PAGE人事檔案管理哪些制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司人事檔案管理，確保人事檔案的真實(shí)、完整、安全，充分發(fā)揮人事檔案在公司人力資源管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的人事檔案管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：人事檔案內(nèi)容必須真實(shí)可靠，如實(shí)反映員工的個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等情況。2.完整性原則：人事檔案應(yīng)全面收集員工的各類相關(guān)材料，保證檔案資料的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案保密的法律法規(guī)，對(duì)人事檔案內(nèi)容予以保密，防止檔案信息泄露。4.動(dòng)態(tài)管理原則：人事檔案應(yīng)根據(jù)員工的工作變動(dòng)、職務(wù)晉升、獎(jiǎng)懲等情況及時(shí)進(jìn)行更新和調(diào)整。二、人事檔案內(nèi)容（一）履歷材料1.員工個(gè)人簡(jiǎn)歷，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、學(xué)歷、學(xué)位、畢業(yè)院校、專業(yè)、參加工作時(shí)間、工作經(jīng)歷等。2.員工的工作變動(dòng)記錄，如調(diào)動(dòng)通知、任免文件等。（二）自傳材料員工撰寫的自傳，反映個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷、思想演變過(guò)程等。（三）鑒定、考核、考察材料1.年度考核表、績(jī)效考核評(píng)價(jià)表等。2.各類考察報(bào)告、鑒定意見(jiàn)等。（四）學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料1.學(xué)歷證書(shū)、學(xué)位證書(shū)復(fù)印件。2.培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書(shū)、培訓(xùn)記錄等。3.專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格證書(shū)、聘任文件等。（五）政審材料1.入黨、入團(tuán)志愿書(shū)及相關(guān)審批材料。2.政治歷史情況審查結(jié)論及相關(guān)證明材料。（六）黨團(tuán)材料1.黨員、團(tuán)員登記表。2.黨團(tuán)組織關(guān)系介紹信及轉(zhuǎn)移記錄。（七）獎(jiǎng)勵(lì)材料1.各類獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)、表彰決定等。2.獎(jiǎng)勵(lì)事跡材料。（八）處分材料1.違紀(jì)違規(guī)處分決定、通報(bào)批評(píng)等。2.處分申訴材料及處理結(jié)果。（九）工資、任免、出國(guó)（境）等材料1.工資變動(dòng)審批表、工資調(diào)整記錄等。2.任免文件、職務(wù)變動(dòng)通知等。3.出國(guó)（境）審批表、護(hù)照簽證復(fù)印件等。（十）其他可供組織參考的材料1.員工的健康體檢報(bào)告。2.員工的榮譽(yù)稱號(hào)、先進(jìn)事跡報(bào)道等。3.員工的工作成果、科研項(xiàng)目等相關(guān)材料。三、人事檔案的收集與整理（一）收集1.人力資源部門負(fù)責(zé)定期收集員工的各類人事檔案材料，各部門應(yīng)積極配合，及時(shí)將涉及本部門員工的相關(guān)材料移交人力資源部門。2.員工個(gè)人應(yīng)主動(dòng)向人力資源部門提交與個(gè)人檔案相關(guān)的材料，如學(xué)歷證書(shū)、培訓(xùn)證書(shū)、獲獎(jiǎng)證書(shū)等原件或復(fù)印件。（二）整理1.人力資源部門安排專人負(fù)責(zé)對(duì)收集到的人事檔案材料進(jìn)行整理。按照檔案內(nèi)容的類別和時(shí)間順序進(jìn)行分類排序，確保材料齊全、完整、規(guī)范。2.對(duì)每份材料進(jìn)行編號(hào)，并在檔案目錄中詳細(xì)登記材料名稱、編號(hào)、日期等信息，便于查找和管理。3.剔除重復(fù)、無(wú)效的材料，對(duì)破損、褪色的材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.將整理好的人事檔案材料裝入專用檔案袋，并在檔案袋上標(biāo)明員工姓名、部門、檔案編號(hào)等信息。四、人事檔案的保管（一）保管部門公司設(shè)立專門的人事檔案保管室，由人力資源部門指定專人負(fù)責(zé)檔案的保管工作。（二）保管設(shè)施1.檔案保管室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施，配備必要的檔案柜、空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器等設(shè)備。2.檔案柜應(yīng)分類存放不同員工的人事檔案，每個(gè)檔案柜應(yīng)標(biāo)明存放檔案的類別和范圍。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)人事檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。2.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自進(jìn)入檔案保管室。3.檔案保管室應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度適宜，防止檔案材料受潮、發(fā)霉、變形等。4.對(duì)電子人事檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。五、人事檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱人事檔案的，應(yīng)填寫《人事檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)人力資源部門負(fù)責(zé)人審批。2.人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，檔案管理人員應(yīng)按照申請(qǐng)表的要求提供相應(yīng)的檔案材料，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案材料歸還檔案管理人員，并在《人事檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.外單位因工作需要借閱公司人事檔案的，應(yīng)出具正式介紹信，說(shuō)明借閱目的、借閱范圍、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱人事檔案應(yīng)填寫《人事檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、人力資源部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，由檔案管理人員將檔案材料借出，并登記借閱時(shí)間、借閱期限、歸還時(shí)間等信息。3.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案材料，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案材料的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人員的責(zé)任。六、人事檔案的轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞原因及范圍1.員工因工作調(diào)動(dòng)、辭職、退休等原因離開(kāi)公司時(shí)，人力資源部門應(yīng)及時(shí)辦理人事檔案的轉(zhuǎn)遞手續(xù)，并將檔案轉(zhuǎn)至新的工作單位或相關(guān)部門。2.員工人事檔案轉(zhuǎn)遞的范圍包括：新就業(yè)單位要求轉(zhuǎn)遞檔案的；勞動(dòng)人事?tīng)?zhēng)議仲裁機(jī)構(gòu)、人民法院因辦案需要查閱、借閱或要求轉(zhuǎn)遞檔案的；其他符合國(guó)家規(guī)定需要轉(zhuǎn)遞檔案的情況。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.人力資源部門根據(jù)員工檔案轉(zhuǎn)遞的原因，填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，詳細(xì)注明轉(zhuǎn)遞檔案的員工姓名、檔案編號(hào)、轉(zhuǎn)遞原因、轉(zhuǎn)遞單位名稱及地址等信息。2.將《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》及檔案材料密封后，通過(guò)機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿》绞睫D(zhuǎn)遞至接收單位。嚴(yán)禁個(gè)人自帶檔案轉(zhuǎn)遞。3.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)跟蹤檔案轉(zhuǎn)遞情況，確保檔案按時(shí)、安全送達(dá)接收單位。接收單位收到檔案后，應(yīng)在《人事檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)》上簽字蓋章，并及時(shí)反饋給人力資源部門。七、人事檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司人事檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化存儲(chǔ)、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析等功能，提高人事檔案管理的工作效率和服務(wù)質(zhì)量。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：將人事檔案材料的紙質(zhì)內(nèi)容錄入系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.查詢功能：根據(jù)員工姓名、檔案編號(hào)、部門等條件快速查詢?nèi)耸聶n案信息。3.統(tǒng)計(jì)分析功能：對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，如員工年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)歷層次、職稱分布等，為公司人力資源決策提供數(shù)據(jù)支持。4.權(quán)限管理功能：設(shè)置不同用戶的操作權(quán)限，確保檔案信息的安全性和保密性。5.預(yù)警提醒功能：對(duì)檔案到期、員工轉(zhuǎn)正、晉升等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)進(jìn)行預(yù)警提醒，及時(shí)辦理相關(guān)手續(xù)。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)電子人事檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，要做好數(shù)據(jù)安全防護(hù)工作，設(shè)置防火墻、安裝殺毒軟件等，防止數(shù)據(jù)被非法篡改或泄露。2.嚴(yán)格遵守信息化管理系統(tǒng)的操作規(guī)程，不得擅自修改系統(tǒng)數(shù)據(jù)。如發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)故障或數(shù)據(jù)異常，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并通知技術(shù)人員進(jìn)行處理。3.加強(qiáng)對(duì)信息化管理系統(tǒng)的維護(hù)和更新，根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和管理需求，及時(shí)優(yōu)化系統(tǒng)功能，提高系統(tǒng)的適用性和穩(wěn)定性。八、人事檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司設(shè)立人事檔案管理監(jiān)督檢查小組，由人力資源部門負(fù)責(zé)人、紀(jì)檢監(jiān)察部門人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.人事檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)。2.人事檔案內(nèi)容的真實(shí)性、完整性和規(guī)范性，是否存在虛假材料、材料缺失等問(wèn)題。3.檔案管理人員的工作紀(jì)律和操作規(guī)范，是否嚴(yán)格遵守保密制度和檔案管理規(guī)定。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：監(jiān)督檢查小組每年至少對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行一次全面檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對(duì)人事檔案管理的某個(gè)環(huán)節(jié)或部分檔案進(jìn)行不定期抽查，確保檔案管理工作的質(zhì)量。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)人事檔案管理中的重點(diǎn)問(wèn)題或特殊情況，開(kāi)展專項(xiàng)檢查，深入查找原因，采取