。（四）驗(yàn)收綜合檔案室收到各部門(mén)移交的文件材料后，應(yīng)按照歸檔要求進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的文件材料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔，驗(yàn)收不合格的文件材料應(yīng)退回原部門(mén)重新整理。六、檔案分類與編號(hào)（一）分類方法本單位文書(shū)檔案采用年度機(jī)構(gòu)保管期限分類法進(jìn)行分類。1.年度按照文件材料形成的年度進(jìn)行分類，每年形成的文件材料為一個(gè)類別。2.機(jī)構(gòu)按照本單位內(nèi)部的機(jī)構(gòu)設(shè)置進(jìn)行分類，每個(gè)機(jī)構(gòu)形成的文件材料為一個(gè)類別。3.保管期限按照文件材料的保存價(jià)值確定保管期限，保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)由全宗號(hào)、年度號(hào)、機(jī)構(gòu)號(hào)、保管期限號(hào)、件號(hào)組成。2.全宗號(hào)：本單位的全宗號(hào)為[具體全宗號(hào)]。3.年度號(hào)：采用公元紀(jì)年，用四位數(shù)字表示，如“2023”。4.機(jī)構(gòu)號(hào)：按照本單位內(nèi)部的機(jī)構(gòu)設(shè)置順序編號(hào)，用兩位數(shù)字表示，如“01”表示辦公室，“02”表示財(cái)務(wù)科等。5.保管期限號(hào)：永久用“Y”表示，長(zhǎng)期用“C”表示，短期用“D”表示。6.件號(hào)：按照文件材料的排列順序編號(hào)，用三位數(shù)字表示，如“001”“002”等。（三）示例如某份文件的編號(hào)為：[全宗號(hào)]202301Y001，表示該文件屬于本單位全宗，形成于2023年，由辦公室承辦，保管期限為永久，是該年度辦公室形成的第一份永久保存的文件。七、檔案保管（一）保管場(chǎng)所綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。（二）保管設(shè)備檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥等，以保證檔案的質(zhì)量。（三）檔案整理綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行整理，對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。（四）檔案統(tǒng)計(jì)綜合檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，及時(shí)掌握檔案的動(dòng)態(tài)信息。八、檔案利用（一）利用原則1.依法利用原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)，不得損害國(guó)家利益和他人合法權(quán)益。2.方便利用原則檔案利用應(yīng)提供方便快捷的服務(wù)，滿足利用者的需求。3.安全保密原則檔案利用應(yīng)確保檔案的安全保密，防止檔案的丟失、損壞和泄密。（二）利用范圍1.本單位工作人員因工作需要查閱檔案的，可直接到綜合檔案室查閱。2.外單位因工作需要查閱本單位檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。3.涉及國(guó)家機(jī)密和商業(yè)秘密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行查閱和利用。（三）利用手續(xù)1.本單位工作人員查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱登記表，注明查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。2.外單位查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱申請(qǐng)表應(yīng)注明查閱單位、查閱人員、查閱內(nèi)容及目的、查閱時(shí)間等信息。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在綜合檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（四）利用登記綜合檔案室應(yīng)建立檔案利用登記制度，并對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、利用目的等信息。九、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由單位分管領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng)，綜合檔案室負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定工作計(jì)劃，組織檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本單位的實(shí)際情況，按照檔案的保存價(jià)值和保管期限進(jìn)行鑒定。鑒定標(biāo)準(zhǔn)如下：1.永久保存的檔案反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本單位、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如本單位制定的重要規(guī)章制度、重大決策、重要會(huì)議文件、重要人事任免、重大科研項(xiàng)目成果、基本建設(shè)項(xiàng)目檔案等。2.長(zhǎng)期保存的檔案在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本單位工作有查考利用價(jià)值的檔案，如本單位的一般工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、一般性會(huì)議文件、人事檔案等。3.短期保存的檔案在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本單位工作有參考價(jià)值的檔案，如本單位的臨時(shí)性文件、一般性來(lái)往信函等。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定人員應(yīng)逐卷逐件地對(duì)檔案進(jìn)行審查，提出鑒