PAGE景區(qū)車隊(duì)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)景區(qū)車隊(duì)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在景區(qū)運(yùn)營(yíng)和車隊(duì)管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于景區(qū)車隊(duì)全體員工及涉及車隊(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)的各類文件、資料的管理。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：景區(qū)車隊(duì)檔案由車隊(duì)綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映車隊(duì)的工作實(shí)際情況，不得弄虛作假。3.完整性原則：全面收集、整理車隊(duì)在運(yùn)營(yíng)過(guò)程中形成的各類文件、資料，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及景區(qū)機(jī)密、車隊(duì)商業(yè)秘密等檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善景區(qū)車隊(duì)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理車隊(duì)各類檔案，包括文件、合同、車輛資料、人員檔案等，建立檔案目錄和索引，便于查詢和利用。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、編目等基礎(chǔ)工作，確保檔案的質(zhì)量。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，保證檔案的準(zhǔn)確性和完整性，對(duì)破損、褪色的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。5.負(fù)責(zé)檔案的存儲(chǔ)和保管，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案安全，防止檔案丟失、損壞、霉變等情況發(fā)生。6.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時(shí)效性。7.積極為車隊(duì)各部門提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好登記和跟蹤管理工作。8.組織開(kāi)展檔案管理培訓(xùn)，提高員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件、資料的形成、積累和整理工作，并定期移交綜合管理部門歸檔。2.嚴(yán)格按照檔案管理制度的要求，規(guī)范本部門文件、資料的收集、整理和保管工作，確保文件資料的質(zhì)量。3.積極配合綜合管理部門做好檔案的清查、核對(duì)、鑒定、銷毀等工作。4.根據(jù)工作需要，及時(shí)向綜合管理部門提出檔案查閱、借閱申請(qǐng)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案管理工作，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)知識(shí)，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、存儲(chǔ)、保管、查閱、借閱等具體操作。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，保守檔案機(jī)密，確保檔案安全。4.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和匯報(bào)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出改進(jìn)措施。5.協(xié)助綜合管理部門開(kāi)展檔案管理培訓(xùn)工作，提高員工的檔案管理意識(shí)和技能。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政管理類：包括景區(qū)車隊(duì)的行政文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.車輛管理類：涵蓋車輛檔案（行駛證、駕駛證、保險(xiǎn)單等）、車輛維修記錄、車輛保養(yǎng)記錄、車輛調(diào)度記錄、車輛安全檢查記錄等。3.運(yùn)營(yíng)業(yè)務(wù)類：包含游客運(yùn)輸合同、票務(wù)記錄、運(yùn)營(yíng)報(bào)表、投訴處理記錄等。4.安全管理類：涉及安全管理制度、安全培訓(xùn)資料、安全事故記錄、應(yīng)急預(yù)案等。5.其他類：如景區(qū)車隊(duì)獲得的榮譽(yù)證書、對(duì)外宣傳資料、與外部單位的往來(lái)文件等。（二）檔案編號(hào)1.采用“年份+類別代碼+流水號(hào)”的編號(hào)方式。例如，2023年行政管理類的第5份文件編號(hào)為2023XZ05。2.年份：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份。3.類別代碼：根據(jù)檔案分類，分別用兩位字母表示各類檔案，如XZ（行政管理類）、CL（車輛管理類）、YY（運(yùn)營(yíng)業(yè)務(wù)類）、AQ（安全管理類）、QT（其他類）。4.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，用兩位數(shù)字表示。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.景區(qū)車隊(duì)在日常運(yùn)營(yíng)、管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.上級(jí)主管部門下發(fā)的與車隊(duì)相關(guān)的文件、通知、指示等。3.車隊(duì)與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作意向書等。4.車輛購(gòu)置、租賃、轉(zhuǎn)讓等過(guò)程中產(chǎn)生的相關(guān)文件、資料。5.員工的招聘、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲等人事檔案材料。6.車輛運(yùn)行過(guò)程中的各類記錄，如行駛里程、油耗、故障維修等。7.景區(qū)車隊(duì)組織的各類活動(dòng)的策劃方案、活動(dòng)記錄、照片、視頻等。8.其他與車隊(duì)工作相關(guān)的有保存價(jià)值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件、資料的收集工作，確保收集及時(shí)、完整。2.收集到的文件、資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造、損毀。3.對(duì)于重要文件、資料，應(yīng)同時(shí)收集電子文檔和紙質(zhì)文檔，確保備份安全。（三）整理方法1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的文件、資料進(jìn)行分類。2.對(duì)每份文件、資料進(jìn)行編號(hào)，并填寫檔案目錄，注明文件名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源、保管期限等信息。3.對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持文件整齊、牢固。4.對(duì)電子文檔進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄，便于檢索和查詢。五、檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備檔案柜、貨架、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全、適宜。2.按照檔案類別和編號(hào)順序，將檔案存放在檔案柜或貨架上，便于查找和管理。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置。（二）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的檔案：涉及景區(qū)車隊(duì)重大決策、重要資產(chǎn)、核心業(yè)務(wù)等具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的文件、資料，如景區(qū)車隊(duì)的發(fā)展規(guī)劃、重大合同、重要人事任免文件等。3.長(zhǎng)期保管的檔案：保管期限為10年至50年的檔案，主要包括車輛管理、運(yùn)營(yíng)業(yè)務(wù)、安全管理等方面的重要文件、資料，如車輛維修檔案、游客運(yùn)輸合同、安全事故報(bào)告等。4.短期保管的檔案：保管期限為1年至10年的檔案，如一般性的行政管理文件、日常運(yùn)營(yíng)報(bào)表等。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、褪色等情況，如有問(wèn)題及時(shí)處理。2.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫濕度，溫度保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度保持在45%60%之間。3.做好檔案庫(kù)房的防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮、防塵等工作，配備必要的消防器材和安全設(shè)施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。4.對(duì)電子檔案要定期進(jìn)行殺毒、維護(hù)，確保數(shù)據(jù)安全。5.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房或泄露檔案內(nèi)容。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.景區(qū)車隊(duì)內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門查閱。2.綜合管理部門檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案安全。3.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。4.涉及景區(qū)機(jī)密、車隊(duì)商業(yè)秘密等重要檔案的查閱，需經(jīng)車隊(duì)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并嚴(yán)格控制查閱范圍和查閱時(shí)間。（二）借閱規(guī)定1.景區(qū)車隊(duì)內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)車隊(duì)負(fù)責(zé)人審批。2.在車隊(duì)負(fù)責(zé)人審批通過(guò)后，借閱人員到綜合管理部門辦理借閱手續(xù)，檔案管理人員應(yīng)在《檔案借閱登記表》上詳細(xì)記錄借閱情況，包括借閱人姓名、部門、借閱文件名稱、編號(hào)、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、拍照、傳播檔案內(nèi)容。如需復(fù)印檔案，應(yīng)提前向綜合管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可復(fù)印。4.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的歸還時(shí)間及時(shí)歸還檔案，如因特殊原因需要延期歸還，應(yīng)提前向綜合管理部門說(shuō)明情況，并辦理延期手續(xù)。5.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)借閱檔案進(jìn)行催還，確保檔案按時(shí)歸還。對(duì)于逾期未還的檔案，應(yīng)及時(shí)向車隊(duì)負(fù)責(zé)人報(bào)告，并采取相應(yīng)措施。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保檔案鑒定工作的科學(xué)性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由車隊(duì)綜合管理部門負(fù)責(zé)人、各部門業(yè)務(wù)骨干及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等進(jìn)行全面審查，分析檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值。2.參考檔案保管期限表，結(jié)合車隊(duì)實(shí)際情況，確定檔案是否達(dá)到銷毀期限。3.對(duì)于涉及景區(qū)機(jī)密、車隊(duì)商業(yè)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格審查，確保在鑒定和銷毀過(guò)程中不泄露機(jī)密信息。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)車隊(duì)負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，方