PAGE仙桃檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)仙桃公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于仙桃公司/組織各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)工作活動(dòng)，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則全面收集公司/組織在各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案的完整性，避免重要檔案的遺漏。4.保密性原則對涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密等重要信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止檔案信息的泄露。5.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高檔案的使用效率，為公司/組織的決策和各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的支持。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置設(shè)立仙桃公司/組織檔案管理中心，作為公司/組織檔案管理的專門機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理公司/組織的各類檔案。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度根據(jù)國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司/組織實(shí)際情況，制定和完善檔案管理制度，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案收集與整理負(fù)責(zé)組織各部門收集、整理本部門在工作活動(dòng)中形成的各類檔案，對收集到的檔案進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作，使其系統(tǒng)化、條理化。3.檔案保管建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施和設(shè)備，確保檔案的安全保管。對檔案的存放位置、保管狀況等進(jìn)行詳細(xì)記錄，定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管中存在的問題。4.檔案鑒定與銷毀定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保存價(jià)值，對已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。嚴(yán)格履行檔案銷毀審批手續(xù)，確保檔案銷毀工作的合法性和嚴(yán)肅性。5.檔案統(tǒng)計(jì)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)掌握檔案管理工作的動(dòng)態(tài)，為檔案管理決策提供依據(jù)。6.檔案利用服務(wù)為公司/組織各部門及員工提供檔案查閱、借閱等利用服務(wù)，根據(jù)利用者的需求，及時(shí)準(zhǔn)確地提供所需檔案。建立檔案利用登記制度，對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，確保檔案的合理利用和安全歸還。7.檔案信息化建設(shè)推進(jìn)檔案信息化管理，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用。加強(qiáng)對檔案管理人員的信息化培訓(xùn)，提高檔案管理工作的信息化水平。8.指導(dǎo)與監(jiān)督對各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，定期檢查各部門檔案管理工作的開展情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改，確保公司/組織檔案管理工作的整體質(zhì)量。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類檔案包括公司/組織的各類行政文件、會議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理檔案等。2.業(yè)務(wù)管理類檔案根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍，分為市場營銷檔案、財(cái)務(wù)管理檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、技術(shù)研發(fā)檔案等。3.項(xiàng)目管理類檔案針對公司/組織開展的各類項(xiàng)目，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。4.客戶關(guān)系管理類檔案涉及客戶信息、客戶溝通記錄、客戶投訴處理檔案等。5.其他類檔案如公司/組織的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、審計(jì)報(bào)告、法律事務(wù)檔案等。（二）檔案編號1.編號規(guī)則采用“年度類別流水號”的編號方式。例如，“2023XZ001”表示2023年度行政管理類檔案的第1份檔案。2.編號設(shè)置年度：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份。類別：根據(jù)檔案分類設(shè)置相應(yīng)的類別代碼，如XZ表示行政管理類，YW表示業(yè)務(wù)管理類等。流水號：按照檔案形成的先后順序，從001開始依次編號。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.收集范圍各部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時(shí)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各類檔案，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、照片、音像資料等。2.收集時(shí)間對于日常工作中形成的數(shù)據(jù)，應(yīng)定期收集，如每月、每季度或每年收集一次；對于重要事件或項(xiàng)目形成的檔案，應(yīng)在事件結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)收集。3.收集要求收集的檔案應(yīng)完整、齊全，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。電子文件應(yīng)格式規(guī)范，內(nèi)容完整，并與紙質(zhì)文件保持一致。（二）檔案整理1.分類整理按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進(jìn)行分類，將同一類別的檔案集中在一起。2.編號編目對每一份檔案進(jìn)行編號，并編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容，確保檔案目錄準(zhǔn)確反映檔案的基本信息。3.裝訂與裝盒對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持檔案的整齊美觀。裝訂后的檔案按照類別和編號順序裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、起止編號等信息。4.電子檔案整理對電子檔案進(jìn)行分類存儲，建立電子檔案文件夾結(jié)構(gòu)，按照檔案編號和題名進(jìn)行命名。同時(shí)，對電子檔案進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄，確保電子檔案的可識別性和可利用性。五、檔案保管（一）保管設(shè)施與環(huán)境1.檔案庫房建設(shè)檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。庫房應(yīng)安裝防火門、防盜門窗、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等。2.檔案裝具配備根據(jù)檔案的保管要求，配備合適的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、光盤存儲柜等。檔案裝具應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于檔案的存放和管理。3.溫濕度控制檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫濕度，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。定期對庫房溫濕度進(jìn)行監(jiān)測和記錄，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行調(diào)節(jié)。（二）檔案保管方式1.紙質(zhì)檔案保管紙質(zhì)檔案應(yīng)按照類別和編號順序排列存放，便于查找和利用。對于重要檔案和珍貴檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、密封保存等。2.電子檔案保管電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，如磁盤陣列、磁帶庫等，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，建立電子檔案訪問權(quán)限管理制度，確保電子檔案的安全。3.其他載體檔案保管對于照片、音像資料等其他載體檔案，應(yīng)根據(jù)其特點(diǎn)進(jìn)行妥善保管。照片應(yīng)沖印成紙質(zhì)照片并進(jìn)行整理歸檔，同時(shí)保留電子照片；音像資料應(yīng)刻錄成光盤，并建立相應(yīng)的目錄索引。（三）檔案保管期限1.永久保管凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對公司/組織有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。如公司/組織的成立文件、重大決策文件、重要合同協(xié)議、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。2.定期保管定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。對于在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)定期保管。如一般性的業(yè)務(wù)文件、年度工作計(jì)劃與總結(jié)等保管期限為10年；重要的業(yè)務(wù)文件、項(xiàng)目檔案等保管期限為30年。（四）檔案清查與盤點(diǎn)1.清查周期檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。2.清查內(nèi)容清查檔案的數(shù)量、保管狀況、存放位置等，核對檔案目錄與實(shí)際檔案是否一致，檢查檔案是否有損壞、丟失等情況。3.盤點(diǎn)記錄對清查盤點(diǎn)情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，并形成清查盤點(diǎn)報(bào)告。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，并將處理情況記錄在報(bào)告中。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員為成員。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、來源、重要程度等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。對于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀；對于仍有保存價(jià)值但保管期限已滿的檔案，應(yīng)進(jìn)行重新鑒定，確定是否繼續(xù)保存。（三）銷毀程序1.編制銷毀清單檔案管理部門對擬銷毀的檔案進(jìn)行清理，編制銷毀清單，清單應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。2.審批銷毀清單報(bào)經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀實(shí)施由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作，銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方法，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員在銷毀清單上簽字確認(rèn)。（四）銷毀記錄對檔案銷毀情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、監(jiān)銷人員等信息，將銷毀記錄與銷毀清單一并歸檔保存。七、檔案利用（一）利用范圍公司/組織各部門及員工因工作需要，可查閱、借閱本部門及相關(guān)部門的檔案。外部單位因工作需要查閱公司/組織檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.查閱手續(xù)利用者填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請表提供檔案查閱服務(wù)，并在查閱登記表上記錄查閱時(shí)間、利用者姓名、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱手續(xù)借閱檔案的利用者除填寫查閱申請表外，還應(yīng)提交借閱承諾書，承諾遵守檔案管理規(guī)定，按時(shí)歸還檔案。檔案管理部門對借閱申請進(jìn)行審核，經(jīng)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)，將檔案借給利用者，并約定歸還日期。（三）利用限制1.保密限制對于涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密等重要信息的檔案，利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播或泄露檔案內(nèi)容。2.利用期限限制借閱檔案的利用者應(yīng)在規(guī)定的歸還日期內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。查閱檔案的利用者應(yīng)在檔案管理部門規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成查閱，不得長時(shí)間占用檔案。（四）利用反饋檔案管理部門應(yīng)定期收集利用者對檔案利用服務(wù)的反饋意見，對存在的問題及時(shí)進(jìn)行改進(jìn)，提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立涵蓋公司/組織各類檔案的數(shù)字化管理平臺，實(shí)現(xiàn)檔案的在線存儲、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作的信息化水平和服務(wù)效率。（二）檔案數(shù)字化流程1.檔案掃描對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案存儲和利用的要求，一般不低于300dpi。掃描后的圖像應(yīng)清晰、完整，色彩還原準(zhǔn)確。2.圖像處理對掃描后的圖像進(jìn)行去噪、去污、裁剪、糾偏等處理，確保圖像質(zhì)量。同時(shí)，對圖像進(jìn)行命名和分類，與檔案目錄信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)。3.數(shù)據(jù)錄入將檔案的題名、日期、保管期限、密級等元數(shù)據(jù)信息錄入檔案管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。4.存儲與備份將數(shù)字化檔案存儲在檔案管理系統(tǒng)服務(wù)器上，并進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)存儲在異地存儲設(shè)備上。（三）檔案信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入與維護(hù)實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線錄入、修改、刪除等功能，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.檢索查詢提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便利用者快速查找所需檔案。3.借閱管理實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請、審批、登記、歸還等流程的信息化管理，對借閱情況進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤和統(tǒng)計(jì)。4.權(quán)限管理根據(jù)利用者的身份和職責(zé)，設(shè)置不同的檔案訪問權(quán)限，確保檔案信息的安全。5.統(tǒng)計(jì)分析對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）信息化安全管理1.網(wǎng)絡(luò)安全建立檔案信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系，安裝防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.數(shù)據(jù)安全對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)演練，確