PAGE檔案制度執(zhí)行情況一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案管理，確保檔案制度的有效執(zhí)行，保障檔案的完整、準確、安全和有效利用，特制定本制度執(zhí)行情況文檔。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的行為規(guī)范和監(jiān)督管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實性原則：檔案內容應真實反映公司/組織各項活動的實際情況。3.完整性原則：全面收集和保存與公司/組織相關的各類檔案，避免遺漏。4.保密性原則：對涉及公司/組織機密的檔案嚴格保密，防止信息泄露。5.有效利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，為公司/組織的決策、管理、業(yè)務開展等提供有力支持。二、檔案管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司/組織檔案管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.集中管理公司/組織各類檔案，進行分類、編號、整理、編目等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限的檔案提出處置意見。5.負責檔案的安全保管，采取必要的防護措施，確保檔案不受損壞、丟失和泄密。6.組織開展檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理。7.對各部門檔案工作進行指導、監(jiān)督和檢查，開展檔案業(yè)務培訓。(二)各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的齊全、完整。2.明確本部門檔案管理人員，負責本部門檔案工作的日常管理，并接受檔案管理部門的業(yè)務指導。3.按照檔案管理制度的要求，及時將應歸檔的檔案移交檔案管理部門。4.嚴格遵守檔案查閱、借閱等規(guī)定，確保檔案的安全。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，具備專業(yè)知識和技能，認真履行崗位職責。2.負責檔案的具體管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、利用等。3.嚴格遵守檔案管理制度，保守檔案機密，確保檔案安全。4.積極參加檔案業(yè)務培訓，不斷提高自身業(yè)務水平。5.協(xié)助檔案管理部門開展檔案鑒定、銷毀等工作。三、檔案的形成與收集（一）檔案形成1.公司/組織各部門及員工在各項工作活動中直接形成的具有保存價值的各種文件、資料、圖表、聲像等材料均應納入檔案管理范圍。2.檔案形成過程中，應確保文件材料的原始性、真實性和完整性，嚴禁事后補制或篡改檔案內容。（二）收集要求1.各部門應明確檔案收集的責任人，按照檔案形成的規(guī)律和特點，及時收集本部門的檔案材料。2.收集的檔案材料應齊全、完整，包括文件的正本、副本、草稿、附件等，以及相關的審批文件、會議記錄、合同協(xié)議等。3.對于重要活動、項目等形成的檔案，應實行全過程跟蹤收集，確保檔案的連續(xù)性和系統(tǒng)性。4.聲像檔案的收集應注意素材的完整性和質量，及時進行整理和編目。（三）收集時間1.一般文件材料應在次年上半年歸檔；重要活動、項目結束后一個月內完成檔案的收集歸檔工作。2.會計檔案應按照國家有關會計檔案管理的規(guī)定，在會計年度終了后，由財務部門整理立卷，保管一年期滿后移交檔案管理部門。四、檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）整理方法1.文書檔案按照年度保管期限機構（問題）進行分類整理，編制歸檔文件目錄。2.科技檔案按照項目、專業(yè)等進行分類，建立項目檔案卷冊，并編制卷內目錄。3.會計檔案按照會計憑證、會計賬簿、財務報告等類別進行整理。4.聲像檔案按照載體形式、內容等進行分類整理，標注相關信息。（三）歸檔程序1.各部門檔案管理人員對收集的檔案材料進行初步整理，編制移交清單。2.按照規(guī)定的時間將整理好的檔案移交檔案管理部門。3.檔案管理部門對移交的檔案進行審核、復查，對不符合要求的檔案退回原部門重新整理。4.審核通過的檔案進行正式歸檔，填寫檔案歸檔登記表。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫房內應配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并保持整潔、通風良好。（二）保管要求1.按照檔案的分類、編號順序排列上架，便于查找和管理。2.對電子檔案應進行備份存儲，存儲介質應定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失。3.定期對檔案進行清查核對，確保檔案數(shù)量與登記一致，檔案無損壞、丟失等情況。4.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司章程、股東會議記錄、董事會決議、重要合同協(xié)議、財務審計報告等。3.長期保管的檔案期限為15年至50年，主要包括一般性業(yè)務文件、重要項目資料等。4.短期保管的檔案期限為5年以下，主要包括臨時性文件、一般性通知等。（四）檔案鑒定1.檔案管理部門定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案管理人員組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的價值和保管期限，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案編制銷毀清冊，經公司/組織主管領導審批后進行銷毀。六、檔案的利用（一）利用原則1.合法合規(guī)原則：檔案利用應符合國家法律法規(guī)和公司/組織相關規(guī)定。2.審批原則：嚴格履行檔案查閱、借閱審批手續(xù)，確保檔案使用安全。3.按需提供原則：根據(jù)利用者的需求，提供必要的檔案信息。（二）查閱程序1.內部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內容等，經所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位查閱檔案，需持有單位介紹信，注明查閱內容和用途，經公司/組織主管領導批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。3.檔案管理部門應對查閱情況進行登記，記錄查閱時間、查閱人、查閱內容等。（三）借閱程序1.內部人員借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、污損、丟失檔案，按時歸還檔案。4.外部單位借閱檔案，參照查閱程序辦理審批手續(xù)，并按照規(guī)定繳納一定的押金。（四）檔案復制1.因工作需要復制檔案，應填寫《檔案復制申請表》，經審批后由檔案管理部門安排復制。2.復制的檔案應與原件核對無誤，并注明復制日期、復制人等信息。3.檔案復制件應按照檔案管理要求進行保管和使用。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理工作效率和服務水平，為公司/組織提供便捷的檔案信息支持。（二）數(shù)字化處理1.對紙質檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應符合檔案管理要求，確保圖像清晰可讀。2.對掃描后的電子檔案進行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。（三）系統(tǒng)功能1.檔案信息化管理系統(tǒng)應具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、鑒定等功能模塊，方便檔案管理部門和利用者操作。2.系統(tǒng)應設置不同的用戶權限，確保檔案信息的安全保密。（四）數(shù)據(jù)安全與維護1.加強檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、防火墻等措施，防止數(shù)據(jù)泄露和丟失。2.定期對系統(tǒng)進行維護和升級優(yōu)化，確保系統(tǒng)的正常運行。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機制1.檔案管理部門定期對各部門檔案制度執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)。2.建立檔案工作考核制度，將檔案工作納入各部門績效考核體系，對檔案工作成績突出的部門和個人進行表彰獎勵，對執(zhí)行不力的進行督促整改。（二）問題整改1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整